Kár lenne temetni az internet hőskorában elterjedt, mára azonban a kis cégek számára felesleges nyűggé vált intranetet. A közösségi intranetek nemcsak olcsóbbak a hagyományos rendszereknél, hanem csapatépítő és munkahelyi hatékonyságot növelő eszközökként is megállják a helyüket.
Lehet, hogy a főnök könnyebben tart rendet az olyan cégnél, ahol naponta lát minden munkatársat, ám az már nem feltétlenül igaz, hogy kisebb, áttekinthetőbb vállalkozásnál könnyebb a munka hatékony megszervezése.
Itt jöhet be a képbe az intranet, amely jóval több, mint a munkahelyi ismerkedést segítő hírlevél – különösen, hogy annak helyét az utóbbi húsz évben átvették a közösségi oldalak. A kis cégeknél ugyanis a Facebookot – és annak üzenetküldő alkalmazását, a Messengert – már az egymás közötti, a munkafolyamatok szervezését érintő kommunikációra is használják az alkalmazottak.
Az ilyen felületek előnyére szolgál, hogy a közösségi oldalakat gyakorlatilag mindenki ismeri, így működtetésüket elsajátítani sem szükséges. Másrészt ezek a hálózatok ingyenesek – ellentétben a hagyományos, nagyvállalati igényekre kialakított intranetes rendszerekkel, amelyeknek már a kiépítése is milliós tétel.
Igazából már csak azoknál a kis- és közepes vállalkozásoknál fontos a hagyományos intranet fenntartása, amelyeknek a működése valamilyen saját számítógépes fejlesztésen alapul – vagyis ahol az intranet magát a rendszert működteti, nem csupán támogatja.
Megújuló megoldások
Mielőtt azonban temetni kezdenénk az intranetet, van egy jó hírünk: az utóbbi években a vállalati működést segítő szoftverek, rendszerek is meg tudtak újulni, méghozzá – sok más szolgáltatáshoz hasonlóan – a közösségi megoldások átvételével.
Természetesen nem csupán a céges Facebookról vagy LinkedInről van szó, bár tény, hogy a közösségi intraneteknek már a kialakításakor is az interaktivitást helyezték előtérbe, szemben a hagyományos, a tartalomra fókuszáló intranettel. Hogy egyszerű példával éljünk: az adott alkalmazásban tárolt tartalomhoz – legyen szó naptárról, dokumentumról vagy bármi másról – a Google Docs fájljaihoz hasonlóan többen is belenyúlhatnak, és az már szinte evidencia, hogy a rendszer felhőalapú, sokszor ingyenes tárhellyel is.
De ami még fontosabb: a közreműködő dolgozók, még ha virtuálisan is, de az arcukat adják ahhoz, amit hozzátesznek a rendszer egészéhez. Például úgy, hogy a saját profiljukon nemcsak az elérhetőségeik látszanak, hanem azok a munkák is, amelyekben részt vesznek, sőt az általuk javasolt megoldások is.
| Közösségi intranethálózatok projektmenedzsmenthez |
Asana | Tizenöt főig ingyenes az alapszolgáltatás. Ennél nagyobb cégnél, vagy olyan extrákért, mint például az adatok exportálása és az adminisztráció, fejenként és havonta 9,99 dollárt kell fizetni (a személyek száma nem a cég létszámára utal, hanem a menedzselt munkafolyamatban résztvevőkre). Wrike | A Google, az Adobe vagy a Stanford Egyetem által is használt alkalmazás előnye, hogy pontosan visszakövethető az egyes dolgozók teljesítménye. Az értékelések emellett a felhasználóbarát felületet, illetve az applikáció biztonságosságát is pozitívumként említik. Öt főig ingyenes, fejenként havi 9,8 dolláros díjért pedig már például a hagyományos Office-szolgáltatásokat is integrálja az alkalmazás. Teamwork Projects | Ezt a platformot kimondottan kisebb cégek számára ajánlják, emellett az egyszerű kezelhetőségét emelik ki. A legkisebb vállalkozások – két projekt esetén – ingyen használhatják, a klasszikus – 50 projekt egyidejű kezelését lehetővé tevő – opció pedig felhasználószámtól függetlenül havi 69 dollárba kerül. Podio | A szintén kis cégeknek ajánlott alkalmazás nagy hangsúlyt helyez arra, hogy a projekteknél, de akár a munkahelyi kommunikáció során is minél egyszerűbb legyen az interakció. Öt főig az alapszolgáltatás ingyenes, a „Team” verzióban pedig felhasználónként havonta 9 dollárt kérnek. |
Amilyen nemes dolognak – más olvasatban valamiféle HR-süketelésnek – tűnhet ez a fajta átláthatóság, a valóságban egészen kézzelfogható módon járulhat hozzá a munkahelyi workflow erősítéséhez. Az ilyen rendszerben a dolgozók közötti versengésnek gyakorlatilag azonnal látszik ugyanis az eredménye.
Erre erősíthetnek rá azok a szoftverek – amilyen például a fent említett Wrike –, amelyek képesek mérni a munkahelyi teljesítményt, és az értékelés az érintettek számára is elérhetővé válik. Egyes alkalmazásoknál éppúgy, mint ahogy azt megszoktuk a közösségi oldalakon: lájkokkal. Egymás és a rendszer pozitív véleménye pedig idővel kedvezőbb pozícióhoz vezethet a munkahelyen – ha nem is azonnali előléptetéshez.
| Minden egyben |
Igloo | A csapatmunka erősítését célozza a magát digitális munkahelyként definiáló, 2004-ben elindított internetalapú rendszer. A chatfunkció és a személyes profilok is ezt a célt szolgálják – az intranet pedig egyfajta tárgyalóteremmé alakul át. A jelenleg az egyik legnépszerűbb közösségi intranet ára havi 12 dollár/fő. Bitrix24 | Talán a legismertebb közösségi intranetszolgáltatás, amely egyszerre működik közösségi oldalként és projektmenedzsment-eszközként is. Egymás munkáinak lájkolása éppúgy része, mint a munka megszervezését segítő naptárak, könyvtárak. Tizenkét főig ingyen vehetik igénybe a cégek, újabb tizenkét fő pedig havi 25 dollárért csatlakozhat hozzá. A standard csomag sem megfizethetetlen, havi 99 dollárért korlátlan felhasználó kapcsolódhat a rendszerhez. |
Kettős haszon
Urbán László közgazdász az eljárást – vagy inkább annak következményét – a HVG hetilapban megjelent írásában „munkahelyi darwinizmusként” jellemzi, és olyan példákat hoz, amelyekkel már ma is találkozhatunk. Például az Uberét, ahol a rendelés a taxitársaságoktól eltérően nem annál köt ki, aki előbb csap le rá, de még csak nem is a legközelebbi szolgáltatónál, hanem a rendszerben azok a sofőrök kerülnek kedvezőbb pozícióba, akik szívesen vállalnak fuvart keményebb napszakokban, illetve akik jobb értékelést kaptak az előző fuvarok során. De egyes call centerekben is a rendszer értékelése által generált rangsor alapján határozza meg a cég, hogy az ügynökök közül kinél köt ki üzleti lehetőséggel kecsegtető hívás.
Urbán szerint a verseny effajta erősítésének kettős haszna van: minél több munka jut a legjobb dolgozóknak, ők annál jobban járnak, egyben a cég teljesítménye is nő. Ráadásul nemcsak a vezetők szintjén, hanem a képzettséget nem igénylő, alacsonyabb szintű folyamatoknál is, mellesleg olyan munkahelyeken is, ahol a dolgozók nem azonos légtérben végzik a munkájukat. Ez pedig ma már nem csak a multicégek sajátja.
Gyükeri Mercédesz cikke eredetileg a HVG Extra Business 2017/3-as számában jelent meg.
A téli lapszám középpontjában a tudásmegosztás és a mentorálás témája áll. Interjúkkal, portrécikkekkel, szakértői anyagokkal próbáljuk bemutatni az életen át tartó tanulás egyik módját, amely megkülönböztethető képességeket kölcsönözhet nekünk. Arról is szót ejtünk, hogy a tudásmegosztás és a mentorálás a minőségi emberi kapcsolatok kialakításában is rendkívüli jelentőséggel bír.
Keresse a magazint az újságárusoknál, vagy rendelje meg kedvezménnyel! Ha pedig érdeklik a gazdasági, üzleti témák, lájkolja a HVG Extra Business Facebook-oldalát!
