Az első és legfontosabb dolog, amit a felhasználók hajlamosak elfelejteni: az e-mail az nem egy levél! Legalábbis nem a hagyományos értelemben. Egy igazi levélnek (a levél itt mint műfaj értendő) teljesen más a stílusa/terjedelme valamint a flépítése, és persze kézzel vagy írógéppel írják. Nos, az e-mailnek ehhez semmi köze - az egyik leggyakoribb hiba, hogy a felhasználók "levél"-nek tekintik az e-mailt. 

Melyiket válasszam?

Az e-mail célja a gyors, rövid (!) és hatásos kommunikáció, és semmi köze sincsen a hagyományos levelezéshez. Ha a fenti, hagyományos szabályok szerint írunk egy "hagyományos" levelet e-mail útján, megvan rá az esély, hogy nem olvassák el és választ sem kapunk (kivéve talán ha családtagjainnkal levelezünk a már említett formában). 

Az első és legfontosabb e-mail szabály ugyanis: mindig tartsuk szem előtt, hogy a címzett nem csak velünk levelezik, sőt valószínűleg többszáz e-mailt kap naponta. Éppen ezért az e-mail legfontosabb része: a tárgy (subject).

A tárgy dönti el, hogy levelünk átmegy-e a spam szűrőn, és persze a tárgy dönti el, hogy a címzett, amikor reggel kinyitja postafiókját és meglátja pár tíz (száz) levelét, a miénket is az elolvasandók közé sorolja-e vagy nem.A legtöbb felhasználó ugyanis nem olvassal el összes újonnan érkezett levelét, ellenben a tárgy-mező alapján szelektál - gondolván, hogy a " a kevésbé fontosakat majd elolvasom később", ami persze vagy megtörténik később, vagy nem. Tökéletes e-mailünk első célja tehát, hogy a tárgymező segítségével, bekerüljön a "rögtön elolvasandó/megválaszolandó" levelek közé. Az pedig hogy tárgy nélkül küldjünk levelet, egyenesen bűnnek számít:)

A tökéletes tárgy (főleg ha valakinek első alkalommal írunk) röviden tartalmazza, hogy mit szeretnénk és kik vagyunk. Például, ha egy találkozót beszélünk meg, akkor valahogy így néz ki: 
"BMW találkozó, 2007 nov. 15. - Kovács János,".

A címzett így rögtön látja kik vagyunk, milyen időpontról/időszakról és milyen témában van szó, és persze ott a nevünk is. Ráadásul visszakeresni is könyebb egy ilyen levelet, sőt ha valaki elfelejti a nevünket (megesik), akkor sem kell megnyitnia a levelet, rögtön megkapja az információt a fejlécből. Ha csak annyit írunk, hogy "találkozó" akkor van esély rá, hogy levelünk elsikkad a címzett többi "találkozó" és hasonló tárggyal rendelkező levele között.

Fel kell hívnunk magunkra a figyelmet

Ha a tökéletes tárgy már megvan, nincs is más dolgunk, mint követni az alapszabályt: az e-mail lényege a gyorsaság és a hatékonyság. Senki nem fogja levelünket 1-2 percnél tovább olvasni, ha pedig a címzett megnyitja és azt látja, hogy a levél több mint 2-3 képernyőoldal, nos akkor szinte biztos, hogy levelünk soha nem lesz elolvasva. Ha tehát valami ilyesmivel kezdünk:

"... Kedves címzett! Engedje meg, hogy röviden bemutassam a magyar BMW-őrültek klubját. Ez a kezdeményezés, még 1980-ban kezdődőtt, amikor Kovács János alapító.. blah.. blahh..blahhh.  November 15-ére tervezünk egy autós találkozót BMW rajongóknak, melynek helyszíne.. blah..blah.".

- akkor valószínűleg a trash avagy az olvasatlan levelek mappában végezzük. A legjobb, ha nem kényszerítjük a címzettet a fontos információ "kibogarászására", legyünk előzékenyek, és hagyjuk el a sallangot. Éppen ezért bőven elég egy megszólítás (hiszen az udvariasság azért fontos), majd egy-két mondatban a lényeg.

"Kedves XY! 2007 november 15-ére (15 óra, YX helyszín) tervezünk egy autós találkozót BMW rajongóknak, kiállítással és programokkal egybekötve. Kérem jellezze amennyiben szeretne autójával megjelenni."
 
Ha esetleg több témáról akarunk írni, a legjobb ha külön levélben tesszük: inkább írjunk két/három rövid e-mailt különbőző tárgy-megjelelölésekkel, mint egy nagyot, amiből ki kell bogarászni a témákat. 

Ha tehát megvan a  megszólítás, és leírtuk két-három mondatban amit szeretnénk, nincs is más hátra mint elbúcsúzni. Azonban ezt sem mindegy, hogy hogyan...

Ha levelünket úgy fejezzük be, hogy "tisztelettel, Kovács János", nos akkor ezzel valószínűleg azt érjük el, hogy partnerünk ideges lesz. A legjobb, ha mindig azt feltételezzük, hogy a címzett nem emlékszik ránk/nem ismer minket  (legfeljebb tévedünk, de az óvatosság nem árt), nem is várhatjuk el senkitől, hogy fejben tartson több száz levelzőpartnert és nevet. (ismerősökre és barátokra persze ez nem vonatkozik:) Az aláírás éppen ezért "signature" kell, hogy legyen, tekintsük úgy mint egy emlékeztetőt, hogy kik is vagyunk, és hol lehet minket elérni. A "tisztelettel, Kovács János" helyett tehát a következő forma a megfelelő:

tisztelettel,

Kovács János
klub-elnök
BMW-őrültek klubja
e-mail: *email cím*
tel: 06-30-222-222/cím: XY utca, házszám.

Ha mindegyik fenti tanácsot követjük, jó esélyünk van rá, hogy levelezésünk hatékony és gyors lesz - és nem utolsósorban levelezőpartnereinket sem kergetjük az őrületbe.