A totális káoszt láthatta, aki az elmúlt napokban próbálta követni a Cégkapuval kapcsolatos híreket. Aki ezekből szeretné megtudni, mi a dolga az elvileg 2018. január 1-jén induló szolgáltatással, nincs könnyű helyzetben. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal például december 21-én közleményben adta hírül: hiába lett volna az új év első napja a határidő a cégeknek a regisztrációra, „januártól még nem kötelező a Cégkapu használata a NAV-nál”. A NAV-közleményt átvette nagyjából a teljes magyar média, köztük mi is –, hogy aztán egyetlen nappal később mindenki meglepetésére a Belügyminisztérium is küldjön egy sajtóközleményt arról, hogy „a gazdálkodó szervezeteknek január 1-től a Cégkaput kell használniuk”. Valójában nekik van igazuk, de a helyzet azért ennyire nem egyszerű.

De mi is az a Cégkapu?

A Cégkapu egy online kommunikációs platform, amelyen a cégek és a legtöbb állami szerv tarthatják egymással a hivatalos kapcsolatot. A tervek szerint majdnem ugyanolyan lesz a vállalkozások számára, mint a magánszemélyeknek az Ügyfélkapu: ezen keresztül lehet szinte minden elképzelhető hivatalos ügyet intézni. A nagy különbség az, hogy a magánszemélyek választhatnak, szeretnék-e az Ügyfélkaput használni, a vállalkozásoknak viszont kötelező lesz a Cégkapura regisztrálni.

Összesen 26 különböző fajta szervezetet köteleznek arra, hogy a Cégkaput használják. A gyakorlatban ebbe minden olyan gazdálkodó szervezet beletartozik, amely jogi személy, tehát a gazdasági társaságok, az egyesületek, de a szövetkezetek és az alapítványok is Cégkapu-felhasználók lesznek. Az egyetlen kivételt az egyéni vállalkozók jelentik, ők továbbra is minden hivatalos ügyüket az Ügyfélkapun keresztül tudják elintézni.

Az állam részéről is szinte minden fontos ügyben a Cégkaput kell majd használni. Nemcsak a NAV-val való kapcsolattartás folyik majd itt, a vállalkozások bírósági ügyei, az ingatlannyilvántartások, a céges hagyatéki ügyek, de a földhivatali intéznivalók is a Cégkapura kerülnek át. Sőt, ha például egy céges autót megbüntetnek gyorshajtásért, papír helyett a Cégkapura érkezik majd egy értesítés erről.

A Cégkapu weboldala

cegkapu.gov.hu

Mindez uniós pénzből valósul meg: az EU 8,4 milliárd forintot adott arra, hogy megújítsák a magyarorszag.hu-t és hozzá kapcsolódóan az állami ügyintézést. Nyilvánvaló, hogy ha egy ilyen rendszer jól működik, akkor az nagyon sok papírmunkát spórol meg a cégeknek – de az is egyértelmű, hogy ehhez egy jól előkészített bevezetésre van szükség, türelmi időkkel, különben még nagyobb lehet a káosz.

Csak a határidők ne lennének

A nyáron már elindult az előzetes regisztráció, a cégeknek ekkor két határidőt kellett megtanulniuk: augusztus 31-ig regisztrálni kellett a rendszerbe, 2018 első napjától pedig kötelezően ott futott volna minden ügyintézés. Már a nyári indulás sem hozott teljes sikert: egy nappal a határidő előtt még gyakorlatilag semmi nem volt az oldalon, és szankció sem járt azért, ha egy cég nem regisztrált augusztus végéig.

December közepére aztán kiderült, hogy a cégek szinte semmilyen információt nem kaptak arról, mi volna a tennivalójuk. A NAV és a Belügyminisztérium kommunikációja pedig még tovább bonyolította a helyzetet. A valóság pedig az: csupán az adóügyekben következik egy év átmeneti időszak, minden másban már 2018 januárjától indul az éles üzem. Vagyis a gyakorlatban ez azt jelenti:

• minden cégnek regisztrálnia kell még ebben az évben,
• amelyik vállalatnak csak adóügyekben van dolga 2018-ban az állammal, választhat, hogy a Cégkapun vagy az eddigi módon intézi ezt el,
• minden más hivatalos ügyet a Cégkapun lehet csak intézni az új évtől, 2019-től pedig az adóügyeket is.

Mi most a cégek feladata?

Az első kihívás megtalálni az oldalt. Aki a cegkapu.hu címmel próbálkozik, az egy magáncég honlapjára kerül, ahol egyetlen tartalomként a domaint kínálják eladásra. Valójában a cegkapu.gov.hu oldalt kell keresni, és már regisztrálhat is, aki eddig nem tette meg. (Ebben is hasonlít a Cégkapu az Ügyfélkapuhoz, igaz, ott az ugyfelkapu.hu legalább csak hibaüzenetet ad ki.)

Stiller Ákos

Ha a vállalkozás szerepel a cégnyilvántartásban, akkor a helyzet viszonylag egyszerű. A regisztrációt a neten is el lehet intézni, ehhez annyi a követelmény, hogy az tegye meg, aki a cég képviseletére hivatalosan jogosult, és a saját Ügyfélkapujáról lépjen be. Hogy valóban a cég egyik vezetője regisztrál, azt egy részleges kódú telefonos azonosítás, valamint elektronikus személyazonosító igazolvány segítségével ellenőrzik, és persze tudni kell a vállalat adószámát is. Ha nem a képviseletre jogosult személy regisztrál, vagy ha közhiteles nyilvántartásban nem szerepel a cég, akkor csak papír alapon lehet regisztrálni.

Hogy ne a cég első emberének kelljen minden ügyet személyesen intéznie, ő, miután regisztrálta a vállalatot, kijelölhet egy fő Cégkapu-megbízottat. Ők ketten aztán gyakorlatilag adminisztrátori joggal bírnak, és kinevezhetnek további ügyintézőket, akik szintén kezelhetik a vállalat Cégkapuját.

Nem lehet hátradőlni

Ha sikerült a regisztráció, a cégek fontos dolga, hogy beépítsék a mindennapi működésükbe a Cégkapu kezelését. Egyrészt hozzá kell szokni, hogy a Cégkapura regisztrált mailcímet folyamatosan figyelni kell, mert ezután minden hivatalos levél oda fog érkezni – de remélhetőleg ez azért 2018-ban nem ér majd meglepetésként túl sok céget. Nagyobb gond lehet az, hogy az adóügyeket kivéve élesben derül majd csak ki, hogy egy-egy hatóság pontosan hogyan intézi az ügyeit az új platformon. Valójában ugyanis a 4 hónapos, a köz számára ismeretlen eredményű tesztüzem után több ezer állami ügyintézőnek és cégek százezreinek kell egyszerre elindítani egy egész újfajta kommunikációt, amihez mindkét oldalról jókora adag türelemre lesz szükség.