Bár az üzleti folyamatok digitalizálása jelentősen növelheti a vállalatok működési hatékonyságát, az átállás kezdeti, vélt vagy valós nehézségei miatt gyakran alacsony prioritást kapott, vagy teljesen lekerült a napirendről. A koronavírus-járvány alapvető változást hozott ebben a szemléletben: a vállalatok túlélésében kritikus kérdéssé váltak a távoli irányítású folyamatok – idézi fel az elmúlt másfél év eseményeit a dokumentumok kezelésére és digitalizációjára szakosodott Iron Mountain. Olyannyira sürgős transzformációra volt szükség, hogy korábban soha nem látott sebességgel jelentek meg az új digitális megoldások. Ennek részeként digitális síkra terelődött számos, korábban papíron zajló folyamat is.

Az Iron Mountain ezer, adatmenedzsmentért felelős IT-szakértő részvételével elvégzett kutatásából kiderült: a két leginkább digitalizált terület a lezárások alatt az IT ügyfélszolgálat (49%) és az ügyfélkapcsolati menedzsment (36%) volt. Bár a digitalizációs megoldásokat a pandémia alatt és után még csak viszonylag rövid ideje használták, a válaszadók máris látványos eredményekről számoltak be:

• a produktivitás növekedését 27 százalék,
• az új megoldások használatával megtakarított időt 20 százalék,
• az adatok minőségének javulását 13 százalék,
• a költségcsökkenést 12 százalék említette.

A válaszok egyértelműen mutatják, hogy amikor a cégeknek korábban nem látott akadályokkal kell megküzdeniük, a digitális átállás nélkülözhetetlen eszköz az alkalmazkodásban, és ekkor gyorsan lépnek. A kutatás eredményei ugyanakkor arra is fényt derítettek, hogy a lendület az egészségügyi vészhelyzet feloldását követően fékeződhet, sőt, az elért eredmények is veszélybe kerülhetnek. Ha a munkatársak nem érzik, hogy a digitális megoldások lezárás nélkül is növelik a munka hatékonyságát, fennáll a veszély, hogy inkább visszatérnek az analóg, gyakran papíralapú folyamatokhoz. Az Iron Montain szakértői az új megoldások pandémia utáni használatáról is megkérdezték a résztvevőket, és

a válaszadók 57 százaléka adott hangot azon aggodalmának, hogy cége vissza fog térni a járvány előtti analóg, alacsony hatékonyságú, kevésbé digitalizált megoldásokhoz.

„A járvány megjelenésekor rengeteg stressz érte a vezetőket, nyomás alatt hoztak gyors döntéseket a cég működőképessége fenntartása érdekében. Ilyen helyzetben szinte elkerülhetetlen a gyors, könnyen elérhető megoldások kiválasztása ahelyett, hogy a hosszú távú eredményességet tartsák szem előtt, ez pedig sokakban felvetheti, hogy biztosan jó döntést hoztak-e, nem lenne-e érdemes mégis inkább a régi úton járni” – mutat rá Nagy Rita, az Iron Mountain Magyarország ügyvezetője, aki szerint nem mindig volt idő teljesen végig gondolni, hogy a gyors változtatások a cég különböző divízióit miként érinthetik hosszabb távon, így gyakran az egyes részlegeken más platformokat kezdtek használni, nem volt egység. Ez megnehezítette az integrációt, a közös munkát és a hosszú távú működés során számos problémát okozhat.

A szakember szerint kellemző az is, hogy az adott cég igényeire szabott megoldások helyett gyakran „dobozos” megoldásokat, kész termékeket vásároltak, amelyekkel hosszú távon nehezebb dolgozni. „Ezeket a helyzeteket lehet és kell is orvosolni” – mondja Nagy Rita, aki szerint „a digitális visszalépés nem lehet opció egyetlen vállalat számára sem”. Az ügyvezető azt mondja:

ahhoz, hogy a választott módszerek hosszú távon is eredményeket hozzanak, komplex és egységes digitalizációs megoldásra kell törekedni.

A Gartner piackutató cég szerint a cégek 82 százaléka hosszú távon is át fog állni egy olyan működési modellre, ami engedi a távoli munkavégzést a munkaidő legalább felében, így a papíralapú tároláshoz, analóg módszerekhez és fizikai hozzáférésekhez való visszatérés nem lenne sem logikus, sem praktikus. A versenyképesség fenntartásához szintén elengedhetetlen, hogy a cég képes legyen alkalmazkodni a változásokhoz, ezt pedig könnyebben és rugalmasabban lehet megtenni digitalizált környezetben. A járványhelyzet tapasztalataiból tanulva a cégvezetőknek érdemes jobban felkészíteni vállalatukat, hogy a jövőbeni esetleges krízisek esetén olyan új megoldásokkal adhassanak válaszokat, amelyek egyszerűbbé, fenntarthatóbbá, olcsóbbá teszik a folyamatokat.

Ha máskor is tudni szeretne hasonló dolgokról, lájkolja a HVG Tech rovatának Facebook-oldalát.