A sikeres vállalati működés egyik alapvető eleme az adatalapú döntéshozatal, viszont jelenleg a vállalatokra nemigen jellemző az adatgyűjtés a kollégák munkavégzése, azaz végső soron a saját működésük kapcsán. Az ETM (Employee Task Management) szoftverek széles tárháza ezt az adatgyűjtést teszi lehetővé. A szoftverek használatának célja azonban nem az alkalmazottak megfigyelése, hanem a működésfejlesztés objektív támogatása.

Hogyan növelhető a produktivitás, ha nincs adat?

A vállalatok mindennapi működése során a vezetőknek egyre többször kell szembenézniük hirtelen változó környezeti hatásokkal, amelyeket gyors és megalapozott döntésekkel képesek leginkább áthidalni. Emellett azonban jellemző, hogy a belső működés hatékonyságáról, az alkalmazottak produktivitásáról nem állnak rendelkezésre adatok, amely kiemelten igaz az egyre inkább elterjedtté váló home office világában. Így sokszor a vezetők nem tudják azonosítani a felmerülő problémák okát, és a megoldások megtalálása is fejfájást okozhat.

Az ETM eszközök alapja a digitális lábnyom követése: valamennyi számítógépes alkalmazás felhasználási adatait rögzítik és elemzik, kattintás szinten, más szoftverekkel való integráció nélkül. A felhasználói tevékenységet ezután automatikusan a megfelelő feladathoz, munkafolyamathoz és projekthez társítják. Az így keletkezett adattömegből elemzések elvégzésével azonosíthatóak a vállalatvezetők előtt korábban rejtve maradt működési problémák.

Ami mérhető, az javítható is

A szoftverekből kinyert adatokkal a vállalati működés számos területe fejleszthető.

Növelhető például a produktivitás: mérhető a szervezet leterheltsége és annak eloszlása a csoportok, személyek között, azonosíthatóak a szabad kapacitások, így a munkamegosztás hatékonyabbá és egyenletesebbé válhat.

AFP / Jaap Ariens

A szoftver pontos képet ad arról is, hogy valójában hogyan működnek a vállalat folyamatai, így könnyebbé válik a hibák, hatékonytalanságok kijavítása is. Az ETM eszközök mellett a folyamatbányász megoldások is hasonló funkciót töltenek be, és eredményesen alkalmazhatóak a vállalatok folyamatainak fejlesztésére.

Még az IT-költségek is optimalizálhatóak, hiszen az ETM eszközökkel felmérhető a szoftverlicenszek kihasználtsága, így kiderül, ha a vállalatok feleslegesen fizetnek erre évente sok millió forintot.

Pontosan mérhetővé válik az is, hogy egy sales-csapat melyik ügyfélre mennyi időt fordított, vagy egy-egy projekt mennyi erőforrást kötött le.

Végül a rendszer által mért legfőbb teljesítménymutatók (KPI) objektíven tudják tükrözni az egyének, csapatok teljesítményét, így fontos elemei lehetnek a teljesítményértékelési rendszernek.

Az ETM szoftverek hatékonyságáról az egyik legnagyobb nemzetközi távközlési vállalat példáját látva bizonyosodtunk meg. A vállalat ügyfélszolgálati kollégáinak teljesítménymérésével a produktív munkaidő aránya 18 százalékkal nőtt a bevezetést követő harmadik hónapban. A hatékonyságnövekedés legalább 300 ezer dollár havi költségmegtakarítást jelentett,

a megtérülés (ROI) több mint 1000% volt.

De hogyan viszonyulnak ehhez a munkavállalók?

Teljes joggal gondolhatjuk, hogy az első reakciókat inkább a kétkedés, gyanakvás és félelem jellemzi. A 19 ország 32 500 munkavállalójának részvételével készült globális PwC-felmérés szerint azonban világszerte a munkavállalók 44 százaléka vállalná, hogy a munkaadójuk a technológia segítségével ellenőrizze munkateljesítményüket. A könnyebb elfogadás érdekében fontos hangsúlyozni, hogy a rendszer nemcsak figyeli, hanem segíti is a munkavállalókat:

• transzparenssé válnak a folyamatok átfutását nehezítő tényezők, amelyek demotiválóan hatnak és a munkavállalónak frusztrációt okoznak (pl. lassú döntéshozatal, az IT-rendszerek nem hatékony működése);
• segít feltérképezni a nem hatékony, robotizálható tevékenységeket, amelyek fejlesztése csökkenti a feladatok monotonitását;
• a rendszer pontosabb képet ad a teljesítményről, így az extra erőfeszítések transzparensen látszódnak a felső vezetés irányába;
• a rendszer használata kiválthat adminisztrációs kötelezettségeket is (pl. munkaidő-rögzítés, munkaidő-allokáció).

Természetesen a rosszul teljesítő kollégákat hátrányosan érintheti egy hasonló szoftver alkalmazása, hiszen láthatóvá válik az ő teljesítményük is, ugyanakkor ez ösztönözheti is őket a magasabb minőségű munkavégzésre. Emellett nehézségekbe ütközhet az eszköz alkalmazása a kreatívabb munkakörben dolgozók esetén, ahol a számítógépes tevékenység alapján nehéz megítélni a munkavégzés hatékonyságát vagy minőségét.

Ahhoz, hogy az ETM eszközök bevezetése mind a vállalatvezetés, mind pedig a munkavállalók érdekeit szolgálja, elengedhetetlen az eszköz használatának célját konkrétan megfogalmazni. A munkavállalók bevonásának elősegítése és felgyorsítása érdekében a feléjük intézett kommunikációra, változásmenedzsmentre kiemelt hangsúlyt kell fektetni. Ezek betartásával azonban az ETM szoftverek kiváló eszközei lehetnek a vállalati hatékonyság transzparens, adatalapú mérésére és fejlesztésére.

Selmeci Péter, Bagyinka Flóra, Pádár Zsuzsánna (PwC)

Ha máskor is tudni szeretne hasonló dolgokról, lájkolja a HVG Tech rovatának Facebook-oldalát.