Az adatveszteség esetleg megsemmisülés, pedig számtalan forrásból származhat: emberi tévedés vagy szándékos károkozás, tűzeset, árvíz vagy beázás, szabotázs, hálózati betörések és egyéb természeti katasztrófák. A súlyos adatvesztést elszenvedő vállalatoknak, mintegy 90%-a két éven belül kivonul a piacról. Az adatok mentése és megőrzése ma már jóval összetettebb folyamat, mint évekkel korábban volt.

A vállalkozások ritkán szokták figyelembe venni, hogy a dokumentum tárolásának nemcsak fizikai, hanem plusz munkaerő igénye is van; ezen túl pedig a tárolás nem jelent egyet a rendelkezésre állással és az adatbiztonsággal.
A világ egyik legnagyobb irat, információ és adatkezelő társasága az Iron Mountain Kft. tájékoztatása szerint az egyik leggyakoribb és legkeresettebb szolgáltatás az úgynevezett széfes megőrzés. Ezen szolgáltatás igénybevételével megelőzhető az adatvesztési katasztrófa, hiszen az átadott adatokat biztosított széfekben tárolják. A tárolószalagok széfes megőrzése a vállalat javát a következők miatt szolgálja: az ügyfél bármikor hozzáférhet, amikor szüksége van rá, az adatvesztések ezzel a tárolással megelőzhetőek, gyors helyreállítás esetleges katasztrófa esetén és költségcsökkentés elérése a szolgáltatással.

A nem sürgős adatok tárolásához a vállalatok jelentős része a széfes megőrzés helyett a páncéltermes archiválást választja. Ez a szolgáltatás az igénybevevő vállalatoknak a biztonság és költséghatékonyság kényelmes kombinációját kínálja, valamint az adatok integritását a hosszú távú megőrzés alatt.
Az adatok biztonságáról a vállalattól a széfig tartó úton egy különlegesen felszerelt jármű gondoskodik – melynek alapfelszereltségéhez a következők tartoznak: a környezeti viszontagságok ellen a klimatizált környezet; innovatív biztonság, mely véd a lopástól és rongálástól; nincs megkülönböztető jelzés az autókon, így nem lehet tudni, hogy mikor vannak éppen úton az adatok. A széfhez való érkezés után az adatok a vállalat saját integrált rendszerében – SecureBase Europe – követhetőek nyomon, rendkívüli gondossággal és pontossággal rögzített adat-eseménynaplókon keresztül. Az Iron Mountain Kft országos adathordozó VAULT hálózattal rendelkezik, mely partnerei számára mindig gyorsan elérhető és biztonságos. A VAULT termek tűzálló és jelöletlen biztonsági ajtóval védettek, mely termekben állandó a hőmérséklet és páratartalom. Az adatokat tűz esetén különleges gázüzemű tűzoltórendszer védi, mely által elkerülhetőek a rongáló, vizes szórófejek. A biztonságot a 24 órás zártláncú televízióval (CCTV) felügyelt biztonsági rendszerek, védőkerítések, és számítógépes zónabehatolás felügyelet teszi teljessé.