Projektmenedzsment

Megrendelem a könyvet, kedvezményes áron.

A figyelem bizalmat kelt, és tiszteletet fejez ki a kreatív ötletcsere során. Amikor arra törekszünk, hogy megértsük valaki másnak az ötleteit, tiszteletet mutatunk az illető iránt. Ez növeli annak valószínűségét, hogy az illető is ugyanígy fogadja majd a mi ötleteinket. A figyelem egy személyes kommunikációs készség. A csoport munkája megköveteli, hogy minden tag rendelkezzen vele, ezért a projektvezető feladata, hogy gyakorolja, megtanítsa és kifejlessze ezt a képességet. Az alábbiakban néhány irányelvet adunk, amelyek segítségével könnyebben fejleszthető a figyelem képessége. Ha a tagok fejlesztik ezt a készségüket, azzal hozzájárulnak ahhoz a közös célhoz, hogy pozitív teamkörnyezet alakuljon ki.

Természetes akadályok

Az aktív figyelem kifejezés arra utal, hogy mások meghallgatása és szándékaik, az általuk közvetített üzenet megértése erőfeszítést igényel. Ha átgondoljuk, milyen természetes akadályok állnak a kommunikáció útjába, könnyen megérthetjük, miért.

• A külső körülmények, pl. túl meleg, levegőtlen konferenciaterem, telefonok vagy számítógép-monitor, amelyen meg van nyitva a levelezés, elvonhatja a figyelmünket a beszélőről.

• Az adott téma ismerete révén kialakult nézeteink lehetnek arról, amit a beszélő épp mond. Akár keveset, akár sokat tudunk az adott témáról, a saját elképzeléseink elnyomhatják azt az üzenetet, amelyet a beszélő el szeretne juttatni hozzánk.

• Ha a beszélő stílusa vagy beszédmódja különbözik a miénktől, ez összezavarhat minket. Nem mindenki tudja világosan kifejezni magát, vagy tömören fogalmazni. A cégek és egyes földrajzi régiók különböző idiómáit és szakzsargonját le kell fordítani a kívülállóknak.

• A saját problémáinkból vagy a beszélővel kapcsolatos korábbi tapasztalatainkból fakadó ’mentális zajok’, belső feszültségünk vagy a találkozó miatti türelmetlenségünk elterelik a figyelmünket. Agyunk körülbelül kétszer olyan gyorsan gondolkozik, mint amilyen gyorsan beszélni tudunk, ami miatt gyakran elkalandozunk, miközben hallgatunk valakit.

A csoporttalálkozókon még nehezebb odafigyelni, mint a négyszemközti beszélgetések során. A találkozókon számos természetes akadály zavarhatja az aktív figyelmet. Természetesen a találkozó vezetőjének elő kell segítenie, hogy az emberek meghallgassák egymást, de ez nem mindig elég. Egy őszinte beszélgetés megköveteli a résztvevőktől, hogy aktív figyelési technikákat alkalmazzanak, például összefoglalják az elmondottakat, vagy kérdéseket tegyenek fel, hogy mindenki világosan megértse a felszólaló nézőpontját. Ezért fontos, hogy az egész csoport rendelkezzen ezekkel a képességekkel.A következő oldalon található keretes részben tippeket adunk az aktív figyelem készségének elsajátításához:

1. Fizikailag összpontosítsunk. Amennyire csak lehet, küszöböljük ki a figyelemelterelő tényezőket. Biztosítsunk megfelelő környezetet a beszélő számára, hogy oda tudjunk rá figyelni.

2. Nem verbális jelzésekkel mutassuk, hogy odafigyelünk: bólintsunk, nézzünk a beszélő szemébe vagy hajoljunk közelebb.

3. Jelezzünk vissza: fogalmazzuk újra vagy foglaljuk össze a mondottakat, hogy biztosan megértsük az illető mondanivalóját.

4. Tegyünk fel kérdéseket.

5. Figyeljünk oda az adatok és tények mögött meghúzódó gondolatra vagy ötletre.

6. Függesszük fel a beszélő állításaival kapcsolatos előítéleteinket. Először fogjuk fel a mondanivalót. Amikor kérdezünk vagy nyugtázzuk az elmondottakat, mindig maradjunk semlegesek: „Tehát azt mondja, hogy…” „Ha jól értem, úgy véli, hogy…” Jelezzük, hogy mindent megértettünk anélkül, hogy minősítenénk a hallottakat.

Az aktív figyelem során kerüljük a következőket:

1. Ne oldjuk meg a problémát, és ne adjunk tanácsot, amíg erre nem kértek meg. Kérdésekkel próbáljuk elemezni és a problémát és ellenőrizni a saját hipotézisünket. „Megpróbálta már, hogy…?” „Mi történt azelőtt, hogy…?” „Biztos benne, hogy ez a probléma?” Lehet, hogy képesek vagyunk megoldani a problémát, de először meg kell hallgatnunk az illetőt.

2. Ne ítéljük meg, amit hallunk, se pozitívan, se negatívan. Ne osszuk meg az olyan értékítéletet tartalmazó gondolatainkat, mint: „Ez nem logikus.”

3. Ne tereljük magunkra a figyelmet. Gyakran előfordul, hogy a hozzászólásunk során egyszer csak azt vesszük észre, hogy saját tapasztalatainkról, ötleteinkről vagy érzéseinkről beszélünk. A fentebb felsorolt fizikai reakciók segítenek abban, hogy koncentráltan figyeljünk, és ezt kifejezésre juttassuk, de az igazi figyelem csak akkor valósul meg, amikor nem ítélkezünk a felett, amit mondanak, mielőtt reagálnánk rá. Az ítélkezés felfüggesztése önfegyelem kérdése, és tudatos erőfeszítést igényel. Ennek a képességnek a gyakorlásával elhalasztjuk a véleményalkotást és a reagálást, és aktívan figyelünk, amíg meg nem bizonyosodtunk róla, hogy megértettük a beszélőt.

4. Végül ne felejtsük, hogy a beszélő ellenáll és védekezik. A túl alapos elemzést, vagy a pszichológusként való viselkedést senki sem fogadja örömmel. Ezek az egyszerű irányelvek segíthetnek elindulni. Mint minden más készség esetén, az aktív figyelem képessége is gyakorlással fejleszthető.