Egy csoport adott témában való együttműködéséhez, együtt gondolkodásához, az erőforrások mozgósításához nagy segítség lehet egy vezető számára a facilitálás. Maga a folyamat arra koncentrál, hogyan jutunk el A-ból B-be. Ha például egy szervezetben strukturális átszervezés történik, vagy a szervezeti kultúra változik, akkor az odavezető úton alkalmazható a facilitálás, amely az adott csoport tagjait részesévé teszi a folyamatnak, beleszólhatnak az őket érintő döntésekbe.

A facilitálás legjobban a projektmenedzsmentben tud látványos eredményeket hozni, ahol a rövid határidők miatt kiemelt jelentősége van annak, mennyire tudnak a feladatra összpontosítani a dolgozók. De arra is alkalmas lehet, hogy elősegítsük egy szervezetben az információ jobb áramlását, motiválóbbá váljon a légkör a munkatársak számára.

De mi is a facilitálás?

A facilitátor olyan személy, aki egy csoport munkáját gördülékenyebbé teszi. Segít kitűzni a csoport céljait, szem előtt tartja a fókuszt, vezeti, moderálja a megbeszéléseket és figyeli az időkeretet. A facilitálásról azt is mondják, hogy a jövő vezetési stílusa. Tavaly különösebb elvárások nélkül részt vettem egy ezzel kapcsolatos tréningen. A napi munkám során nem éreztem szükségét új vezetési stílus bevezetésére, mégis, a tréning óta jobban kezelem a csoportos helyzeteket, tudatosabban vezetek megbeszéléseket és ezáltal a résztvevők is jobban érzik magukat és az elért eredmény is jobb.

A facilitálás eszközei 3 fő területre fókuszálnak:

• a csapat fókuszára,
• a rendelkezésre álló időre és
• a megbeszélés során “bedobott” rengeteg szempont, érv kigombolyítására.

A tréning egy mini-értekezlet leképezése volt - 5 fős kis csoportokban. Az első feladat egy úgynevezett check-in kör volt. Mindenki elmondta az alliteráló nevét, ami egy rá jellemző tulajdonsággal egészült ki és elmesélte hányadán áll a facilitálással, miért van jelen.

A második gyakorlat brainstorming volt, olyan szituációkat kellett gyűjtenünk, ami szerintünk nehéz. Például a megbeszélést teljesen elnyomja a vezető és senki nem mer megszólalni, valós véleményt formálni. Vagy unatkozó, motiválatlan résztvevők vannak a megbeszélésen.

A harmadik csoportos feladat az agenda építés volt. Mivel szeretnénk most foglalkozni? Ezt egy gyors megbeszéléssel és online szavazással oldottuk meg. A kiválasztott témákat kis csoportokban beszéltük végig és végül közösen már csak a legfontosabbakat osztottuk meg egymással.

A fenti gyakorlatok mind a facilitálás eszközei közé sorolhatók. Emellett persze számos eszköz áll még a facilitátor rendelkezésére. A teljesség igénye nélkül néhány ezek közül:

• Az idő figyelésére fel lehet kérni egy másik személyt (TimeKeeper), így nem a facilitátornak kell az időt is figyelnie.
• Védett idő biztosítása a csoport minden tagjának egy vándor bot vagy ceruza formájában. Ezzel a módszerrel lehet a hangos résztvevőket csitítani, a halkakat felhangosítani.
• A csoport darabolásával akkora egységeket teremtettünk már a tréning legelején, amivel könnyű és hatékony dolgozni. 3-6 főnél több egyszerre nagyon nehezen tud dolgozni, ezért érdemes akkora megbeszéléseket összehívni, ami inkább kisebb, de mindenki érdekelt és tud érvényesülni.
• A csoport tagjainak bizalmát több módszerrel is lehet javítani. Az egyikhez 3 különböző post-it-re van szükség: zöld, sárga, piros. A cetlikre a csoport tagjainak nevét kell felírni. A zöldre azokét, akikkel szeretünk együtt dolgozni, a sárgára, akiket nem ismerünk eléggé, ezért beszélgetni szeretnénk vele. A pirosra pedig azokét, akikkel problémának van, amit minél előbb szeretnénk tisztázni.

Van olyan szituáció, amikor egyszerűen a csoport nem képes az előre eldöntött célon dolgozni. Ilyenkor érdemes inkább olyan feladatot választani, ami a csoport egységet hozza rendbe.

„Aki egyszer megtapasztalta, nem akar mérés nélkül döntéseket hozni"

Mészáros Zsolt saját munkatársán fedezte fel, hogy számítógépen ugyanazt a feladatot - bár azonos eredménnyel - sokkal lassabban végzi el, mint ő. Ezt a megfigyelését továbbgondolva jutott arra, hogy az olyan apró folyamatok, mint például egy fájl másolásának mikéntje, egy több száz fős vállalatnál mérhető hatékonyságbeli különbséget okozhat.