A 3,1 milliárd dolláros bevétellel büszkélkedő Gyűrűk Ura trilógiát egyszerre filmezte és rendezte Peter Jackson. Új-Zéland szigetén hét filmező csapat dolgozott egyszerre, a rendező pedig videokonferencia segítségével tartotta a kapcsolatot velük. A rendező pontosan tudta, hogy melyik csapat mikor, mit filmezett, ellenőrizhette a munkát, megbeszélhette a teendőket a színészekkel, a munkatársaival. A három rész forgatása 270 millió dollárt emésztett fel, ami számítások szerint 130 millió dollárral kevesebb, mintha a részeket külön-külön forgatták volna le. Manapság ez még emberfeletti teljesítménynek tűnhet, de hamarosan a mindennapok realitásává válik.
A videokonferencia lényege röviden: kép, hang közvetítésével távol lévő embereket hoz össze, akik így kommunikálni tudnak egymással. Az első videokonferencia rendszerek gyakorlatilag zárt láncolatú televíziós rendszerek voltak, a német postahivatal 1936-ban üzemeltetett hasonlót Berlinben és több más német városban.

Mintha ugyanannál az asztalnál ülnének

A videokonferencia rendszerek az internet megjelenésével kezdtek el olcsóbbak lenni és szélesebb körben elterjedni. Az adatokat ugyanis sűrítve ugyan, de a nagy sávszélességű internetes hálózaton lehet továbbítani viszonylag egyszerűen, így a magas minőségű hang- és videojel továbbítása már nem jelentett gondot. A technológia fejlődésével pedig olyan rendszerek jelentek meg, ahol virtuális tárgyalótermeket lehet létrehozni.
Ezekben a termekben az az illúzió, hogy a felek egyazon asztal mellett ülnek, noha több száz vagy több ezer kilométer választja el őket. Ebben az esetben óriási tévéképernyőket szerelnek a tárgyalóasztal másik, virtuális oldalára, ezen jelenítődnek meg a további résztvevők. A képernyők tetejébe épített kamerák azt a látszatot keltik, mintha a tárgyalópartner velünk beszélne. A csalás azonban nem teljes, mert ezek a kis kamerák az emberi szemnél feljebb vannak elhelyezve, ezért a valóságban úgy tűnik, mintha a szemben lévő partner elnézne felettünk. Ezt a zavaró tényezőt szoftveres korrigálásokkal igyekeznek a gyártók kiküszöbölni, több-kevesebb sikerrel. A legújabb rendszereknél a kamera már szemmagasságban van, így a szemtől-szemben való beszélgetés illúziója is egyre tökéletesebb.

A videokonferencia vonzó technika a munkatársaknak

Ha már hátrányokról szóltunk, rögtön egy másodikat is említenünk kell: a videokonferencia zavarhat egyes embereket, mert ebben az esetben a beszélgetést rögzítik. Illetve több felkészülést igényel, mint egy telefonos konferencia, mert a kinézetünkkel is törődnünk kell, fel kell öltözni az alkalomhoz illően. Ám a rendszerek gyakoribb használatával, miután az emberek jobban megismerik és többet használják, ezek a szociális akadályok eltűnnek.
A videokonferencia rendszerek nem olcsók. Hogy pontosan mennyibe kerülnek, arról egyetlen megkérdezett gyártó sem kívánt nyilatkozni, nyilván a vásárló igényeihez igazítják az árat. Bedő Norbert, a videokonferencia berendezéseket gyártó Tandberg magyarországi képviselője szerint kis- és közepes vállalatok is sikerrel be tudják vezetni ezeket a rendszereket, hiszen az igényeket és a pénzügyi lehetőségeket figyelembe véve kínálnak termékeket. Becslése szerint egy hasonló rendszer átlagosan 12-15 hónap leforgása alatt meg is térül. Ám ha valaki maga szeretné kiszámítani, hogy megéri-e egy ilyen rendszerbe befektetni, annak a http://www.tandberg-business-advantage.com/ oldalon lévő kalkulátort ajánlja a képviselő.
Persze nemcsak a befektetés megtérülését kell nézni, hanem a rendszerek környezeti hatását is. Ugyanis a videokonferencia használatával rengeteg szükségtelen utazástól menekülnek meg az alkalmazottak. Aleksander Straunik, a BT kommunikációs igazgatója szerint cégükön belül éves szinten 338 ezer utazástól mentesülnek a kollégák a videokonferencia használatával. Ennek hatására éves szinten 54 ezer tonnányi szén-dioxiddal kevesebbet bocsátanak ki a légkörbe. Ugyancsak a BT saját számításai szerint, konferencia szolgáltatásainak használatával 1996 és 2006 között 60 százalékkal csökkentették a szén-dioxid-kibocsátást. A WWF számításai is biztatóak: becsléseik szerint, ha az EU 27 tagállamában az üzleti utaknak csupán a 20 százalékát videokonferenciával váltanák fel, akkor évente 22,3 millió tonnányival kevesebb szén-dioxid kerülne e levegőbe. Illetve ha az EU munkásainak fele egy utazást hangkonferenciával váltana ki évente, akkor is 2,2 millió tonna szén-dioxid-kibocsátásától mentesülne bolygónk.
A videokonferenciákról még további érdekes részleteket olvashat a techline.hu szakmai támogatásával készült Business IT Plusz 2010 című kiadványunkból, amelyet mindössze 995 forintért megvásárolhat az újságárusoknál, vagy megrendelhet itt.