A megoldás ezúttal nem valamilyen csodatabletta képében érkezik, amelytől titkárnőnknek hat feje és tizenkét keze nő, hanem egy egyszerű hívásmenedzselő rendszerként. Az „“egyszerű” pedig ebben az esetben kifejezetten előnyt jelent, ugyanis ez a hívásmenedzselő rendszer pont azt tudja (ha nem többet), mint bármely másik, azzal a különbséggel, hogy nincs szükség állandó kapcsolattartásra a rendszert kiépítő és felügyelő céggel, ugyanis a legapróbb részletekig mi magunk szabhatjuk testre az IVR felépítését, és ha módosítani akarunk valamit, azt is megtehetjük. Az egészhez nem kell más, mint internet- kapcsolat és egy webböngésző.

Virtualoso VoiceCenter
A T-Systems Virtualoso csomagjának hívásmenedzselő rendszere a Virtualoso VoiceCenter, amely hasonlóan a többi Virtualoso termékhez - ezek közül néhányat mi is bemutattunk már, a cikkek megtalálható a Kapcsolódó anyagok között - teljes egészében menedzselhető egy kényelmes, webes felületről.

Első ránézésre persze kicsit bonyolultnak tűnhet felépíteni a rendszert, de értelemszerűen nem kell rögtön nekiesni a szerkesztésnek. Érdemes előbb papíron felvázolni, hogy pontosan mire is van szükségünk, milyen menüpontokat szeretnénk, illetve kik azok, akiket a menüpontok végén majd el is érhetnek az ügyfelek. A jól átgondolt felépítés nagyon fontos, hiszen bizonyára mindenki futott már bele olyan automata hívásfogadó rendszerbe, amelyben képtelenség volt kiigazodni. Ráadásul számtalan esetben életünk végéig hallgathatjuk az automatát, ráadásul végighallgathatunk ötven reklámszöveget. Nem éppen üdítő élmény!

Ennek ellenére egy jól átgondolt menüvel megkönnyíthetjük munkatársaink és ügyfeleink dolgát egyaránt. A titkárságon nem kapnak idegösszeomlást a bejövő hívások tömkelegétől, az ügyfél pedig vagy megtalálja a választ kérdéseire közvetlenül az automata rendszerben, vagy ha nem, automatikusan kapcsolhatjuk neki valamelyik helyi vagy éppen úton lévő kollégát. Utóbbiból részben következik is: a Virtualoso VoiceCenter vezetékes és mobilhálózatban egyaránt használható, ráadásul nemcsak az átirányítás mehet mobilhálózatba, hanem magát az IVR szolgáltatást is kérhetjük mobilszámmal.

Minden, ami szükséges
A Virtualoso VoiceCenter rendelkezik mindennel, amit egy IVR rendszertől elvárhatunk. A segítségével megoldhatjuk az ügyfél várakoztatását (természetesen zenei aláfestéssel, ha úgy kívánjuk), a hívássorolást, a beszélgetések rögzítését (jól jön, ha problémás esettel van dolgunk), és persze az információk automatikus közlését (nyitvatartási idő, elérhetőségek, általános kérdésekre azonnali válaszok stb.). Igaz is, munkaidő. A VoiceCenterben külön menürendszert építhetünk fel a munkaidőben érkező hívásokhoz és a munkaidőn kívüli megkeresésekhez, ami sok esetben praktikus lehet.
Bejövő hívásainkról statisztikát is kapunk, ezt szintén a webes felületről érhetjük el.

A VoiceCenter felületének használata viszonylag gyorsan elsajátítható. A menürendszert átlátható fastruktúrában szerkeszthetjük. A hanganyagokat tetszőleges programban vehetjük fel (mp3, wav vagy vox formátum szükséges), majd feltölthetjük őket a szerverre. A kiválasztásuk egy menüpont készítésekor ezután már gyerekjáték a legördülő listából. Mellesleg beszédgenerátor is van, vagyis a beírt szövegből a rendszer is képes hangfájlt készíteni, kicsit sci-fibe illő kiejtéssel, de ékes magyarsággal, kellemes, női hangon.
Egy-egy menüpontnál meghatározhatunk bevezető szöveget, maximális várakoztatási időt, várakozás alatti zene- és szövegfájlt (egyszerre mindkettőt akár), maximális kicsöngési időt, illetve megadhatjuk, mi történjen, ha nem vették fel (akár visszahívás-kérésre is van lehetőség).
A hívásstatisztikát, a rögzített beszélgetéseket szintén kényelmesen elérjük a webes felületről.

Mivel kényelmesen módosítható, így akkor frissítjük, amikor csak kedvünk tartja, ráadásul ehhez nem kell igénybe venni külső segítséget. Amúgy a rendszer használatához sem kell informatikai végzettség, maximum egy kis logika, hogy átlássuk, mit hol adtunk meg.
Van vészeseti hívásátirányítás is, így ha a telephelyünk valamiért éppen nem elérhető, a bejövő hívások automatikusan egy másik, általunk megadott számra érkezhetnek.
A Virtualoso VoiceCenterrel tehát egy kényelmesen menedzselhető IVR szolgáltatáshoz juthatunk, anélkül, hogy emiatt saját IVR rendszerbe kellene beruháznunk. A rendszerről részletes leírást és árakat itt találnak olvasóink.