Nem is olyan régen mutattuk be a T-Mobile tömeges SMS küldési szolgáltatását, amely többek között a cégek marketingeseinek, illetve az ügyfélkapcsolattal foglalkozóknak könnyítheti meg a dolgát. Ezúttal azoknak mutatunk praktikus megoldást, akik az országot járva sem szeretnének kimaradni cégük vérkeringéséből.

Virtualoso Meeting
Lássuk be, a legfontosabb egyeztetni valókról az ember általában nem tud egy-két héttel előre, így a sok vidékre járó munkatárssal dolgozó cégek esetében a hetekkel előre egyeztetett időpontokban csak a cég általános stratégiájával, működésével kapcsolatos dolgokat lehet megvitatni. Ettől még másnap, amikor már megint mindenki úton van, „beüthet a krach”. Ha ilyenkor újra össze kell hívni egy adott helyszínen az értekezletet, a résztvevők számára ez komoly megterhelés, mind az időt, mind az anyagiakat tekintve. Nem igazán segíti a hatékonyságot a dolog, viszont ha valamit egyeztetni kell, nincs mese, újra össze kell ülni mindenkinek. Vagy mégsem?

Virtuális tárgyaló
Nos, a fentebb vázolt eset mindössze egyetlen példa arra, mikor jöhet jól az úgynevezett virtuális tárgyaló használata. Manapság amúgy is divat mindent virtuálisan csinálni, miért pont a megbeszéléseknél ragaszkodnánk a hagyományos, „megbeszélt időpontban, megbeszélt helyen“ történő összeüléshez?

Csak egy böngésző kell hozzá

Nem túl meglepő módon, a T-Systemsnek erre is van kész megoldása, amelyet a korábban említett tömeges SMS szolgáltatáshoz hasonlóan a „Virtualoso” név fémjelez, csak ezúttal a végén a Meeting szót találjuk. Segítségével pillanatok alatt kezdeményezhetünk telefonkonferenciát munkatársainkkal, így jóval gyorsabban és kényelmesebben juthatunk döntésre egy sürgős kérdésben, mintha e-maileket küldözgetnénk, vagy megpróbálnánk adott időpontban mindenkit egy helyre „csődíteni”. Extraként, ha éppen gép előtt ülünk, a telefonos beszélgetést is nyomon követhetjük az interneten, így láthatjuk, hogy éppen ki beszél, ami megkönnyíti a kiigazodást a beszélgetés menetében.

Egyszerűen átlátható felület

A Virtualoso Meeting ennél azért többre is képes. Ha számítógép elé ülve kezdeményezünk virtuális konferenciát munkatársainkkal, megoszthatjuk képernyőnk tartalmát a részvevőkkel (ehhez akár egy böngésző is elegendő, nem kell telepíteni semmiféle extra szoftvert a részt vevő gépekre, vagy állítgatni a tűzfalakat). Így a közös anyagokon is kényelmesen dolgozhatunk együtt (akár az egér és a billentyűzet vezérlése is átadható). Ha még webkamerával is rendelkezünk,amegbeszélés már szinte olyan lesz, mintha összeült volna a csapat, hiszen nem csak hallhatják, hanem láthatják is egymást.
A dolog érdekessége, hogy extrém esetben akár 25 fős konferenciákat is szervezhetünk ily módon, ami tovább bővíti a felhasználási lehetőségeink számát.

Meglepően egyszerű használat
A rendszer használata meglepően egyszerű, mindössze egy böngészőre van hozzá szükség, mindent a webes felületen állíthatunk be. Nem különösebben lesz gondja vele annak sem, aki most kerül szembe először ilyen rendszerrel.

Csak néhány beállítás és indulhat a konferencia

Ahogy az a képernyőképeken is látszik, egy letisztult, könnyen átlátható felületen kell dolgoznunk. A programban időzített meetingeket definiálhatunk, a naptárban pedig nyomon követhetjük, hogy korábban mikor, kivel tartottunk értekezletet. Az automatikus meetingek esetében az érintettek értesítését a megadott időpontban automatikusan intézi a rendszer. A konferencia szervezése néhány lépés. Először is ki kell választanunk, hogy mely telefonhálózatban szeretnénk konferenciázni(mobil vagy vezetékes), majd azt, hogy szükségünk lesz-e képernyőmegosztásra, vagy lebonyolítunk mindent telefonon. Ezután már csak azt kell eldöntenünk, hogy azonnal vagy egy későbbi időpontban kívánjuk-e megszervezni a találkozót, és ennek megfelelően kitölteni a részletes adatlapot a böngészőben. Itt megválaszthatjuk, hogy a résztvevők egyenként telefonáljanak-e be a konferenciába, vagy mi hívjuk fel őket automatikusan.
A konferencia rögzíthető is, így később a felvett hanganyag alapján rekonstruálható a megbeszélés. Ha elakadunk a rendszer használatában, a T-Systems 24 órás szakértői támogatással áll a rendelkezésünkre.
A munka gyorsítása végett a névjegyek tárolása mellett akár névjegycsoportokat is létrehozhatunk, így a későbbiekben még gyorsabban toborozhatjuk a résztvevőket virtuális tárgyalásainkra.

Mindent egybevetve, a Virtualoso Meeting egy meglehetősen összetett folyamatot képes viszonylag kényelmesen kivitelezhetővé tenni.
A távtárgyalás elsőre ugyan szokatlan lehet, de mivel sok szempontból praktikus, előbb-utóbb valószínűleg mindenki megszereti, különösen ha sikerült olyan moderátort választani a csapatból, aki a technikai részleteket is átlátja (de ehhez tényleg csak minimális számítástechnikai ismeret kell, és némi gyakorlat a böngészők és weboldalak használatában). A hangminőségre nekünk nem volt panaszunk, ugyanis a webes szervezés ellenére a beszélgetés nem interneten keresztül zajlik, mivel a résztvevők a normál vezetékes vagy mobil hálózatban kerülnek összekapcsolásra.
Aki úgy érzi, tudná hasznosítani ezt a szolgáltatást cége működésének hatékonyabbá tételére, nem kell kockáztatnia, a T-Systems ugyanis – korlátozott, ingyenes –  próbalehetőséget is biztosít a rendszerhez, mégpedig itt.
Ha valaki elakadna az ismerkedés folyamán, a Virtualoso Meeting GYIK oldalán számos kérdésére választ találhat.