A gazdasági recesszió és a vállalatvezetők ama igyekezete, hogy csökkentsék a költségeket, és még többet facsarjanak ki a cégeikből, egyedüli lehetőséget kínál az informatikai vezetőknek arra, hogy a vállalat versenyképességének növelése céljából átszervezzék az általuk irányított IT-részlegeket, egyszersmind növeljék az IT teljesítményét és értékét, javítsák a vállalati működés hatékonyságát.
Íme a hét legfontosabb lehetőség az IT-részlegek teljesítményének növelésére.

1. Koncentrálni kell arra, hogy mi a vállalat elvárása az IT-től
Mi az IT csoport szerepe abban, hogy a vállalat elérje a maga elé tűzött célt? Ez nem is olyan nyilvánvaló, mint gondolnánk. Mikor gondolkodtunk el utoljára komolyan az üzleti terven, valamint azon, hogy miként járul hozzá az IT a vállalkozás céljának valóra váltásához? Ez persze nem az éves terv és költségvetés elkészítésére vonatkozik, inkább annak megvitatására, hogy mikor és hol kell többet vagy kevesebbet költeni az IT-re, és miként befolyásolja ez a döntés a költségeket, a bevételeket és a profitot.

Az informatikai vezetők végső célja, hogy megfelelő mélységben megértsék a vállalat működését, így hasznos ajánlásokat tehetnek a többi részlegvezetőnek arra vonatkozóan, hogy miként segítheti az IT az üzleti célok elérését. Szánjunk időt a partnereinkre, és a tőlük kapott információkra, majd vitassuk meg, hogy mit várhatunk el az IT-től. Valóban csökkenti a költségeket az IT, és pénzt takarít meg kezdeményezéseik megvalósítására? Mindnyájan átfogóan megértettük-e, miként segíti az IT a munkájukat a cégen belül?

2. Osszuk meg figyelmünket az IT és az üzleti működés között
A technológia olyan a mai üzleti környezetben, mint a tét az asztalon egy kártyajátékban. Az informatikai vezető stratégiai értéke attól függ, hogy milyen mértékben képes felismerni és megfogalmazni a technológia szerepét az üzlet előre mozdításában és a fejlődést szolgáló kezdeményezések megsegítésében. Ehhez vezető szerepet kell vállalnia az üzleti működés minden területén, nemcsak egy-egy projekt technikai lebonyolításában. Sok IT szervezet rengeteg időt pazarol el, amíg arra vár, hogy mindenféle „üzleti követelményeket” fogalmazzanak meg számára, ahelyett, hogy megpróbálná kiokoskodni, miként használható fel a technológia értékteremtésre. Az informatikai vezetőknek és IT részlegeknek fel kell ismerniük, hogy nemcsak a technológiai teljesítményért, hanem az üzleti teljesítményért is felelnek.

Nincs jobb módja annak, hogy az üzlet igényeire fókuszáljunk, mint megérteni azt, hogyan működik az üzlet, és hogyan használja az információtechnológiát. Sok IT menedzser és informatikai vezető nincsen kellően informálva az üzlet működéséről. Gyakran még azok sem fordítanak kellő figyelmet az üzleti tevékenység aktuális állapotára, akik amúgy jó kapcsolatban vannak más üzleti döntéshozókkal. 

3. Nyirbáljuk meg a projekt- és szolgáltatási portfoliónkat
Itt a nagy alkalom, hogy megnyirbáljuk projekt- és szolgáltatási portfoliónkat. Összpontosítsunk azokra a tevékenységekre, amelyek azonnali, konkrét haszonnal kecsegtetnek, és helyezzük a hangsúlyt azokra a projektekre, amelyek rövid idő alatt valós, mérhető megtakarításokhoz vezetnek. Lehet ugyan, hogy fájdalmas döntésnek tűnik egy-egy stratégiai projekt leállítása, és utóbb többe kerül majd újraindításuk, mégis érdemes leállítani minden olyan projektet, amely lényegileg nem javítja a vállalat egészségi állapotát.
Legyünk felkészülve arra, hogy még rövidebbre vágjuk vissza a költségeket, mint eredetileg gondoltuk volna. Jobb agresszívnak lenni az elején, és utóbb engedélyezni egyes költségeket, mint több körben megismételni a lefaragásokat. Ez a „gyakorlat” segít majd abban, hogy felismerjük, melyek az üzleti működés kritikus elemei, és melyek azok, amelyek valójában feleslegesek.

4. Fogjuk szorosabban a viszonteladókat!
Amint egyre több IT funkciót szervezünk ki a cégből, megnő a viszonteladók menedzselésének jelentősége is. A valóság az, hogy a viszonteladók vélhetően jobban menedzselnek minket, mint mi őket. Vajon kedvenc vendorunk minden elhajít a kezéből, amikor válaszolnia kell egy hívásunkra vagy kérdésünkre? Ha soha nem mond nemet, vagy nem utasítja vissza valamelyik kérésünket, az annak a jele, hogy nincs kellően tisztázva, milyen kötelezettségei vannak, illetve túl sokat fizetünk neki. Nagyon óvatosnak kell lennünk, ha a viszonteladónk betű szerint értelmez egy szerződést, és a legkisebb kérésért is benyújtja a számlát.
A sikeres kapcsolat ugyanannyi időt és figyelmet igényel, mint amennyit a hasonló szolgáltatások menedzselése a cégen belül, azaz nem lehet egy „el a kezekkel” kapcsolat. Kezeljük úgy a voszinteladói szerződéseket, mint a belső projekteket és szolgáltatásokat. Ha nem sikerül mérhető üzleti értéket kinyerni a vendorok által kínált szolgáltatásokból, ne fizessünk többet ezekért!

5. Növeljük az IT-csapat képzettségét
Az IT-részlegek gyakorta elhanyagolják alkalmazottaik továbbképzését. Az IT-tevékenységek bonyolultságának növekedésével kritikussá válik megtalálni az egyensúlyt a technikai tudás, az üzleti tudás és az „emberi” tudás között. Kritikusan fel kell mérni a csapat teljesítményét, és meg kell határozni, ki hogyan teljesít. Teljesítménynövelő tervet kell kidolgozni azoknak az alkalmazottaknak, akik nem teljesítik a vállalat elvárásait, és mérlegelni kell, kapjanak-e lehetőséget teljesítményük javítására. Ha nem, meg kell válni tőlük.

6. Éljünk a vezetői hatalommal!
A legtöbb cégnél senki nincs jobb pozícióban, mint az informatikai vezető, hogy keresztül vigye a vállalat érdekeinek megfelelő változtatásokat. Remekül átlátható a terep, és a változtatáshoz szükséges eszközök – adatok, technológiák, folyamattervezői tapasztalatok – garmadája áll rendelkezésre. Ha jól látjuk el a feladatunkat, vélhetően sokoldalú kapcsolataink vannak más részlegvezetőkkel, és üzleti javaslataink inkább kiegészítik, mint versenyeznek az ő elképzeléseikkel. 

7. Eladni, eladni, eladni
Az IT haszna a vállalat számára nem mindig nyilvánvaló a többi vezető számára. Az informatikai vezető(k) feladata meggyőzni őket arról, hogy mit tehet, és mit kell tennie az IT-nek. A marketing felkelti és alakítja az igényeket, a kereskedelem pedig kielégíti azokat. Ha nem fordítunk kellő figyelmet erre a területre, ne csodálkozzunk, ha a többi vezető félreérti az IT funkcióját a cégen belül.
Sok IT-csoport sajnos úgy tesz, mint akinek rengeteg dolga van, és nem tud több feladatot vállalni. Ez igaz lehet ugyan, de így nem lehet bebizonyítani az IT értékét a vállalatnál. A jó IT-irányítás úgy működik, hogy segít a vállalatvezetőknek megérteni és mérlegelni a különféle alternatívák között.
Az IT hatékonyságának növelése jóval többet jelent a költségek egyszerű csökkentésénél. Ha rosszul csináljuk, a költségek lefaragása árthat mind az IT-csoportnak, mind a vállalatnak, és a hatásait igen nehéz csillapítani, még kedvezőbb gazdasági környezetben is. Hogy a legtöbbet hozzuk ki az IT-ből, fókuszáljunk a megfelelő kezdeményezésekre és a megfelelő csapatra, illetve vendorokra, továbbá kommunikáljunk hatékonyabban a partnereinkkel.