A munkaadókhoz, vagy személyzeti tanácsadó cégekhez beömlő önéletrajzok legtöbbjével az a baj, hogy uniformizáltságuk miatt nem alkalmasak a finom szűrések elvégzésére. Ezért sokat segíthet a jelentkező önmagán és a személyzeti szakembereken is egy jó bemutatkozó levéllel. A munkaadó természetesen azt szeretné, ha olyan embereket hívna be a szóbeli meghallgatásra, akik valóban megfelelnek az alkalmazási feltételeknek, a munkát kereső pedig szeretné felhívni magára a figyelmet, s ha lehet pályázatával maradandó emlékeket hagyni maga után. A bemutatkozó levélnek mindkét cél elérésében jelentős szerepe lehet.

Egy versenypiac szereplőinek alapvető érdekük, hogy megkülönböztessék magukat a többiektől. Mivel pedig a bemutatkozó levél a legtöbb esetben az első érintkezési pont a munkaadóval, alapvetően fontos is. Mivel a személyzetisek egy-egy bemutatkozó anyagnak alapállásban legfeljebb perceket szánnak, kimondhatatlanul fontos, hogy sikerüljön felkelteni az érdeklődésüket, netán arra késztetni őket, hogy olvassák végig a bemutatkozást. A kísérőlevél ezért nem lehet unalmas, nem szabad benne nehezen kibogozható körmondatokat használni. Nem szabad terjengős leírásokba bonyolódni, s hosszú bekezdésekkel elvenni az olvasó kedvét a tartalom megértésétől. Sőt az a jó, ha legfeljebb egy oldalon egyszerű, pergő rövid mondatok fejtik ki a levél üzenetét. Ha ugyanis nem sikerül a figyelem szintjét feltornászni, akkor maradandó emlékeket sem lehet kialakítani azokban az emberekben, akik a pályázatról, de legalább is annak továbbításáról döntenek.

A bemutatkozó levél megírása előtt az alábbi kérdéseket mindenképpen érdemes feltenni:

1. Miért írom ezt a levelet?

2. Miért is érdeklődnének utánam?

3. Milyen akciót tervezek azután, hogy elküldtem a levelet? Például tíz napon belül felhívom őket, ahelyett, hogy várnám a jelentkezésüket.

A levél tükrözze a személyiséged! A bemutatkozó levél nem csak azért érdekes a munkaadó számára, mert releváns információkat tudhat meg egy potenciális alkalmazottról, hanem azért is, mert kibontakozhat belőle a jelölt személyiségképe. Ezért nem érdemes olyan levelet küldeni, amely a személyiséget illetően megtévesztő, ugyanis nehéz lesz később az így kialakított képnek megfelelni.

Másokkal dicsértesd magad! A bemutatkozó levélben érdemes megadni néhány olyan tekintélyes ember elérhetőségét, akik referenciákkal szolgálhatnak a levélíróról. Ha felhívják őket, s például azt mondják: Ó igen, ő volt a leghatékonyabb kereskedő, akivel dolgoztam. Persze, jól ismerem, jó pár nehéz helyzetet oldott meg kitűnő tárgyalóképességével. Nem vitás, hogy hatékony, ugyanakkor közvetlen vezetőnek ismertük mindannyian.

Fektess energiát a levélbe! A munkaadó azért alkalmaz embereket, mert arra számít, hogy ezek megoldják valamilyen problémáját. Ezért érdemes feltérképezni a potenciális munkaadókat, s a bemutatkozó levelet gyakorlatilag testre szabni, s hangsúlyozni azokat a levélírót jellemző tulajdonságokat, amelyek alátámasztják, hogy érdemes őt alkalmazni. Ha a munkaadó azt látja, hogy a jelentkező nem csak egy formalevelet küldött (mondjuk úgy, bepróbálkozott), az elismerést vált ki, s biztosan segít a levélírót megkülönböztetni a többi jelentkezőtől. Mi több eleve a szorgalom, a megbízhatóság, s a megoldó készség kapcsolódik a nevéhez.

Ne beszélj a pénzről! Van, aki úgy gondolja, hogy az a becsületes dolog, ha megmondja, hogy mennyiért hajlandó elvállalni bizonyos munkákat. Ez akkor így lehet, ha a munkaadó tesz ajánlatot. Fordítva viszont nem hasznos a pénzről beszélni, ami túlzott agresszivitást sejtet. S ami még rosszabb, a pénzel, s nem a feladattal való azonosulást involválja.

Vállald fel a kiszámítható kockázatot! A levélben olyan személyiségelemeket, tulajdonságokat, tapasztalatokat is érdemes felvillantani, amelyek megítélése nem feltétlenül pozitív, de ha igen, az nagy előnnyel járhat. Például: Hobbi zenészként rock zenekarommal számos koncert van mögöttem, amiben nem az a legjobb, hogy lámpaláz nélkül lépek fel előadóként nagy hallgatóság előtt is, hanem, hogy azoknak az embereknek számos viselkedésmintáját figyelhettem meg az évek során, akik a cég közvetlen célcsoportját alkotják.

Más esetben a legfontosabb mondanivalónkat érdemes kihagyni a törzsszövegből, s az utóiratban közölni azt, mert a PS megjegyzéseket szinte kivétel nélkül mindenki elolvassa. A kivételeket azok jelentik, akik nem kíváncsiak az utóiratokra.

Teszteld a leveled hatásosságát! Az ember mindig tévedhet. Különösen akkor, ha egy írásának pszichológiai hatásait kell saját magának megítélnie. Így érdemes a végső kontrollt másokra bízni. Például néhány megbízható ismerősre, akik beszámolhatnak róla, hogy a levél milyen benyomást tett rájuk. Ha úgy látják: hatásos, egyedi, bizalmat ébresztő, akkor érdemes elküldeni. Aztán, ha az előre elhatározott időpontig nem érkezik rá reakció, érdemes érdeklődni, hogy mi lett a levél sorsa, s milyen folytatás van kilátásban?