A köszönőlevél kritikus eleme az álláskeresésnek. Az utóbbi időben (elsősorban az internet elterjedésének köszönhetően egyszerűvé vált írásbeli kommunikációnak) a kísérőlevél elmulasztása gyakran egyet jelent az állásról való lemondással. Pedig a levélben semmi különösnek, az interjúhoz képest semmi világrengetőnek nem kell lennie. A feladata csak annyi, hogy megerősítse azt a benyomást, amit a személyes találkozás során sikerült gyakorolni.

A levélnek tartalmaznia kell a beszélgetés legfontosabb pontjait, s – a találkozón elhangzottak ismeretében – annak rövid hangsúlyozását, hogy a levélíró miért tudná jól ellátni a szóban forgó munkakört. Ugyancsak fontos annak kifejtése, hogy sikerült megérteni a vállalat, és ezen belül a munkát kínáló részleg céljait és működési körülményeit. A jól megszerkesztett levél hiánya kifejezetten rontja annak esélyeit, hogy egy állást meg lehessen szerezni, azokhoz mérten, akik utólag is felhívják magukra a figyelmet. A köszönőlevél a már említett előnyök mellett az érintettek számára bemutathatóvá teszi a jelentkező kommunikációs és a kapcsolatépítő képességét is. De a legjobb levél is csak akkor ér valamit, ha időben elküldik, amire legfeljebb három nap van.

Mi legyen a levélben?

Az első bekezdés mindenképpen a köszöneté. Valahogy így: „Nagyon köszönöm az időt, amelyet velem töltött múlt pénteki találkozásunkkor. Úgy vélem, hogy beszélgetésünk informatív, és számomra feltétlenül hasznos volt.”

Mivel nem csak a vállalatok személyzeti munkatársai, hanem a nekik dolgozó fejvadászok is hajlamosak azonosulni a megbízójukkal, így érdemes (persze, ha a beszélgetésből ez derült ki) pár erre reflektáló fordulatot is beiktatni egy új bekezdésben. Például így: „Különösen értékesek voltak azok az információk, amelyek az Önök társaságáról juttattak több ismerethez, s lehetőséget kaptam, hogy belepillantsak a cég működésébe és izgalmas növekedési terveibe.” Ezzel a bekezdéssel nyomatékosítani lehet, hogy a jelölt megértette a vállalat céljait, amelyekért alkalmasint majd dolgoznia kell.

A következő bekezdésben a hallottakra, látottakra utalva feltétlenül hasznos féltucatnyi példával illusztrálva bemutatni, hogy a meghirdetett pozíció miért felel meg a jelölt képességeinek, tapasztalatinak.

A következő bekezdésben (hiszen a levél nem nyújtható túl hosszúra) ismét, de ezúttal már összegzően hangsúlyozni kell az adott állásra való alkalmasság okait, s ki kell fejezni, hogy érdeklődve várakozik a következő, nyilván további információkkal szolgáló beszélgetésre, vagy a céghez való csatlakozásra.

Tilos azonban túlhangsúlyozni az adott cég iránti túlzott érdeklődést. Ez ugyanis az alkupozíció rontását jelenti. Ha az alkalmazó úgy érzi, hogy „ezt a halat már megfogta”, akkor lehet, hogy alacsonyabb pozíciót vagy rosszabb jövedelmi csomagot kínál.

A levél végén érdemes még egy bekezdést annak szentelni, hogy mi volt az a fontos motívum, ami arra indította a jelöltet, hogy megpályázza az adott állást. Illetve itt lehet már pár személyesebb szót is ejteni, amelyek segítenek megerősíteni a beszélgetőpartner emlékezetében hagyott nyomokat.

A levelet a helyzettől függően akár több embernek is el kell küldeni, akik szerepet játszhatnak a pozíció feletti döntésben. Azaz a fejvadász, a személyzetis, az adott részleg vezetője, esetleg valamelyik magasabb rangú (ha van ilyen) vezető is a címzettek közé kerülhet. El kell kerülni azonban az egyen levelek küldését, azaz minden egyes levelet át kell fogalmazni, s megfelelő személyes elemekkel kell kiegészíteni.

E-mail vagy postai levél?

Manapság praktikusabb e-mailt küldeni, mert az elektronikus leveleket könnyebb kezelni, tárolni, másokkal megosztani. Ugyanakkor a széles kapcsolatrendszert működtető vállalati szakemberek rengeteg e-mailt kapnak minden nap, így azok között időnként elsikkadhat egy-egy üzenet. (Például ezért is érdemes több embernek üzenetet küldeni.) A hagyományos levél egyre szokatlanabb. Ugyanakkor megkülönböztetett figyelmet, tiszteletet, sőt igényességet is jelez. Hogy melyiket érdemes választani, arról a jelöltnek mindig az adott körülmények függvényében kell döntenie.