Jonathan Rosenberg, a Google alelnöke azon kevesek közé tartozik, akik a világ egyik vezető vállalatának élén állva is rendben tudják tartani a levelesládájukat. A minap megosztott néhány hasznos tippet arról, hogyan csinálja. Az írásban az a meglepetés, hogy sok meglepetés nincs benne: a postafiókot csak szorgos munkával lehet jó karban tartani.

Rosenberg szerint az a legfontosabb, hogy az arra érdemes leveleket azonnal válaszolja meg a vezető, függetlenül attól, hogy ki a feladó. Nem feltétlenül kell regényt írni, adott esetben elég az „OK” vagy egy„Megkaptam” is, de a gyors válaszolást ne tartogassák a fontosnak vélt körnek.

„Időpocséklás a legfontosabb megválaszolásra váró leveleket kiválasztani, és szintén elvesztegetett idő a leveleket újraolvasni” – írja a Google alelnöke. Ezért ő a kapott levelekbe csak beleolvas, és azonnal dönt arról, hogy törli, nem olvassa tovább (de nem törli), vagy végigolvassa az üzenetet, de a legfontosabb célja az, hogy gyorsan döntsön a törlés vagy a cselekvés között.

Rosenberg a legutóbb beérkezett leveleket olvassa először, vagyis nem időrendben böngészi át a postafiókját. A régebben érkezett levelekben felvetett problémák ugyanis gyakran időközben megoldódtak, és így már nem kell foglalkozni velük.

Azt is tanácsolja, hogy a leveleket minél gyakrabban ossza meg (forwardolja) a vezető, vagyis a fontosnak vélt információkat lehetőleg azonnal, rosszabb esetben a munkanap végén továbbítsa azoknak, akiket érint. A bcc funkció használatát (amikor a címzett nem látja, hogy másnak is elküldték a levelet) egyáltalán nem pártolja. Szerinte ennek csak akkor lehet értelme, ha egy címzettet meg akarnak kímélni attól, hogy egy potenciálisan nagyon hosszúra nyúló szövevényes, és számára nem releváns levelezésbe keveredjen bele, de ebben az esetben is mindenki tudtára kell hozni, hogy mások is vannak a címzettek között.

Rosenberg szerint nincs értelme levélben ordítozni, akkor sem, ha indokolt lenne. A konfliktust érdemes a személyes találkozás alkalmával kibeszélni, mert szemtől-szemben sokkal kevésbé viselkedik meggondolatlanul az ember, és ezzel kevesebb hidat éget fel maga körül.

Ha egy levélre adott válasz várhatóan újabb feladatokat generál, akkor a vezetőnek érdemes saját magát is címzettként felvenni a levélre, és ellátni egy „nyomon követés” címkével. Így később könnyen vissza lehet keresni azokat a maileket, amelyek a feladatokat, le nem zárt ügyeket tartalmazzák. „Amikor valakit egy korábban kiadott feladatra kell emlékeztetnem, mindig az eredeti e-mailt küldöm el újra, nem magyarázom el neki az egészet újból, csak rákérdezek, hogy: ezzel mi van?” – írja Rosenberg.

A Google alelnöke szerint az egyszerűségre kell törekedni a levelekben, mert az e-mailek általában tele vannak időpocsékló részletekkel, amelyeket a címzettek úgyis átugranak. A rövidebb, de konkrétabb levelek írása ugyan nehezebb, időigényesebb munka, de megéri az erőfeszítést. Rosenberg végül azt is melegen ajánlja, hogy a vezető gondoljon saját magára, amikor a postaládát karbantartja. Az olyan leveleket, amelyeket később fel kell még használni, saját magának is küldje el, és írja bele azokat a kulcsszavakat, amelyekkel majd könnyen rátalál. Levélírás közben egyszerűen tegye fel a kérdést magának: milyen szavakkal kezdené a keresést, és írja bele azokat.

Ha szeretne további hasznos híreket olvasni, hírlevelünkre feliratkozva megteheti!