A nyomtatókat forgalmazó cégek körében terjed egy szólás-mondás, amely szerint akkor lesz papírmentes az iroda, amikor az a bizonyos mellékhelyiség is papírmentessé válik. A viccet félretéve, az mindenképp látszik, hogy teljesen papír nélküli irodát kialakítani rendkívül nehéz. Minden végletre találni példát: az egyik oldalon mindent elektronikusan próbálnak megoldani, ezért a beérkező papíralapú dokumentumok először egy szkennerhez kerülnek, majd digitalizálásuk után az egész irodai folyamatot elektronikusan szenvedik át. A másik oldalon pedig az amúgy igencsak drága és trendi laptoppal rendelkező vezetőnek minden reggel e-mail halmazokat nyomtat ki a titkárnője, mert a főnök ragaszkodik a hagyományos papírdokumentumokhoz.

Takarékosság vagy környezetvédelem?
A vállalatoknál két célja lehet annak, hogy a papírmentes iroda kialakításának gondolatával foglalkoznak. Prózai okokból pénzt szeretnének spórolni, kevesebbet nyomtatni, felpörgetni a lassú papíralapú folyamatokat. Magasztosabb elgondolásokból a környezetet kívánják védeni a kevesebb, illetve átgondoltabb papírfogyasztással, így a kevesebb papírhasználatot kitűző célok a zöld stratégia részei. Ezen vállalatok túlbuzgó alkalmazottai teszik a mindenki számára oly közismert „Mielőtt kinyomtatná ezt az e-mailt, gondoljon a környezetvédelemre!" feliratú mellékletet levelük végére. Azért túlbuzgó, mert ha valaki venné a fáradságot és kiszámítaná, hogy mennyi többlet sávszélességet, internetes kapacitást és a szerverek további működését igényli, hogy még egy 100 kb-os kép csatolmányt teszünk elektronikus levelünkhöz, akkor biztos kiderülne, hogy egy év alatt legalább egy tisztásnyi fát ölnek ki ezzel.

Újszerű iroda
Ha már egy cég új irodát épít, akkor igyekszik azt úgy kialakítani, hogy a meglévő informatikai infrastruktúrát kihasználva, minél kevesebbet költsenek annak üzemeltetésére. Így van ez például a nemrég birtokba vett új Pannon székház esetében is: Törökbálinton nemcsak közelebb vannak a természethez, hanem igyekeznek kevesebb papírt is fogyasztani. Anders Jensen vezérigazgató szerint például a belső kommunikációban ösztönzik az elektronikus dokumentumkezelést a papírra történő nyomtatás helyett,  legyen az egy e-mail vagy egy normál Word dokumentum. A papírdokumentumokat beszkennelik, majd a papírt mihamarabb újrafelhasználásra küldik. Ezenfelül a belső döntéshozatali folyamatokat is igyekeznek papírmentesíteni, így például a vezetők aláírás helyett elektronikus dokumentumkezelési  rendszerben adhatják meg jóváhagyásukat. Azért a telefonszámlát még egy ideig papíron kapják meg, noha azt kifizetni már elektronikusan is lehet.

Nemcsak itthon, még külföldön is nehéz olyan vállalatra példát találni, ahol teljes egészében megszüntették a papír használatát. Jim Murphy, az AMR Research Inc. elemző cég kutatási igazgatója szerint a nagyobb vállalatok zöld stratégiájuk keretein belül igyekeznek csökkenteni a papírhasználatot, de senki sem mer teljesen papírmentes irodát működtetni.

Egyik példa az OCM Manufacturing Inc. nevű vállalat, ahol öt éve álltak át elektronikus iratkezelési rendszerre. A cégnél szinte minden elektronikus változatban létezik, legyen az számla, utasítás, megrendelés. Minden papíralapú dokumentumot beszkennelnek és elmentenek, majd, ha szükség van rá, az elektronikus változatot keresik ki. „A papír használata valóban lecsökkent, de nem tűnt el teljesen a cégből – mondja George Henning, a cég igazgatója –, hiszen ha körbenézünk az irodában, mindenhol látni papírokat." A táblára az alkalmazottak papíron függesztik ki a híreiket, a szállítóktól is érkeznek papírdokumentumok, és számos könyv meg tankönyv található még mindig hagyományos formátumban. Külső ügyfeleik is kérnek tőlük papíralapú iratokat, és ilyenkor nincs mit tegyenek, a régi, jól bevált adathordozóhoz folyamodnak.

 Felhalmozott papírcsomók
„A papírmentes iroda mítosz" – véli George Goodall, az InfoTech Research Group vezető kutatója. A raktárakból ugyan eltünedezik a dobozokban tárolt papírrengeteg, ám az íróasztalokon még mindig felhalmozott papírcsomókat találni. A technológia fejlődése ellenére a papír hosszú ideig mindennapi életünk részese marad. Rengeteg nyilvánvaló előnye van: egy halomba rakhatjuk, mozgathatjuk őket, firkálhatunk rájuk egy ceruzával. A digitális eszközök nehezen helyettesítik.

Az OCM Manufacturing igazgatója, George Henning is egyetért ezzel a véleménnyel, hiszen tudja, vannak olyan alkalmazottak, akik szeretik kinyomtatni és kipipálni az elvégzett feladatokat, illetve azokat a fiókban tárolni arra az esetre, ha történne valami a számítógéppel. Oktatni kell őket, nyilvánvalóvá kell tenni számukra, hogy számítógépes adataikról mentések készülnek, amelyeket könnyen elő lehet venni hiba esetén.

Takarékosság
Az Amerikai Egyesült Államokban a törvényi változások is segítik a papír használatának csökkentését, hiszen már nem kötelező papíralapon tárolni a dokumentumokat, a bíróságok, a hatóságok is elfogadják a dokumentum elektronikus változatát. A közigazgatásban, az elektronikus ügyintézés terjedésével, Magyarországon is csökken a papírdokumentumok száma. A legutóbbi fejlemény ezen a téren, hogy idén május elsejétől a cégek számviteli törvény szerinti beszámolóit a kormányzati portálon keresztül elektronikusan kell leadni.

A papírok irodai ügymenetből való kiiktatása nemcsak a környezetnek tesz jót, hanem pénzt is lehet vele spórolni, hiszen nem kell raktárakat bérelni a papíralapú dokumentumok tárolásához. Ez komoly pénzügyi előnyt is jelent. Az igazán papírmentes iroda ideje azonban csak akkor jön el, amikor minden dokumentum elektronikusan születik meg, és elektronikusan is cserél gazdát.

Többet nyomtatunk
És hogy a papírmentes iroda kialakításából mit éreznek maguk a nyomtatókat forgalmazó cégek? Semmit. Hiába az igyekezet a papírmentes iroda kialakítására, ha az adatok növekvő mennyisége miatt muszáj egyre többet nyomtatni. Az IDC elemzői szerint hamarosan a 2006-os szint tízszeresére nő a digitális univerzum mérete, és ezt a növekedést részben a közösségi hálózatok, a térfigyelő kamerák, a digitális televíziózás, a digitális fényképezőgépek, valamint az internet-penetráció fejlődő piacokon tapasztalt emelkedése okozza.

A digitalizálási trend a várakozásokkal ellentétben nem csökkentette az elkészített nyomatok és papíralapú anyagok mennyiségét. A Quocirca elemzői szerint a digitális kommunikáció valójában növeli a nyomtatott tartalom volumenét.

Egyre többen szkennelik be az irataikat, ezt a jelenséget támasztja alá az InfoTrends egyik előrejelzése, állítva, a – nagyvállalati adatrögzítés hagyományos „erőgépeinek" számító – munkacsoportos szkennerek piacán 2008 és 2012 között várhatóan 330 ezerről 500 ezerre nő az eladott darabszám, míg a többi szkennereknél 36%-os növekedés valószínű ugyanebben az időszakban.

A nyomtatóiról ismert HP egyik belső tanulmánya szerint az online tartalom mennyiségének növekedése a papíralapú tartalom volumenében is emelkedéshez vezet. Az emberek ragaszkodnak a nyomtatott anyagokhoz: az IDC kutatási eredményei szerint még a legifjabb dolgozói generáció is papírra támaszkodik egyes munkahelyi helyzetekben. Noha a fiatalok az elektronikus információt is szeretik, azt azért elismerik, hogy a papíralapú információt jelentősen könnyebb megérteni. Például hiába a sok elektronikus navigációs eszköz, az online térkép útmutatásait hajlamosak vagyunk kinyomtatni, mert – állítja az IDC elemzése is – hosszabb távon megbízhatóbb navigációs útitársnak bizonyulnak.

Perjési Zoltán, a HP Magyarország műszaki tanácsadója is úgy véli, hogy a cégek egyelőre nem nyomtatnak kevesebbet, noha egyre inkább törekszenek rá. Biztos abban, hogy a gazdasági problémák lassan rákényszerítenek mindenkit, hogy vegyék komolyan a nyomtatással kapcsolatos takarékossági lehetőségeket. A HP egyre több ügyfele kér nyomtatáskövetési megoldást, amivel pontosan visszakereshető, hogy ki, mikor, milyen költséggel nyomtatott. „Ez a törekvés önmagában jelentős megtakarítást eredményez, hiszen visszaszorul az indokolatlan, vagy magán jellegű nyomtatás a vállalati területeken" – véli Perjési Zoltán. Ám addig, amíg a jogszabályok és egyéb céges folyamatok nem teszik szigorúan kötelezővé az elektronikus dokumentumkezelést (tiltva a papíralapút), addig az információk jelentős része nyomtatásban is napvilágot lát.

Ha érdeklik az információtechnológia további környezettudatos törekvései, lapozza fel Öko Plusz 2010 című szakmai kiadványunkat, amelyet megvásárolhat az újságárusoknál, vagy megrendelhet a www.hvgplusz.hu weboldalon.