A munkatársaink számára kialakított informatikai rendszer húsbavágó kérdés egy cégvezető számára. Egyensúlyt kell teremteni a céges adatok biztonsága, a rugalmas munkavégzés, valamint az anyagi lehetőségek között, ami garantálja a vállalkozás további fejlődését.

Ha már a telefonukon is tudunk filmeket nézni online, akkor a munkatársaink miért ne férhetnének hozzá mobil eszközökről a céges adatokhoz? Viszont a partnereink, ügyfeleink bizalmas adatait nem feltétlen szeretnénk rossz kezekben tudni.

Lépcsőkben a felhőkhöz

A 2010-es évek elején többnyire nagyvállalatok alkalmaztak felhőalapú (angolul: cloud computing) szolgáltatásokat, ám mára teljesen megnyílt ez a technológia kisebb cégek számára is. A felhőalapú számítástechnika egy olyan internetes megoldás, amely megosztja az adatokat és azok számítási feladatait az irodánkon kívüli, lényegében idegen szerverek között – persze mi választjuk ki, hogy melyik szolgáltatóban bízunk meg.

Ha az egyik szerver valamilyen okból elérhetetlenné válna, az adatok tulajdonosai továbbra zavartalanul hozzáférhetnek azokhoz a többi szerver segítségével. A legalapvetőbb különbség az irodai szerverhez képest tehát, hogy az adatok fizikailag nem egyetlen helyen vannak tárolva, ezzel az adatvesztést teljesen elkerülhetjük. A technológia miatt lényegében a világ bármely tájáról bármikor hozzáférhetünk a cég adataihoz, részt vehetünk a munkafolyamatokaban, ami nagyban növeli a rugalmasságunkat.

Fontos kiemelni, hogy már szinte feltörhetetlenek ezek a rendszerek, a szenzitív adatok kezelésének átengedése miatt mégis bizalmi kérdésként tekint erre a választásra a legtöbb vállalkozás.

Stabil internet kell

Ez a megoldás azonban nem pusztán arról szól, hogy a céges fájlok bárhonnan elérhetők (mármint akinek jogosultságot adtunk). Ha a vállalkozások nem akarnak nagy számítási kapacitású szerverbe fektetni, akkor a szolgáltatójuk szerverei számos feladatot elvégezhetnek helyettük: közismerten működtethető felhőből a céges weboldalunk, monitorozhatjuk és automatikus jelentést készíthetünk a belső munkafolyamatokról, akár a pénzügyi adatainkat is elemezheti egy felhőalapú rendszer.

Többnyire a felhőszolgáltatások kevesebbe kerülnek, mint egy teljes géppark és hálózat üzemeltetése, viszont némi kompromisszumot ritka esetekben itt is kötni kell, hiszen a szolgáltatók véges típusú ügyfeleknek nyújtanak megoldásokat, és nem biztos, hogy a mi vállalkozásunk ezekbe tökéletesen beleillik.  Megjegyzendő, hogy a fejlesztések révén egyre inkább a cégek egyéni igényeire szabhatók a szolgáltatások.

A felhő alapú rendszernek akkor van értelme, ha stabil internethozzáféréssel csatlakozunk rá. Ha minden munkafolyamat egy online rendszerre van bízva, akkor az internetkapcsolat megszűnése minden munka leállását is jelentheti.

Lehetőségek tárháza

Érdemes azt is tisztába tenni, hogy a szolgáltatások jellegében milyen különbségek vannak.

A legelterjedtebb az infrastruktúra szolgáltatás (IaaS), amikor egy távoli szervert bérlünk, hogy ne helyi erőforrásokat kelljen igénybe venni, az adatainkat ott tárolhatjuk. Létrehozhatunk azon belül is hálózatokat, így minden felhasználó csak a saját, valamint a közös terület adataihoz férhet hozzá. Tipikusan ilyen a Google Drive is, ahol adatainkat tárolhatjuk.

A másik legjellemzőbb a szoftverszolgáltatás (SaaS), amikor egy szoftvert - általában előfizetéssel - online használhatunk úgy, hogy nem kell törődnünk a frissítésekkel, mert azt a gyártó elvégzi. Jellemző, hogy magát a szoftvert sem kell teljes egészében telepítenünk, elegendő egy kliens a munkaállomásunkon, amin dolgozunk, a tényleges műveleteket egy távoli szerveren végzik el.

További két típus a platformszolgáltatás (Paas) és a vele rokon kiszolgáló nélküli rendszer. Mindkettő lényege, hogy amivel eredetileg a saját hálózatunkat terhelnénk (erőforrások, számítások, elemzések, szimulációk), azokhoz nem csak a szükséges infrasturktúrát biztosítják, hanem a szoftvereket is, amiket a saját fejlesztéseinkkel, igényeinkkel szinkronba állíthatunk.

Mindenütt jó, de legjobb a szerveremen?

Az évtizedek óta megszokott irodai szerverek továbbra is a legbiztosabb megoldást jelentik azok számára, akik a céges munkafolyamatokat házon belül tudják a legbiztosabbnak. Azonban ez nem pusztán emiatt van így, hanem a rendszer minden szempontból a cég egyedi igényei szerint alakítható ki: pontosan rendezni lehet, hogy munkatársaink milyen munkafolyamatokban vehetnek részt az irodai rendszerben, a cég szervere pedig tökéletesen beállítható azokra a számítási és hálózatkezelési feladatokra, amelyekre egyedi módon szükségük van.

Az adatok biztonsága első osztályú, csak az férhet hozzá, aki a hálózaton jelentkezik be - de mint említettük, ettől már a felhőszolgáltatások sem maradnak el.

Vannak hibrid megoldások is

Az ilyen rendszerek “buktatója” mindig is annak költségessége. A szerverek, számítógépek és a hálózati eszközök beszerzése már önmagában jelentős kiadás, a megfelelő hálózat kiépítéséhez is szakember kell, akit legalább részmunkaidőben alkalmazni kell a rendszer fenntartására is hosszabb távon. Ugyanakkor meg kell vásárolni a használandó munkahelyi szoftvereket is, illetve azok használati jogosultságait (licenszét) is időnként meg kell újítani.

Az ilyen rendszerekbe akkor érdemes befektetni, ha a kialakítás során kevés kompromisszumot kell kötni az anyagiak miatt, hiszen az “olcsósított” megoldások miatt vagy nem lesz egyszerűen használható a céges rendszerünk, vagy jellemzően korábban avulhat el, ami miatt újra be kell fektetni két-három éven belül. A spórolás miatt viszont pont az adatok biztonsága is veszélybe kerülhet: ha nem figyelünk arra, hogy a rendszer megfelelő időközönkénti biztonsági másolatokat készítsen, egy technikai hiba miatt akár minden elveszhet.

Fontos megemlíteni, hogy vannak hibrid megoldások is, azaz egy cég dönthet a szenzitív munkafolyamatok miatt a saját hálózat kiépítéséről, részben pedig felhőszolgáltatást is igénybe vehet - ilyenkor a belső hálózatot megfelelő védelemmel, azaz tűzfallal kell ellátni. A Lenovo Data Center Group fejlesztései például mindhárom opcióra alkalmazhatók: a cég szerverei és hálózati eszközei a a céges rendeszr kialakítására, a felhőszolgáltatások az adatok és munkafolyamatok online kezelésére, valamint e kettő összehangolására is megoldásokkal tudnak szolgálni.

Változik az iroda

Az általános trendek kétségtelenül egyre inkább a felhőalapú technológia terjedése felé tartanak, ez viszont a munkahelyi szokások megváltozásával is járnak. Mivel egyre kevésbé van szükség arra, hogy minden munkatárs egy helyen tartózkodjon, azért megnő az esélye az otthonról (home office), vagy lényegében a bárhonnan való munkának. Ez magában hordozza a praktikumot és a kényelmet is.

A munkatársak akkor sem esnek ki a folyamatokból, ha munkaügyben házon kívül kell tartózkodniuk, esetleg üzleti útra indulnak. Azt sem kell feltétlen megvárni, míg egy kolléga visszaér az irodába, ha egy folyamat elakadt, hanem szükség szerint bármikor bevonható. A home office lehetősége pedig a jót tud tenni a kollégák moráljának is, ha alkalmanként nem kell az irodába menniük és onnan dolgozzanak.

Az online munka miatt több részmunkaidős embert lehet foglalkoztatni, ami ugyancsak növelheti a cég rugalmasságát és anyagilag is kedvezőbb lehet. Közkedvelt lett emiatt a munkába visszatérő anyák folglalkoztatása is.

Hátulütője, hogy külön energiabefektetést igényel, hogy a munkatársak a mechanikus online munkakapcsolat mellett tényleg közösséget alkossanak. Lehet internetes megbeszéléseket tartani, lehet pipálni online a teljesített részfeladatokat a feladatkezelőben, elvégezni elemzéseket, de a személyes jelenlét nélküli munka a csapatmorálra nincs jó hatással. A hatékonyabb működéssel viszont pont az ilyen tevékenységekre lehet több időt nyerni.