A nagyvállalatoknál külön erre szakosodott osztály foglalkozik a kollégák IT-ügyeivel, azonban a kisvállalkozások, családi cégek esetében nem feltétlenül egyértelmű, hogy ki végzi a gépek beszerzését, karbantartását és ki intézkedik a szoftverek ügyében.

Az alábbiakban egy Windows operációs rendszerrel felszerelt laptopot vettünk alapul, mivel a világon ez a legnépszerűbb operációs rendszer, amelyet kis-, és középvállalkozások is előszeretettel használnak.

Ami a kiválasztandó laptopok márkáját illeti, mindenkinek a saját belátására van bízva, hogy mit választ, de mi azért az olvasó figyelmébe ajánlanánk a Lenovo ThinkPad-szériáját, amelyről korábban megírtuk, hogyan maradt több mint negyed századon át a világ egyik legelismertebb üzleti laptopja.

A szoftverekről több olyan IT-szakembert kérdeztünk meg, akik kis-, és nagyvállalatok rendszerein egyaránt dolgoznak, így remekül látják a különbséget a felhasználói és céges igények között.

1. A szövegszerkesztőn nem érdemes spórolni

Az egyik leggyakoribb irodai munka a szövegszerkesztés, amely dokumentumok írásából, táblázatok kezeléséből és prezentációk készítéséből áll. Bár léteznek olyan nyílt forráskódú alternatívák, mint az Open Office vagy a Libre Office, az általunk megkérdezett informatikusok egy emberként a Microsoft Office csomagját ajánlották erre a célra.

Az ok elsősorban a kompatibilitásban keresendő, az ingyenes változatok ugyanis saját fájlformátumokat használnak, amelyek okozhatnak gondokat, ha az ismert Office-szoftverek valamelyikével próbálják megnyitni azokat. Gyakori probléma,, hogy a nyílt forráskódú szövegszerkesztők dokumentumait nem sikerül megnyitni, vagy ha igen, akkor a korábbi formázás „szétesik”, ez viszont eredményezheti azt, hogy a cég által küldött dokumentum megjelenése csorbítja a cég professzionalizmusába vetett hitet, vagyis közvetve akár az üzletmenetnek is árthat.

Egy másik alternatíva lehet a Google online elérhető szolgáltatásainak – Dokumentumok, Táblázatok, stb. – használata, amely egyrészt ingyenes, másrészt bármilyen internetre csatlakozó számítógépről elérhető. Persze, ehhez el kell fogadni a Google felhasználási feltételeit is, vagyis, ha valaki félti az érzékeny üzleti dokumentációját, nem biztos, hogy önként és dalolva szeretne azokba bejárást biztosítani a keresőcég „felhasználói élmény javítása” érdekében végzett „adatfeldolgozásának”.

Amit még feltétlenül érdemes telepíteni, az az Adobe ingyenesen letölthető PDF-olvasója, az Acrobat, mivel sok céges dokumentumot, számlát ma már PDF-formátumban továbbítunk az interneten.

2. Képszerkesztés, képnézegetés: nem kell mindig Photoshop!

Bár az Adobe terméke valóban az egyik legjobbnak számít a képfeldolgozó, képmanipuláló szoftverek között, a Photoshop ára bizony igen borsos, vagyis nem biztos, hogy egy feltörekvő kisvállalkozás megengedheti magának.

A jó hír, hogy nem is feltétlenül szükséges, mert az alapvető képmanipulálási funkciók – átméretezés, képkivágás, kontraszt-, és hasonló beállítások módosítása – többsége megtalálható ingyenesen elérhető szoftverekben is. Az általunk megkérdezett szakemberek szinte egybehangzóan a Gimp nevű programot ajánlották, amely tulajdonképpen a Photoshop nyílt forráskódú, ingyenesen letölthető változata. Ráadásul, a szövegszerkesztővel ellentétben a Gimp ugyanazokat a fájlformátumokat használja, mint a „nagy testvér”.

Létezik online elérhető változat is: a Sumopaint például szinte mindent tud, amit a fent említett két szoftver, viszont nem kell letölteni, a képeket pedig lementhetjük a saját laptopunkra. Hasonló a Pixlr is, egy picivel korlátozottabb funkciókészlettel.

Ha céges gépről van szó, akkor olyan egyszerű szoftverek használata sem teljesen egyértelmű, mint a képnézegetőké. Bár a Windowsnak van saját, beépített képnézegető szoftvere, ha valaki ennél többre vágyik, érdemes alaposan körülnézni, főleg a felhasználási feltételek terén. Az olyan, lakossági használatra ingyenes népszerű képnézők, mint az IrfanView vagy az XnView ugyanis kereskedelmi célra csak licenszdíj ellenében használhatóak. A jó hír, hogy erre is akad 100 százalékban ingyenes megoldás, például a Fresh view formájában, igaz, az előbb említett két szoftver 10 euró körüli licenszdíja sem feltétlenül jelent óriási érvágást még a kisebb cégek költségvetésének sem.

Feltétlenül érdemes még telepíteni a szintén 100 százalékban ingyenes Greenshot nevű kis segédprogramot, amely lehetővé teszi, hogy a képernyőnkről úgynevezett képernyőfotókat (screenshot) készítsünk. Bár erre is létezik jó néhány megoldás, a Greenshot óriási előnye, hogy egy célkereszt segítségével kijelölhetővé teszi, hogy a képernyő melyik részét szeretnénk megörökíteni, majd felajánl egy sor lehetőséget, hogy mit kezdjünk az így elkészült képpel, onnantól, hogy fájlként elmentjük, odáig, hogy egyből továbbküldjük vagy megnyitjuk egy képfeldolgozó programban.

3. Videolejátszást csak szabályosan!

A különféle videolejátszó szoftverekkel is Dunát lehet rekeszteni, az általunk megkérdezett IT-szakemberek azonban felhívták rá a figyelmet, hogy a képnézegetőkhöz hasonlóan ezeket sem feltétlenül lehet kereskedelmi célokra használni. A rendkívül népszerű VLC Player azonban erre is használható, illetve aki több funkcióra vágyik, annak a Media Player Classic – nem összetévesztendő a Windows Media Playerrel! – a megfelelő választás.

4. Üzenetküldés, chatelés

Napjainkban egy laptopot használó munkavállaló számára jó szolgálatot tesznek a különféle azonnali üzenetküldő szoftverek és alkalmazások. Ezek többsége ingyenesen használható, informatikus tanácsadóink azonban elsősorban a Vibert emelték ki, amely end-to-end titkosítása és asztali kliense miatt lehet jó választás az irodai munka támogatására. De említhetjük a Skype-ot is, amellyel ráadásul akkor is utolérhetnek az üzleti kapcsolataink, ha nem ülünk a gép előtt, illetve, vállalkozásunknak könnyen-gyorsan szerezhetünk külföldi telefonszámot az észt szoftveren keresztül.

Érdemes még megemlíteni a Slack nevű online platformot, amelyet ma már egyre több cégnél használnak a munka koordinálására. Gyakorlatilag egy testre szabható chatszoba-rendszerről van szó, ahol létrehozhatunk egy külön szobát például a pénzügyi dolgoknak, egyet az ötletelésre, egyet pedig az iroda életének – csapatépítők, karácsonyi buli, stb. – koordinálására. A Slack természetesen elérhető okostelefonra letölthető alkalmazás formájában is, így a laptop mellől felállva is rajta tudjuk tartani a szemünket a kollégák kommunikációján.

5. Vírusvédelem, internetbiztonság

Az egyik legfontosabb kérdés, hogy mivel vértezzük fel új céges laptopunkat a digitális kártevők, zombigépek és a számítógépes bűnözők ellen. Hasonló a helyzet, mint a képnézegetők esetében: a legjobb szoftvereket előfizetési díj ellenében vehetjük igénybe, azonban érdemes megfontolni, hogy éves szinten 25-30 dollár (nagyjából tízezer forint) kifizetéséért cserébe „atombiztos” védelemhez juthatunk. Ebből a kategóriából a Kaspersky termékei kimagasló minőséget és szolgáltatáskészletet biztosítanak, kezelése pedig laikusok számára is rendkívül egyszerű.

Ha azonban szeretnénk olcsóbban – vagyis ingyenesen – megúszni az internetbiztonságot, az általunk megkérdezett IT-szakemberek egybehangzóan a Comodo Internet Security-t ajánlották, amely évek óta sorra nyeri a legjobb ingyenes vírusvédelmi és internet-biztonsági megoldásoknak járó elismeréseket.

Ami a biztonsági mentéseket illeti, a legkézenfekvőbb megoldásnak a Windows saját beépített backup-megoldását érdemes alkalmazni, hiszen ez már eleve felkerül a gépre az operációs rendszer telepítése során.

6. Ki telepítsen, és hogyan? Kellhet a rendszergazda!

Az általunk megkérdezett informatikusok szerint a különféle szoftverek telepítése ma már nem okozhat gondot azoknak, akik otthon is használnak számítógépet, és akik már legalább egyszer telepítettek ezt-azt a gépükre (például a Skype-ot vagy a Vibert). Tíz főnél kisebb vállalkozás esetében nem is feltétlenül érdemes nagyon szigorú szabályzatot bevezetni, bár természetesen érdemes a kollégák figyelmét felhívni a lehetséges digitális kártevőkre, illetve a nem megbízható weboldalak felkeresésével, valamint a kéretlenül települő szoftverek telepítésével járó kockázatokra.

Egy tíz főnél nagyobb cég esetében viszont már érdemes lehet bevezetni informatikai szabályozást, mivel így elkerülhető lehet, hogy a cégből adatok szivárogjanak ki, vagy a helytelen számítógép-használatból fakadóan adatvesztés történjen, amely potenciálisan pénzügyi hátrányokkal is járhat. Ilyenkor már érdemes rendszergazdát alkalmazni, vagy egy informatikai ügyekben jártasabb munkatársat kinevezni felelősnek.

Emellett még fontos lehet a hálózati megosztások megfelelő beállítása is – ezt érdemes szakemberre, de legalábbis hozzáértőre bízni – ugyanis nem biztos, hogy a napi munkával foglalkozó kollégáknak feltétlenül hozzá kell férnie például a munkaszerződésekhez, vagy a cég pénzügyi dokumentációjához.

Természetesen minden cégnél előfordulhatnak olyan igények, amelyet a fenti ajánlások nem fednek le, azonban az előbbiekben felsorolt szoftverek kis túlzással nem hiányozhatnak egyetlen kis-, és középvállalkozás laptopjairól sem.