Alapvetően azt vallom, mindenki foglalkozzon azzal, amihez ért: a tejipari vállalat gyártson tejet, a kereskedő cég értékesítsen – de semelyik ne akarja önállóan, szakértői támogatás nélkül eldönteni, hogy melyik a neki való szoftver vagy a legjobb szállító. Nem sok esélye van megtalálni a legjobb megoldást.

Ismerjük fel saját korlátainkat

Gondoljunk bele, a legtöbb cégvezető kiadja az utasítást az informatikusnak: Bélám, keress nekünk ERP-rendszert! Béla, az ügyes rendszergazda fejvakargatva leül a gépe elé, gugli ugye jó barátunk, de ha beírja, hogy ERP-rendszereket keres Magyarországon, laza 73 ezer tételt kap találatként. Mi az esélye annak, hogy a rendszergazda a megfelelő linkre bök? Ha esetleg mázlija is van, és mondjuk releváns találatokat talál, és felhívja a szoftverszállítókat, azok mit fognak tenni? Pont azt, mint a használtautó-piacon sok eladó: agyondicsérik saját portékájukat, és diszkréten hallgatnak annak kevésbé előnyös tulajdonságairól. "Őszintén szólva nem az én autómat kellene választania, menjen át a szomszédhoz, az övé pont azt tudja, amire vágyik” – hallotta már valaki ezt a mondatot autóneppertől? Sokan biztosan nem. És higgyék el, mint egy ERP-cég egykori értékesítési vezetője, tapasztalatból mondom, hogy ezen a piacon se túl sok olyan szereplő van, aki ezt megtenné. Okos ember autót is úgy indul vásárolni, hogy mielőtt megveszi, átnézeti egy szerelővel, hogy ne csak egy autónak látszó roncshalmazt vegyen. Ehhez képest mit tesznek a mai napig a legtöbb cégnél? "Tudunk mi beszerezni, vettünk már gyártósort is, miért ne tudnánk ERP-rendszert is választani?”. Az a helyzet, hogy az ERP-rendszerek sokkal nehezebben definiálható portékák, mint egy gépsor: jóval kevesebb műszaki paraméterük megfogható laikusként. Sokkal több olyan tényezőn múlik a végeredmény, mely magától az ügyféltől függ.

Ezért tartom alapvető fontosságúnak, hogy mivel egy cég életében jó eséllyel 8-10 évente kerül csak elő az ERP-kiválasztás kérdése, ne legyünk olyan elbizakodottak, hogy magunk vágunk bele.

Másik kedvencem az a helyzet, amikor a céghez, mondjuk, egy új gazdasági igazgató érkezik, sok éves tapasztalattal egy ERP-rendszer használatában. Esetleg már egy bevezetésben is részt vett mint kulcsfelhasználó, és nyilván elkerekedik a szeme, amikor azt mondjuk neki, egy számlázószoftverrel és ezer Excel-táblával tudjuk segíteni a munkáját. Cégvezetőként, ha azt várjuk, hogy ő egyszemélyben majd mindent megold – megfelelő szoftvert választ, lemendzseli a projektet, a csapatot irányba állítja, a szoftverszállítót kezeli, és még az operatív feladatait is ellátja mindeközben – akkor nem is tévedhetnénk nagyobbat. Az előbbi autós példámnál maradva:

attól, hogy 26 éve ülök a volán mögött, levezettem félmillió kilométert, magabiztosan eljutok az olasz tengerpartig meg vissza, még nem lennék képes egy új autót megtervezni.

Számos projektnél láttam, hogy az ilyen ember, mire napi használatba kerül a szoftver, kimerül, elfárad és elmegy a cégtől. Készüljünk fel rá, hogy 6-7 milliárdos árbevétel felett már szükség lesz olyan munkakörökre, amikre addig nem is gondolunk. De haladjunk szépen, sorban. Hogyan kezdjük el ezt az egészet? Elsőként lássuk be, hogy nem tudjuk egyedül megoldani, és keressünk magunknak egy szakértőt.

Válasszunk független ERP-tanácsadót

Miért fontos, hogy független? Mert az autós íven maradva, ha valakit a BMW szponzorál, mi az esély rá, hogy nekünk Volvót fog javasolni, ha az felelne meg a valós igényeinknek?

Adódik a kérdés: honnan tudhatjuk, hogy az illető valóban független? Ez a legnehezebb és a legkönnyebb kérdés: kis kutatómunkával utána lehet kérdezni, hogy például az elmúlt 10 évben hány ERP-kiválasztási projektet vezetett, és abból hányféle rendszer bevezetése történt meg. Mert ha erre az a válasz, hogy még csak öt ilyen projektje volt, melyekben kétféle szoftvert vezettek be, akkor bizony érdemes tovább keresgetni.

Ne dőljünk be a jól marketingelt nagynevű cégeknek sem. Ne cégnevet keressünk, hanem igazi szakértelmet: a nagynevű multi tanácsadó cégek gyakran nagyon impozáns referencialistákat lobogtatnak, csak aztán kiderül, hogy azok 6-7 évvel ezelőtti projektek, és azóta már teljesen más szakértői team dolgozik náluk.

Kérjünk legalább 5-6 céges kontaktot, és telefonon alaposan kérdezzük ki őket, hogy mennyire volt hatékony az együttműködés, pontosan melyik szakértő dolgozott velük, és tudtak-e olyan tudást hozni a céghez, amely később is érték maradt bent. Például kiképeztek-e náluk egy kezdő projektvezetőből egy profit, vagy segítettek-e kinevelni egy alkalmazásgazdát a cégnél.

Hagyjunk magunknak időt az előkészítésre és a bevezetésre

Az általam eddig látott sikeres és költséghatékony ERP-rendszer előkészítési projektek 3-6 hónapig tartottak, a bevezetési projektek pedig 8-16 hónapig, vállalatmérettől, funkcionalitástól függően. Igen, ez azt jelenti, hogy egy 50 milliárdos árbevételű cégnél teljes átfutási időben ez lehet akár 2 év is.

A napokban az egyik japán autóipari ügyfelünknél jártunk projektzáró értekezleten: 2 éve és 3 hónapja kerestek meg minket, hogy segítsünk végigvinni a projektjüket.

A jó előkészítés meghálálja magát, főként, ha az eddigi belső projektjeink vegyes értékelést kaptak, és nincs jól működő projektirodánk.

Tervezzünk projektet, mint a profik

Az, hogy mennyit szeretnénk elkölteni egy ERP-rendszerre, meg mennyi a reális költségterv fontos az elején tisztázni. Kezdjük azzal, hogy tisztába jövünk olyan tényekkel, hogy az ERP-rendszerek nem csupán egyszeri beruházások: számos költségelem, mint a szoftverlicenc-követési díj és a support költségei folyamatosan felmerülő elemek. Ezért mi minden esetben legalább 3 éves TCO (teljes tulajdonlás költsége) tervezését szoktuk javasolni. Ha az ügyfél komolyan gondolkodik felhőalapú bevezetésben, vagyis hogy szolgáltatásként veszi igénybe a szoftvert, üzemeltetéssel együtt, akkor pedig már 5 évre előre érdemes kalkulálni.

Az ERP-cégek általában kipróbált projektmódszertanokkal rendelkeznek: a legtöbben a klasszikus vízesés modellt használják, néhányan agilis elveket is próbálnak becsempészni a bevezetéseikbe. De egy biztos: minden ilyen projektnél akkor van esélyünk sikerre, ha a szoftverszállító érkezésére már profik vagyunk "projekttanból”, és felépítettünk egy projektszervezetet. Van projektvezetőnk, projektadminisztrátorunk. Az üzleti területek vezetői tudják, mi lesz az ő feladatuk projektmunkacsoport-vezetőként, hogyan kell majd koordinálniuk a leendő ERP-kulcsfelhasználók munkáját. Kinevezzük a törzsadatgazdákat, tudjuk, ki fogja a részünkről az adatmigrációt koordinálni, ki lesz a tesztelésért felelős. Ahol ezek a szavak idegenül csengenek, ott bizony komoly gondok várhatóak az ERP-bevezetés alatt: egyszerűen nem lesznek képesek megfelelő reakcióidővel reagálni a feladatokra.

Nem baj, ha nincs profi projektvezetőnk: egy juniort is oda lehet rakni a feladatra. A külsős ERP-tanácsadó egyik kiemelt feladata, hogy menet közben tréningelje majd az illetőt, hogy a projekt után maradjon nálunk egy felkészült emberünk. Ideális esetben a projekt végére ő lesz az alkalmazásgazdánk. Ez a ma még sok helyen ismeretlen szerepkör, pedig kulcsfigura: ő az, aki az üzemeltetési szakaszra ismeri a bevezetett rendszer(ek) üzleti logikáját, funkcionalitását, a saját üzleti működésünket vállalatszinten. Ő az, aki képes később felmérni, ha egy végfelhasználó problémákat vagy igényeket fogalmaz meg, hogy azokat képes-e belső erőforrásból megoldani, esetleg pótoktatásra vagy éppen fejlesztésre van szükség.

A vállalati vagyon egyik fontos eleme az adatvagyon és azok a szoftverek, melyek az üzletmenetet támogatják. Fontos, hogy kihozzuk belőle, amit csak lehet, nem csupán az ERP-rendszer használói számára, hanem a tulajdonosok és az üzleti partnerek üzleti információs igényeinek is megfelelően. Ennek pedig az előfeltétele, hogy körültekintően járjunk el az előkészítésnél.

Kulcsár Alexandra az erp-consulting.hu technológia- és szállítófüggetlen informatikai tanácsadó brand alapító tulajdonosa. 23 év alatt mintegy 110+ ERP-projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő, kereskedő és szolgáltató cégeknél, állami vállalatoknál hasznosítja.