Prezentáció során az egyik legnagyobb kihívás az adatok vizualizációja. A kivetített Excel-táblán és a háromdimenziós kördiagramokon túl is van élet, sőt ott kezdődik igazán.
„Az adatok ábrázolása nem az adatokról szól, hanem az adatok mögött rejlő üzenetről”
– vallja Nancy Duarte prezentációs szakember, aki öt szabályban foglalja össze, mit érdemes végiggondolni a számok bemutatásakor.
Az adatvizualizáció öt fő szabálya
Emeljük ki a lényeget! Mit szeretnénk üzenni a diagramunkkal? Azon van a hangsúly, hogy növekedett a gyártási darabszám az első negyedévben? Akkor emeljük ki a növekedési trendet. Vagy azt szeretnénk bemutatni, hogy bár összességében hoztuk a negyedéves darabszámot, de februárban géphiba miatt mélypontunk volt? Ugyanaz a grafikon máris teljesen más értelmet nyer.
Válasszuk ki a megfelelő diagramot! Tudjuk, milyen számot és miért szeretnénk bemutatni, már csak az a kérdés, milyen eszközt válasszunk hozzá. Kördiagramot (pie chart) akkor érdemes, ha valaminek az összetételét szeretnénk megmutatni. A cikkelyszázalékok összege itt mindig 100 százalék: például a dolgozók 41 százaléka végzi a munkáját Magyarországról, 32 százaléka az Egyesült Államokból és 27 százaléka Szingapúrból. Ha összefüggéseket szeretnénk ábrázolni, az oszlopdiagramhoz (bar chart) nyúljunk, amellyel nagyobb, egymással valamilyen módon összefüggő adathalmazokat tudunk összehasonlítani: például ha azt szeretnénk megmutatni, hogy New Yorkból hány gép repül naponta Londonba és Frankfurtba. Vonaldiagramot (line chart) akkor használjunk, ha az idő elteltével bekövetkezett változást szeretnénk érzékeltetni.
Emeljük ki a lényeget! Az adatvizualizációnak nem az a lényege, hogy minden létező adatot ráömlesszünk egyetlen képre, hanem hogy megmutassuk a konklúziót és az azt alátámasztó adatokat. A kivetített diagramnak legelőször a formáját vesszük észre. Ezután elolvassuk a címét, és csak a legvégén kezdünk el olyan részleteket bogarászni, hogy mi van az oszlopok alá írva. Éppen ezért különösen fontos, milyen formában ábrázoljuk az információt. Ha nem csupaszítjuk le a lényegre, közönségünk elvész a részletekben. Az adatdiagramoknak három elemük van: a számokat kontextusba helyező hátteret (segédvonalakat, tengelyt, jelmagyarázatot) jelöljük semleges színnel, az adatok ehhez képest legyenek kontrasztosak, a hangsúlyt pedig emeljük ki a lehető legszembetűnőbb módon, hiszen ez hordozza az üzenetet.
Csak egyszerűen! Vegyünk le minden felesleges díszítőelemet és információt az ábránkról! Ábrázoljunk maximum két dimenziót, és ne használjunk három színnél többet. Búcsúzzunk el örökre a háromdimenziós, térbeli, márványozott hatású ábráktól, mert azok csak nehezítik a megértést.
Hogy néz ki mindez a gyakorlatban?
Felejtsük el az Excel-táblát! A kivetített táblázathoz a közönség nem tud közel hajolni, azt nagyítani sem képes – arról nem is beszélve, hogy kezdetben azt sem tudja, mit kell néznie. Ráadásul mialatt a táblázatot próbálja értelmezni, egy szóra sem fog emlékezni az előadásunkból.
Egy dia, egy üzenet. Ahogy a prezentációkra általában is igaz, az adatvizualizációnál is kövessük az egy dia – egy gondolat alapelvet. Sose ábrázoljunk egynél több adathalmazt egy grafikonon, kivéve, ha két adathalmaz közötti összefüggést mutatunk be. Ez esetben üzenetünket emeljük ki vizuálisan, hogy a közönség könnyen felfedezhesse a konklúziót. Csak a legfontosabb pontokat mutassuk meg, nincs szükség az összes adatra.
Ellenőrizzünk! A kész diagramot tegyük le valamelyik kolléga elé az asztalra, és kérdezzük meg, szerinte mi az ábra üzenete. Ha öt másodperc múlva is ködös tekintettel mered kreálmányunkra, dolgozzunk vele még egy kicsit. Ennyi idő alatt dönti el ugyanis a közönség a kivetített ábráról, hogy hajlandó-e megfejteni a rejtvényt.
Biztos, hogy kell diagram? Általában órákat ölünk abba, hogy egy-egy grafikonon minden garantáltan a helyén legyen, pedig sokszor a saját dolgunkat is megkönnyítenénk, ha csak a konklúzióról beszélnénk. Ha azt szeretnénk közölni a hallgatóságunkkal, hogy az emberek 76 százaléka jobban szereti a kutyákat, mint a többi háziállatot, keressünk szép kutyás képet, és írjuk rá nagy betűkkel a fenti állítást és a százalékot. A többit úgyis elmondjuk szóban.
Vegyünk példát az infografikákról, az illusztrációkról! Ezek informatívak, könnyen emészthetők és szépek. Grafikusan ábrázolnak információt, adatokat vagy valamiféle tudást. Komplex információkat közölnek szellős, vizuálisan esztétikus és azonnal értelmezhető formában. És miért olyan népszerűek? Mert a közönség helyett dolgoznak. Előre megrágják az információt, és készen tálalják, hogy a néző pillanatok alatt értelmezhesse az üzenetet. Engedjük szabadon a fantáziánkat, és gondolkozzunk vizuálisan!
Nemes Orsolya cikke a HVG Extra Business 2015/1-es számában jelent meg. Amennyiben kíváncsi a dolgok internetével foglalkozó lapszámunkra, ezen a linken megrendelheti. A magazinra pedig - amelynek legfrissebb száma a hatékonyság és fókuszálás témáját járja körbe - itt fizethet elő kedvezményesen.
