A kézzel írt motivációs levél már kiment a divatból © sxc.hu

A motivációs levél angol eredeti kifejezése: cover letter (tükörfordításban: fedő levél) jól mutatja, hogy a levelet az önéletrajz fölé kell tenni, s azzal együtt elhelyezni a borítékban. E szabály azonban nem nyújt iránymutatást, mihez is kezdjünk a motivációs levéllel, ha azt az interneten kell elküldeni.

Legjobb megoldás, ha a pályázó a motivációs levelet és az önéletrajzot külön, csatolt fájlként küldi el – mondja Jáhny Ákos, a GWH Rt. divízióvezetője. „Így ugyanis a kiválasztást végzőnek lehetősége van arra, hogy csak az önéletrajzot nyissa meg, ha csupán azt kívánja látni, illetve a dokumentumok minden nehézség nélkül nyomtathatók. Természetesen a levelet ebben az esetben sem illik üresen elküldeni: a „mellékelten küldöm a dokumentumokat” szöveg mellé a megszólítás és elköszönés kijár a címzettnek. Az e-mail tárgy (subject) mező kitöltését sem helyes elfelejteni, ha a hirdetésnek van referenciaszáma, az sem hiányozhat - teszi hozzá Jáhny Ákos.

A HR szakember azt sem tartja szarvashibának, ha az álláskereső nem két különálló fájlt csatol, hanem egy fájlban küldi önéletrajzát és a motivációs levelet, vagy a motivációs levelet a levelezőprogram üzenetküldő felületére másolja be. A pályázót diszkvalifikáló hiba lehet, ha a csatolt fájlok elnevezése ékezeteket tartalmaz, mert a multinacionális cégek levelezőrendszerei gyakran nem tudják kezelni az ékezetes fájlneveket.

Ügyelni kell arra is, hogy a motivációs levelet a pályáztató cégre szabottan írja meg, ugyanúgy, mint a hagyományos, postai úton küldött változatnál. A kiválasztást végző szakemberek jól tudják, hogy az internetes álláskeresés lehetőséget kínál a pályázónak arra, hogy rövid idő alatt, nagy mennyiségben „szórja szét” önéletrajzát és motivációs levelét anélkül, hogy átgondolná, valóban akar-e/képes-e helyt állni a meghirdetett pozícióban.

A cégre, hirdetésre szabott motivációs levél viszont arról győzi meg a kiválasztást végzőt, hogy a pályázó célzottan és átgondoltan jelentkezett az álláshirdetésre, és így jelentős előnyhöz juthat azokkal szemben, akik a sablonos megoldást választják. 

Kis Miklós
http://www.munka.org