1. Ne csak a közvetlen célt tartsd szem előtt

Sok cégnél azzal kezdik a követési rendszer kiépítését, hogy listát készítenek arról, milyen funkciókat szeretnének majd látni benne. Ennél hasznosabb, ha a kívánt eredményekre koncentrálsz. A toborzás felgyorsítása a cél, esetleg bizonyos folyamatok – például a visszaigazoló levelek elkészítésének – automatizálása? Az a fontos, hogy a jelentkezők a lehető legjobban képzett munkaerőből kerüljenek ki? Esetleg mindez együtt? Miután sikerült eldönteni, hogy mely szempontok a legfontosabbak, ezekhez már sokkal könnyebb hozzárendelni a kívánt funkciókat.

2. Kezeld a felmerülő akadályokat

Kincset ér az olyan alkalmazott, aki könnyen adaptálódik a változásokhoz – ez igaz a megváltozó toborzási folyamatok bevezetésére is. Az ellenállást könnyen lelkesedéssé lehet alakítani, ha azokat a kollégákat, akik a toborzás „első vonalát” jelentik, bevonjuk a döntéshozó folyamatokba. Meséljék el, hogy a munkájuknak mely részei unalmasak, vagy nehezek, s kérjük ki a véleményüket a problémák megoldásával kapcsolatban.

Legyünk tisztában azzal, milyen hatása lesz a rendszernek a cégek egyes részlegeire. Igaz, hogy a legtöbb ilyen szoftver lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy több munkát kevesebb emberrel végezzenek el, ennek ellenére a legtöbben olyan megoldást keresnek, amely a gyors növekedést segít kezelni. Ha a cég automatizálni szeretne bizonyos folyamatokat, annak érdekében, hogy kétszer annyi alkalmazást lehessen kezelni, anélkül, hogy a toborzó személyzetet bővítenék, érdemes a dolgozók felé kommunikálni, hogy az új eszköz nem fenyegeti az állásukat – így könnyebben elfogadják majd a változást. Érdemes az őket érintő előnyöket is megemlíteni, például, hogy a felmérések szerint egy-egy ilyen követési rendszer üzembe helyezése után az alkalmazottak jóval produktívabban tudtak dolgozni, s több idejük jutott a fontosabb feladatok – pl. stratégiai tervezés – elvégzésére, amikor már nem kellett szakmai önéletrajzokat és motivációs leveleket rendszerezniük.

3. A funkciók kiválasztása
Miután tisztázódott, hogy az alkalmazottak mit szeretnének, s a cégnek milyen célkitűzései vannak az új rendszerrel, itt az ideje a konkrét funkciók kiválasztásának. Olyan megoldásra van szükség, amely egy részleg, vagy a teljes cég igényeit ki tudja szolgálni? Támogatnia kell az online jelentkezési lehetőséget? Készíts listát az egyes funkciókból, majd állítsd azokat fontossági sorrendbe. Azok kerüljenek a lista élére, amelyek az átfogó célok elérését lehetővé teszik.

4. Ne az ár legyen a legfontosabb
Amikor a végső rendszer várható költségei kerülnek szóba, fontos, hogy ne automatikusan a legolcsóbb megoldást válasszuk. Érdemes további információt beszerezni a rendszer flexibilitásáról, további bővíthetőségéről, illetve arról, hogy mennyire felhasználóbarát a rendszer. Ezek a tulajdonságok nem tűnnek fel egyből, később azonban kiderülhet, hogy a baráti áron beszerzett rendszer csupán költséges átalakítások árán válik használhatóvá. Érdemes minél pontosabb információkkal ellátni a fejlesztőket, akik így könnyebben fel tudják mérni, hogy milyen várható költségeket jelent majd a rendszer kiépítése. A specifikáció során a fejlesztők rögzítsék, hogy a telepítés egyes lépéseit kinek kell majd elvégezni, illetve, hogy mi történik a későbbi fejlesztések folyamán a testreszabott funkciókkal.

5. Indulás!
Nem valószínű, hogy a toborzással foglalkozó részleg szüneteltetni tudja a munkát, amíg a rendszert üzembe állítják. Még az olyan megoldások esetében is, amelyeket nem a cég számára készítenek, hanem előre gyártják, az integrációs folyamat hosszú időt vehet igénybe. A várható nehézségekre fel lehet készülni, ha megkeresünk olyanokat, akik hasonló terméket használnak. A fejlesztő is értékes információval szolgálhat erre nézvést, azonban fontos, hogy az átállási folyamatba belekalkuláljuk az alkalmazottak tréningjének az idejét is. Ne feledjük, hogy még a legjobb rendszerrel sem lehet jobb eredményeket elérni, ha a dolgozóknak meggyűlik a baja a használatával.

6. Mérhető eredmények
Amikor a cég sikeresen kiválasztja és telepíti a rendszert, megkezdődhet az eredmények felmérése. Használd az előzetesen összeállított célkitűzés-listát és az új rendszer segítségével figyeld, hogy az elvárt célok teljesülnek-e. Néhány héten belül már használható statisztikákra tehetünk szert, fél év elteltével pedig már a nagyobb kaliberű projekteken is érződik majd a hatékonyság javulása.