Az értesítést három alkalommal, az érvényességi idő lejárta előtt két hónappal (útlevél esetén fél évvel), majd egy hónappal és végül a lejárat napján küldik meg az ügyfél elektronikus címére.

Az ügyfélkapuval rendelkező ügyfelek számára a szolgáltatást a hivatal automatikusan állítja be. A hivatal ugyanakkor arra hívja fel a figyelmet, hogy csak azokról az okmányokról tud értesítést küldeni, amelyek lejárati ideje a nyilvántartásban megtalálható.