Kezdjük talán a legfontosabbal, elektronikus leveleink fogadásával és küldésével. Ehhez ma már egy mobiltelefon is elég, hiszen az utóbbi években megjelent mobilok többségében már beépített e-mail-programot is találunk. Ezen csak be kell állítani az internetszolgáltatónktól kapott levelezőszerver-adatokat. Amennyiben a beérkező leveleket POP szerveren keresztül érjük el, jelölni kell, hogy a telefonos lekérdezés ne törölje a szerverről az üzenetet, ellenkező esetben a levelet már nem fogjuk megtalálni az otthoni vagy a munkahelyi számítógépünkön. IMAP szerver esetén nincs ilyen probléma, amíg nem töröljük a levelet, addig mindenhonnan el tudjuk érni.

Webes felületen

Akik a mobiltelefonnál egy kicsit kényelmesebben szeretnek levelezni, de mégsem akarnak állandóan magukkal cipelni egy notebookot, azoknak érdemes valamilyen webes felületről is elérhető levelezőszolgáltatást használni. Sokszor a saját szolgáltatónk is kínál ilyen megoldást, de ha nem, akkor nyithatunk egy új e-mail-fiókot valamelyik ingyenes rendszerben. Tucatnyi ilyen rendszer létezik, külföldi és hazai egyaránt, általában csak a kényelmi szolgáltatásokban van különbség közöttük. Persze egy új e-mail címet "elterjeszteni" nem egyszerű feladat, nem biztos, hogy mindenkit tudunk értesíteni új elérhetőségünkről. Erre azonban nincs is szükség, ha a korábbi levelezőrendszerben van lehetőség az üzenetek átirányítására. Ha az összes beérkező levelet az új, webes felületről elérhető címre irányítjuk, már meg is oldottuk a problémát.

Az egyik legnépszerűbb webes levelezőszolgáltatás a Google Mail. A gyakorlatilag korlátlan tárhely (jelenleg ez 7 Gbájt, de folyamatosan nő) azt jelenti, hogy nincs szükség a levelek törlésére, így nem fordulhat elő, hogy hosszú idő elteltével pont egy olyan üzenetre lenne szükségünk, amelytől már régen megszabadultunk. A hamar felhalmozódó több ezer levél közül a címkék, szűrők és kereső alkalmazásával lehet gyorsan megtalálni azt, amelyikre kíváncsiak vagyunk.

A GMailhez létezik olyan kiegészítő, amelyet le lehet tölteni a legelterjedtebb mobiltelefonokra, így még arra sincs szükség, hogy a telefon böngészőjével érjük el a szolgáltatást. A rendkívül gyors alkalmazás egyik legnagyobb előnye, hogy a mobil adatátvitel sávszélességéhez és költségeihez optimalizálták.

Csoportos chat a tábortűznél

Egy mobil iroda elengedhetetlen része, hogy időnként minden résztvevő összeüljön, és megbeszélje a további teendőket. Az azonnali üzenetküldők tökéletesek a kétszemélyes beszélgetésekre, több ember viszont már nehézkesen tud rajtuk keresztül kommunikálni. Ráadásul ezeknek a rendszereknek a legtöbbje saját, egymástól független hálózatot használ, így egy Skype-felhasználó nem tud üzenni MSN-t használó ismerősének.

A www.campfirenow.com oldalon bejelentkezhetünk olyan szolgáltatásra, amelyik teljes mértékben támogatja a nagy, akár 60 főből álló csoportos beszélgetést. A Campfire (tábortűz) nagy előnye, hogy a használatához nem kell semmilyen kezelőprogramot telepíteni a számítógépre, mindössze egy webböngészőre van szükség. A beszélgetésekben részt vehet az adott csoport minden tagja, de bizalmas, négyszemközti üzenetváltásokra is van lehetőség.

A kommunikáció egyébként titkosított adatátvitellel zajlik, és a csoport szobájába csak jelszóval lehet belépni. A beszélgetéseket naplózza a rendszer, így később vissza lehet keresni csoportra, személyre vagy időpontra. A beszélgetéseken kívül lehetőség van azonnali fájlmegosztásra is. Ha feltöltünk egy dokumentumot vagy képet, azt a beszélgetés minden résztvevője azonnal látni fogja.

Közös szerkesztés

Ha a mobil irodánkat különböző helyekről érjük el, akkor lényeges, hogy bárhonnan el tudjuk olvasni és szerkeszteni is tudjuk a dokumentumainkat. Ez persze csak úgy lehetséges, ha nem a saját számítógépünkön tároljuk ezeket, hanem például egy internetes szerveren. Ilyen célra is több hasonló szolgáltatás létezik. Ezek közül a Google Docs-ot feltétlenül érdemes kipróbálni. Ebben tárolni tudjuk a szöveges állományainkat (dokumentumokat, számolótáblákat, bemutatókat és kérdőíveket), amelyeket így a világ minden pontjáról elérhetünk, s online szerkeszthetünk, akár csoportosan is.

Az online szerkesztésnek sok előnye van. A dokumentumokhoz minden számítógépről hozzá lehet férni, és nincs szükség drága, nagyméretű irodai programcsomag megvásárlására és telepítésére. A Google szolgáltatásának további nagy előnye a csoportmunka támogatása. Elektronikus levélben bárkit meghívhatunk, hogy nézze meg, illetve szerkessze velünk együtt a dokumentumot. Ilyen esetben mindig láthatjuk, ki és mit módosított utoljára az anyagon. A meghívottak két csoportba tartoznak. A collaboratorok, munkatársak szerkeszthetik a dokumentumokat és meghívhatnak másokat is a munkacsoportba, a viewerek, nézők csak megtekinthetik azokat.

Iroda másként: Zoho

Online irodai, otthoni munkához szükséges alkalmazások széles választékát találjuk a zoho.com oldalán. A bőséges kínálatban található programok legtöbbjét - regisztráció után - ingyenesen használhatjuk. A Write szövegszerkesztő és a Sheet táblázatkezelő kompatibilis a legnépszerűbb dokumentumformátumokkal, és támogatja a csoportmunkát. A Show-val bemutatókat készíthetünk és publikálhatunk.

Saját lexikont tudunk készíteni a Wiki-vel, a Notebook pedig abban segít, hogy különböző típusú tartalmakat összegyűjtsünk és közzétegyünk. Az interneten zajló konferenciákhoz a Zoho Meeting alkalmazást használhatjuk, míg a csoportos azonnali üzenetküldő megoldásra a Zoho Chat a legalkalmasabb. Akad ezenkívül határidőnapló, online adatbázis-kezelő és webalapú levelező. Még a projektkezelő és a CRM- (ügyfélkapcsolat-menedzsment) alkalmazás is kipróbálható ingyenesen, de csak egy projekttel, legfeljebb három felhasználóig.

Emlékeztető: Remember The Milk

Egy mobil irodánál nagyon fontos, hogy semmit se felejtsünk el. A www.rememberthemilk.com oldalon a bejelentkezés után hozzáférhetünk saját adatbázisunkhoz, amelyben minden fontos dátumot, évfordulót, találkozót, határidőt, tennivalót rögzíthetünk.

Minden feladathoz megadhatunk egy pontos időpontot, amikor emlékeztetőt szeretnénk kapni. Ez a figyelmeztetés többféle formában érkezhet. A rendszer küldhet elektronikus levelet, SMS-t vagy azonnali üzenetet (AIM, Gadu-Gadu, Google Talk, ICQ, Jabber, MSN, Skype, Yahoo!). A feladatok között ismétlődőek is lehetnek, ilyenkor meg tudunk adni egy befejező dátumot és azt, hogy milyen időközönként ismétlődjön a tennivaló. A bejegyzéseket tetszés szerint csoportosíthatjuk, elláthatjuk címkékkel (tag), hogy azután könnyebben lehessen nyomon követni azokat. Új időpont hozzáadásához használhatjuk a webes felületet, de akár távolról, elektronikus levélben, esetleg mobilról is bővíthetjük naptárbejegyzéseinket.

Fontos dátumainkat útközben is meg tudjuk nézni, mert a szolgáltatásnak mobiltelefonra optimalizált változata is létezik. És ha már az utazásnál tartunk, térképen is bejelölhetjük, ha valamelyik bejegyzés egy adott helyszínre vonatkozik. Ez abban is segíthet, hogy optimális útitervet tudjunk készíteni a feladatok elvégzéséhez.

GY. L.