Ahhoz, hogy az ügymenet többé-kevésbé zökkenőmentes legyen, illetve hogy rendelkezésre álljon a megfelelő szervezeti és anyagi háttér a nem várt helyzetek megoldására, vagy épp fejlesztésre, alapos működési és pénzügyi tervre van szükség. Ha mindez megvan, nem árt tisztába lennünk üzleti partnereink felkészültségével is, hiszen – jobb, ha tudjuk – ők is felkészülnek belőlünk.

Top down, bottom up

Egy bizonyos méret elérése után szinte minden cégben alapvetően két tervezési stratégia van egyszerre jelen, amelyek szerencsés esetben kiegészítik egymást. Az egyik a top down, vagyis fentről lefelé való tervezés és bottom up, vagyis alulról felfelé tervezés a másik. Vagyis a különbség a tervezési folyamat kezdeményezői szerint körvonalazódik, és ez alapján hordozza sajátosságait.

A top down tervezésnél a felső vezetés a vállalati portfólió elemzéséből kiindulva teszi meg kezdeményező lépéseit a folyamat indítására, amihez alapvető stratégiai irányokat is meghatároz. Az erőforrások átcsoportosításával alapvető stratégiai elmozdulásokat szeretnének elérni.

A bottom up tervezés lényege ezzel szemben az, hogy az alacsonyabb szintű egységek – közelebb lévén a piachoz, egyéb környezeti tényezőkhöz – jobban fel tudják ismerni a környezeti lehetőségeket és fenyegetéseket, így azokra reagálni is gyorsabban tudnak. Ez esetben ugyanakkor a stratégiai erőforrások felszabadítása jelenthet nagyobb gondot vállalati szinten.

Elkerülhetetlen az újratervezés

Ahhoz, hogy a két tervezési mód hatékonyan kiegészítse egymást, a vállalatnak mindenképp érdemes külön ügyelnie az erőforrás áramlásra és integratív képességre. Jól látszik tehát, hogy optimális esetben egyik kezdeményezési szerepkör sem lehet kizárólagos, ehelyett mindkettőnek jelen kell lennie a szervezetben.

Az, hogy a szendvics metodológia, (azaz, hogy a modellek egymáshoz viszonyítva milyen arányban adják az optimális keveréket), cégenként és fejlődési szakaszonként változik, így az újra- és újratervezés elkerülhetetlen.

A két tervezési mód egyébiránt létezik a termékfejlesztések szintjén is. A top down jelentése ez esetben az, hogy a termék – például autó, vagy távközlési készülék – főbb felhasználói ismérveit rögzítik (ilyen lehet a kategória, méret, kinézet, felszereltség stb.)

A bottom up tervezés pedig az alkotóelemek felőli megközelítést jelenti: a végtermékre, mint az építőkockák összességére tekint. És csak úgy, mint a vállalati struktúrában, szerencsés, ha mindkét felfogás megjelenik a termék fejlesztése, elkészítése során.

Az üzleti terv a kulcs

Nagy általánosságban igaz, hogy a bottom up szemlélet egy vállalkozás működésének kezdeti stádiumában meghatározó. Hiszen rend szerint egy piaci rés felismerése adja a kezdő löketet valamilyen termék, vagy szolgáltatás kitalálásához, fejlesztéséhez és áruba bocsátásához.

Később azonban, amikor már hosszabb távú üzleti stratégiát kell készíteni, az erőforrások központosított elosztása – azaz a top down szemlélet – is nélkülözhetetlen. Ezzel a fejlődéssel egyidejűleg lesz egyre összetettebb a vállalkozás üzleti, pénzügyi terve is, amelynek pontos adatokon kell nyugodnia.

Ahhoz, hogy akár középtávon is tervezni lehessen, számba kell venni a vállalkozás működéséhez szükséges fix összegű és változó kiadásokat – bérköltséget, adókat, eszközigényt, amortizációt, bérleti díjakat, az esetleges hitelek mértékét, a kutatás-fejlesztés, innováció költségeit, de még a könyvelés és a takarítás költségeit is – csakúgy, mint a bevételi forrásokat.

Szintén kalkulálni kell a meglévő kapacitások időnkénti kihasználatlanságával, valamint azzal, hogy a konkurencia is törekszik a piacból való nagyobb szelet kihasítására.

Megbízható adat nélkül el se kezdjük

Mindezt célszerű megjeleníteni a számokban, illetve a jövőre vonatkozó forgatókönyvekben egyaránt, amihez nélkülözhetetlenek a piacról származó pontos információk az üzleti partnerekről, beszállítókról, a piac más szereplőinek teljesítményéről.