A problémára természetesen számos megoldás létezik: megszüntethetjük az összejöveteleket, újratervezhetjük őket, esetleg változtathatunk azon, hogy ne offline üljünk össze, hanem pl. Skype-on keresztül. Ezek ugyan megfelelő lépések lehetnek, olykor aktívan dolgoznunk kell a meeting szerkezetén, hogy kiküszöböljük a problémát. A The Muse cikke ehhez ad tippeket:

A meeting előtt

A találkozó már azelőtt meghiúsulhat, mielőtt megkezdődne. Miután elküldted a meghívót, a következőket kell átgondolnod:

#1. Készen állsz?

Minden anyagod készen van? Van-e olyan terved arról, mi lesz az ülés menete? Van-e lefoglalható konferenciaterem? A legnagyobb barátod a napirend lesz, anélkül nem jöhet létre a találkozó. Fontos még a meeting célját is tisztáznod: Mi az, amit el akarsz érni? Lehet ez kisebb dolog is, de nagyobb stratégai cél is, mint például az elkötelezettség növelése. Győződj meg róla, hogy mindenki igazodik ehhez a célhoz.

#2. Készen állnak a többiek is?

Nem minden találkozó követeli meg, hogy az emberek előzetesen felülvizsgálják, kitöltsék vagy beszerezzék az anyagokat. Ha viszont igen, akkor biztosítsd mindenki számára a megfelelő erőforrásokat. Vedd figyelembe a csapat összetételét, illetve tedd fel a kérdést, ki az, akinek jelenléte feltétlenül szükséges, és ki az, aki nem ad hozzá semmilyen értéket a meeting témájához. Kérdezd meg magadtól a következőket is: Tudja mindenki, miért van ez a találkozó? Tudják, miért hívták el külön őket erre a találkozóra? Mindenki naprakész a témában? Ha nem, mit kell tudniuk? Vannak-e olyan feszültségek az emberek között, amelyek akadályozhatják az ülést?

#3. Izgatottak-e az emberek?

Nyilvánvaló, hogy az emberek nem fognak kitörő örömöt érezni egy meeting kapcsán, de a csapatnak valamilyen módon izgatottnak kell éreznie magát, például érezniük kell, hogy a meeting megoldást nyújthat egy problémájukra. Ezért gondold át, megvitattad-e már az adott témát máskor, és nem lenne-e időpocsékolás, ha meetinget hívnál össze újra az adott témáról.

A meeting közben

A megfelelő felkészülés még nem elég, számos más is kell ahhoz, hogy a meeting zökkenőmentesen menjen.

#4. A legfontosabb pontokat érinted?

Hogy érintsd a napirendi pontokat, elég, ha követed a napirendet. 10-15 percenként ellenőrizd le, hogy még mindig a témánál vagytok-e. Ha nem, irányítsd vissza a beszélgetést, és térj vissza máskor a felmerülő problémákra akár egy másik találkozón, akár írásban. Ne rohanj, hacsak nem igényel sok időt egy-egy pont megvitatása.

#5. Mindenki figyel?

Ahhoz, hogy elnyerd a figyelmüket, kis erőfeszítések szükségesek: legyen rövid és pontos a mondandód, használj könnyen olvasható és érthető szimbólumokat, képeket, ha lehet, tiltsd le a mobilokat, laptopokat.

#6. Feltesznek kérdéseket, és mindegyik válaszra is talál?

Ritkán van olyan találkozó, ahol senki sem kérdez. Ha mégis, az azt jelenti, hogy a résztvevők nem figyelnek, és a meeting után fognak egymástól kérdezni. Túlságosan sokszor mondjuk azt, hogy „megígérem, hogy a végén válaszolok”, de soha nem térünk vissza a témára. Ezért mindig válaszolj a kérdésekre, és ne hagyd úgy el a termet, hogy nem kérdezted meg tőlük, maradt-e még bennük valami.

#7. Van-e ismétlődő minta abban, ki szólal meg, és ki hallgat?

Kutatások szerint a nők beszédét nagyobb valószínűséggel szakítják félbe a megbeszéléseken, mint a férfiakét. Sok oka lehet, amiért valaki inkább beszédes, míg a másik hallgat, ezért ne engedd, hogy félbeszakítsák egymást, és kérdezz azoktól is, akik általában hallgatásba merülnek. Ez különösen vonatkozik azokra, akik fizikailag nem tartózkodnak a szobában.

Meeting után

Ha azt szeretnéd, hogy a meetingjeid tényleg profik legyenek, a következőket is fontold még meg.

#8. Mindenki tudja, mi a következő lépés?

Mielőtt befejeznéd a meetinget, tedd fel a következő kérdéseket: Mit kell tenni? Hogyan kell ezt megtenni? Mikor kell megtenni? Ki fog felelősséget vállalni? Ki fogja felügyelni, nyomon követni a feladatot?

#9. Elértük a meeting legnagyobb célját?

Az emberek motiváltnak tűnnek a találkozó után? Hatékonyan működnek? Kevésbé vannak összezavarodva, és kevesebb kérdést tesznek fel? Elérte-e a meeting az eredeti célját?

#10. Mindenki úgy érzi, hogy a meeting produktív volt?

Ez a kérdés megköveteli, hogy a feltételezések helyett ténylegesen megérdeklődd az emberektől, hogyan érzik magukat a meeting után. Fontos a közvetlen visszajelzés megszerzése. Lehetséges, hogy úgy érezted, jól sikerült a találkozó, ám ezzel senki sem ért egyet. Időről időre kérd ki a véleményüket, hogy biztos lehess abban, a megfelelő úton haladsz.