Az intranet az internettel egy időben jelent meg. Az “intra”, azaz belsős rendszer ugyanazt a technológiát használja, mint az internet, lényeges különbség azonban, hogy zárt: a vállalaton kívüli helyszínen nem, vagy csak nehézkes hitelesítés után érhető el. Ennek oka az, hogy a legtöbb itt található adat a céget érintő bizalmas információ: a vállalatok az intranetes felületen tájékoztatják az alkalmazottaikat a céget érintő változásokról, belső pályázatokról, bérezésről, de itt érhetők el a mindennapi munkavégzést segítő tudásanyagok, folyamatleírások is.

Intraneten tulajdonképpen bármilyen funkcionalitás elhelyezhető, ezek körét minden vállalat esetében az egyedi igényekhez kell szabni, az viszont a legtöbb szervezet esetén közös, hogy a fejlesztések előtt a cégvezetőknek nem árt megfontolni az adatok felhőbe költöztetését.

Nem mindegy, mekkora a kiadás

“Belső üzemeltetésű szolgáltatásokat elsősorban akkor éri meg kiépíteni, ha valamilyen nagyon egyedi igény mutatható ki” – mondta a hvg.hu-nak Deliága Ákos az Informatikai, Távközlési és Elektronikai Vállalkozások Szövetségének (IVSZ) Adatközpont- és Felhő Munkacsoport vezetője arra utalva, hogy a cégek többségében azonos funkciókat használnának. Mivel ezeket sok (felhős) szolgáltató hosszú évek alatt jól kiépítette és viszonylag alacsony havi összegért elérhetővé teszi, teljesen felesleges és sokkal költségesebb nulláról újra felépíteni egy rendszert.

A szakember szerint nem árt tudni, hogy ha egy saját rendszer kialakítása mellett dönt a cég, akkor nemcsak a kiépítés járhat kiadással, hanem számos rejtett költség is jelentkezhet. Már maga a beüzemelés is egy több millió forintos tételt jelenthet, a karbantartás mellett pedig a fizikai védelmet is meg kell oldani, ami egy kisebb szervezet esetében jóval nehezebb, mint azoknak a szolgáltatóknak, amelyek hatalmas szerverparkkal rendelkeznek. Mindemellett a cég informatikai szakemberei is leterheltebbek lesznek, azokat ugyanis a fontosabb fejlesztési folyamatoktól vonják el a karbantartási munkák miatt. "Egy IT-s alkalmazottnak nem az üzemeltetés a legfőbb feladata, hanem az, hogy segítse a céges, üzleti folyamatokat” – teszi hozzá Béres András az IVSZ szakértője.

Azt sem árt szem előtt tartani, hogy az intranetes hálózat nagyjából olyan, mint egy céges autó. A kiépítéssel (vásárlással) a kiadás már megtörtént, vagyis akkor is pénzbe került, ha utána mégsem használják azt a dolgozók. Ha pedig belakják az internetet, de bizonyos funkciókra senki nem kíváncsi, akkor ismét megmutatkozik a felhős megoldás előnye: ezek a szolgáltatók moduláris rendszerben kínálják a különböző szolgáltatási szinteket, így ha egyikre már nincs szükség, az lemondható, ezzel együtt pedig a kiadás is csökkenthető.

Jó a dolgozóknak, jó a munkáltatónak

Ugyan a cégek számára a költséghatékonyság elsődleges szempont lehet, számos más előnnyel járhat, ha a céges kommunikációt egy felhőben lévő szolgáltatáson keresztül tudják elvégezni. Munkáltatói oldalról nézve jelentősen nőhet az alkalmazott IT-s szakemberek tudásának kamatoztatása, nekik ugyanis nem kell majd az intranetes problémák megoldásával foglalkozniuk – vagyis nem kell odafigyelni a karbantartásra, ezt elvégzi a szolgáltató –, hanem a cég egyéb fejlesztési folyamataira koncentrálhatnak.

Munkavégzés bárhol

AFP / Ed Jones

A felhős megoldás a munkavállalói oldalról is jelentős előnyökkel jár. Az adatokhoz már nemcsak az irodában, hanem gyakorlatilag bárhol, bármikor hozzáférhet a dolgozó, ami jelentős rugalmasságot, ezzel együtt pedig a munkaidő hatékonyabb beosztását teszi lehetővé. Ez a fajta szabadság növelheti a produktivitást, a munkavállaló pedig végső soron pozitívabb szemlélettel végezheti a munkáját.

“A legtöbb felhő alapú szolgáltatás ma már minden platformon elérhető, vagyis nemcsak az asztali számítógépen, hanem iOS-es vagy androidos mobilon és tableten egyaránt elvégezhetjük a feladatunkat. A cégek általában megállnak az asztali gépre fejlesztett intranetes rendszernél, jobb esetben azt mobilra is optimalizálják. De még ez is értelmét veszíti, ha csak az irodán belül elérhető az egész” – világít rá a problémára Deliága Ákos.

Biztonság

Hiába azonban a pénzben és praktikumban mérhető előny, rengeteg vállalatnál komoly gátat jelent az adatbiztonság: alapvetően sokkal biztonságosabbnak gondoljuk azt, ha egy adatot mi magunk őrzünk. Ha megfelelő biztonsági felügyelettel és személyzettel dolgotó vállalatról van szó, akkor ez igaz, de a legtöbb cég esetében a helyzet egyáltalán nem ilyen egyszerű.

“Tapasztalatom szerint ma már több szempontból is sérülékeny lehet, ha nálunk van az adat. A kisebb cégeknél komolyabb veszélyben vannak, hiszen az irodák biztonsága fizikai szempontból is hagy kívánni valót maga után. Egy külső szolgáltató esetében magasabb biztonsági szinteket lehet elvárni, illetve a felhasználó is jobban figyel arra, hogy milyen biztonsági szinteket írjon elő, ráadásul arra is lehetősége van, hogy időközönként adatmentést végezzen” – véli Ormós Zoltán. Az internetjogász szerint bár az adat fizikailag máshol van, annak tulajdonjoga továbbra is az ügyfélé, amire számtalan garanciális vállalást kínálhatnak a szolgáltatók.

A felhő alapú céges szolgáltatások egyik legfőbb hátránya, hogy ha valamilyen probléma lép fel az internetkapcsolatban, akkor a munka is megállhat. Ormós Zoltán szerint erre a lehetőségre a szolgáltatók is felkészülnek a szerződésekben. “Tervezett és előre bejelentett leállás esetén nincs szükség kártérítésre, főleg mert azt egyébként is munkaidőn kívül, általában éjszaka végzik el a szolgáltatók. Egy nem várt hiba esetén azonban az ügyfél követelheti az időarányos szolgáltatási díj csökkentését. Ez egyfajta kötbérnek tekinthető.”

Fontos az időzítés

A felmérések szerint bár a menedzselt IT-szolgáltatások elterjedtsége Magyarországon még alacsony, a trend egyértelműen ebbe az irányba mutat itthon is. Ennek oka a rugalmasság, vagyis, hogy az adat bárhol, bármikor elérhetővé válik számukra. Emellett az sem mellékes, hogy nem beruházási költségként, hanem szolgáltatási költségként számolhatják el a felhőből igénybe vett megoldásokat, ami optimálisabb a pénzügyi tervezés szempontjából.

Előnyök ide vagy oda, az sem mindegy, hogy ki mikor vált. Ha egy cég csak egy-két éve költött az adott informatikai rendszerre, akkor annak még megvan a pénzügyi maradványértéke, és nem éri meg kiszervezni az egészet. Ám ha egy 5-6 éves elavult rendszerről beszélünk, aminek a fejlesztése is drága, akkor érdemes továbblépni. A cégméret sem mindegy: kisebb vállalatoknak mindenképp megéri a felhős megoldást választaniuk, náluk ugyanis a szolgáltató nagy valószínűség szerint minden igényt képes kielégíteni.