A hatékony munkavégzés érdekében a vállalatok és intézmények egyre inkább saját alaptevékenységükre összpontosítanak és az egyéb feladatokat, például a céges informatikai rendszer kiépítését és üzemeltetését külső szolgáltatóra bízzák. Az informatikai erőforrás-kihelyezés (IT-outsourcing) azonban komoly üzleti döntést követel a vállalat vezetőitől, melynek kulcskérdése a megfelelő partner kiválasztása. A választási szempontokat körültekintően kell kijelölni és értékelni, mivel a nem megfelelő összehasonlítással veszélyeztethetjük a kiszervezés eredeti céljait, azaz a költségcsökkentést és a hatékonyság-növelést. Az utóbbi időszakban a gazdasági válság hatására a vállalatoknak megnőtt az igénye az informatikai rendszereik kiszervezésére, így költségeik csökkentésére.

IT-outsourcing szolgáltató kiválasztásának 6 aranyszabálya:

1. Elsődleges döntési szempontok: az ár, a referenciák, a szakmai kompetencia és a folyamatos rendelkezésre állás
2. A szolgáltatástól elvárt igények pontos meghatározása
3. A szolgáltatást választó vállalat méretének figyelembe vétele
4. Az IT-outsourcing szolgáltató, mint stratégiai partner?
5. Foglalkoztatási garancia
6. További alapvető elvárások a leendő partnerrel szemben

A megfelelő IT-outsourcing partner kiválasztásánál minimálisan három feltételnek kell együttesen teljesülnie. Ezek a magas színvonalú és professzionális informatikai rendszerüzemeltetés, a fajlagosan alacsonyabb költségszint, illetve a szerződéses biztonság” – mondta Juhász Lajos a Navigator Informatika Zrt. vezérigazgatója. A cég tapasztalatai szerint elsősorban azok a vállalatok helyezik ki informatikai tevékenységüket, ahol informatikával támogatottak az értékteremtő folyamatok, illetve az adott szervezetnél fontosnak tartják a folyamatos, magas szintű rendelkezésre állást, mindig figyelnek a biztonságos működésre és a költségek szinten tartására. Emellett azok a vállalatok döntenek a kiszervezés mellett, amelyeknél korábban már előfordult jelentős adatveszteséggel vagy költséggel járó informatikai rendszerösszeomlás.

1. Elsődleges döntési szempontok

Az informatikai erőforrás-kihelyezés komoly üzleti döntést követel a vállalatok vezetőitől. A kiválasztásnál döntő szerepet játszik az ár, hiszen a jelenlegi gazdasági helyzetben még inkább alapvető elvárás a szolgáltatások minél alacsonyabb költségszintjének biztosítása. A másik fontos tényező a szakmai kompetencia, mivel a szolgáltató csak a megfelelő tapasztalatok birtokában képes megalapozott tanácsokat nyújtani a rendszer optimalizálására, működésének stabilabbá és hatékonyabbá tételére. Jól működő IT-outsourcing szolgáltatás esetén a szolgáltatónak garantálnia kell az üzemfolytonosságot, ezért a folyamatos rendelkezésre állás szintén elengedhetetlen szempont a kiválasztásánál. Ha pedig a szolgáltató mindemellett egy meggyőző referencialistát is fel tud mutatni, akkor biztosak lehetünk abban, hogy informatikai rendszerünk megfelelő kezekbe kerül.

2. A szolgáltatástól elvárt igények pontos meghatározása

Amennyiben a kiszervezés mellett döntünk saját munkafolyamataink jellegéhez legjobban illeszkedő szolgáltatási konstrukciót kell kérnünk a leendő partnertől. Pontosan meg kell határozni az elvárt szolgáltatási csomagokat és a garantált szolgáltatási szinteket, valamint el kell dönteni, mely tevékenységek kerülnek kiszervezésre: például a szoftverleltár kezelését, vagy a szerverek üzemeltetését rábízzuk-e a szolgáltatóra. Ha ezt elmulasztjuk, előfordulhat, hogy olyan szolgáltatásért kell majd fizetnünk, amelyet valójában ki sem használunk. A minőség folyamatos mérésére szolgáló SLA (Szolgáltatási Szint Megállapodás – Service Level Agreement) szintek például garanciát jelentenek a szolgáltatás minőségére. Az SLA szintekhez első lépésként éretté kell tenni az informatikai rendszert, amelyre egy jól behatárolt átmeneti időszakot, projektet kell meghatározni. Ennek a költségét a szolgáltató viseli, amelyhez határozott idejű (3-5, akár 7 éves) szerződést kell kötni.

3. A szolgáltatást választó vállalat méretének figyelembe vétele

Az informatikai tevékenység kiszervezése már a kis- és közepes méretű vállalatok számára is rövid távú megoldást jelenthet költségeik csökkentésében és hatékonyságuk növelésében. Az IT-outsourcing szolgáltatónak a vállalatok méretének és fenntartási költségeiknek megfelelően kell kialakítani az árakat, hogy valóban személyre szabott és költséghatékony szolgáltatást nyújtson. Kiemelt szerepet kap tehát a leendő IT-outsourcing szolgáltató ügyfelei és a szolgáltatót választó cég méreteinek hasonlósága, mivel a tapasztalatok szerint a nagy ügyfelekre szakosodott szolgáltatók méretgazdaságosságuk kihasználásának következtében a kisebb vállalatoknak csak magasabb árú ajánlatot tudnak adni.

4. Az IT-outsourcing szolgáltató, mint stratégiai partner?

Fontos, hogy az informatikai rendszer rugalmasan és a lehető legalacsonyabb költségek mellett, időben tudja követni a vállalatunk vagy környezetének változásait: például a hálózat, a tűzfalak, vagy a vírusvédelem fejlesztéseket. Ennek érdekében a megfelelő IT-outsourcing ajánlatban a szolgáltató, mint stratégiai partner szerepel, felvállalva, hogy az üzemeltetett rendszert folyamatosan informatikai szükségleteinknek megfelelő szinten tartja. A stratégiai partnerség mindkét fél számára kölcsönös előnyöket jelent, így például az ügyfélnek nem kell külön fizetnie a rendszerbevezetéseknél, fejlesztéseknél, méretezésnél, illetve egyéb változásoknál.

5. Foglalkoztatási garancia

Megfelelő informatikai outsourcing szerződés esetén a szolgáltató foglalkoztatási garancia keretében átveszi, minősíti és a megfelelő feladatkörben magasabb hatékonyság mellett foglalkoztatja a vállalat informatikai munkatársainak egy részét. Ennek köszönhetően az informatikai folyamatok is gördülékenyebben működhetnek. A NAVIGATOR a korábbi informatikai alkalmazottak átlagosan 70 százalékát foglalkoztatja tovább egy-két éves foglalkoztatási garanciát nyújtó szerződés keretében.

6. További alapvető elvárások a leendő partnerrel szemben:

• Az IT-outsourcing partner rendelkezzen korszerű és hatékony üzemeltetési eszközökkel: telefonos ügyfélszolgálattal, megfelelő nyilvántartási rendszerrel, felügyeleti és menedzsment eszközökkel.
• Az IT-outsourcing partner biztosítsa a szoftverek legalizációját.
• Az IT-outsourcing partner rendelkezzen felelősségbiztosítással.
• Az IT-outsourcing partner garantáljon biztonsági minimumokat.
• Az IT-outsourcing partner rendelkezzen stratégiával arra vonatkozólag, hogy milyen szervezeti megoldással valósítja meg a kiszervezés után a hatékony kommunikációt.
• Az IT-outsourcing partner felé legyen elvárás, hogy megfelelő nyilvántartási rendszerrel rendelkezzen a helyes informatikai eszközgazdálkodáshoz, elősegítve például a gépcserék költségoptimalizálását.

Az IT-outsourcing alapvetően üzleti döntés, ezért ahhoz, hogy valóban élvezhessük a szolgáltatás adta előnyöket, a megfelelő partner kiválasztása után körültekintően kell eljárnunk az IT-outsourcing szerződés elkészítésekor is, hiszen ez a mozgatórugója az IT-outsourcer partnerrel folytatott hosszú távú és sikeres együttműködésnek. A legfontosabb kritériumok többek között az IT-outsourcing szerződés tárgyának, a szerződéses garanciáknak és a mérési metódusoknak a pontos definiálása, hiszen csak így optimalizálhatók a jövőben elvárt szolgáltatási szintek. A kártérítés tárgyi és időbeli korlátainak meghatározásával pedig egyértelművé tehető a felek kártérítési felelőssége.