Az Mt. nem ad eligazítást arra, hogy a munkaidő-nyilvántartás adatait milyen formában, milyen tartalommal és hol kell vezetni ahhoz, hogy megfeleljen a törvényes követelményeknek. A munkaügyi hatóság a nyilvántartással szemben nem támaszt formai követelményeket. A nyilvántartás elfogadható kézzel, géppel írt, számítógépen tárolt formában, akár kockás füzetben, jelenléti íven vezetett vagy éppen a kereskedelmi forgalomban kapható nyomtatványon is. Nem szükséges továbbá az sem, hogy a nyilvántartási adatokat egyetlen munkaügyi okirat tartalmazza. Ha a nyilvántartás adatait több munkaügyi irat (dokumentum) tartalmazza, akkor azok nem rögzíthetnek egymásnak ellentmondó adatokat.
Alapvető tartalmi követelmény a nyilvántartással szemben, hogy abból a munkaidővel kapcsolatos adatokon a munkanap, pihenőnap megjelölésén kívül a munkakezdési, befejezési időpont, valamint a ledolgozott munkaidő egyértelműen kitűnjön. E három adat megléte esetén ellenőrizhető a munkaidőre, pihenőidőre vonatkozó jogszabályok betartása, a különböző bérpótlék-fizetési kötelezettségek teljesítése. Ezek az adatok kapcsolódnak a rendkívüli munkaidővel kapcsolatos rendelkezések betartásának ellenőrzéséhez is.
A nyilvántartási adatokat naprakészen a munkahelyen, azaz a tényleges foglalkoztatás helyén kell vezetni. Ez tehát azt jelenti, hogy a jelenléti ívet naponta kell vezetni és aláírni. A munkaidő a munkanapokhoz, a munkahelyhez szorosan kötődő információ, amely akár naponta, illetve hetente is változhat. Ezért nem tekinthető hitelesnek az előre kitöltött jelenléti ív, vagy ha a nyilvántartás utólag kerül kitöltésre. Nem fogadható el a foglalkozás helyétől eltérően a munkáltató székhelyén, esetleg a könyvelő irodában történő nyilvántartás vezetése sem, mert hitelessége megkérdőjelezhető. A foglalkoztatás helyén történő nyilvántartás vezetésére és tartására az alkalmazott munkarend, munkaidő-keret közlése tekinthető irányadónak.