Ajándékozz éves hvg360 előfizetést!
Íme nyolc egyszerű szabály, amellyel hatékonyabbá válhat a projektvezetés. Részlet a világ vezető megaprojekt-szakértőjeként számon tartott Flyvbjerg Bent a Megvalósítás hatékonyan című könyvéből.
A heurisztika bonyolult döntések megkönnyítését szolgáló gyorsan alkalmazható, egyszerű ökölszabály. A heurisztikák lerövidítik a döntésekhez vezető mentális utat, csökkentik a komplexitást és megkönnyítik a döntéshozást.
Az alábbi alapszabályok a nagy projektek tanulmányozásával töltött évtizedek alatt fogalmazódtak meg bennem. Ne feledjük, hogy a heurisztikákat sosem érdemes automatikusan, gondolkodás nélkül követni. Mielőtt a gyakorlatban alkalmaznánk őket, meg kell győződnünk arról, hogy összhangban állnak-e a saját tapasztalatainkkal.
Használjuk őket inspirációs forrásként a vizsgálódáshoz, új dolgok kipróbálásához, és ami igazán számít: saját heurisztikáink kialakításához. Ehhez olvassuk a szakirodalmat, és szerezzünk minél több tapasztalatot.
Alkalmazzunk építőmestert!
Olyan embert kell találnunk, aki komoly tapasztalattal rendelkezik a szakmájában, és bizonyítottan sikeresen tevékenykedett a választott területen: legyen az lakásfelújítás, esküvőszervezés, IT-rendszer kialakítása vagy felhőkarcoló építése. Az építőmesterek azonban nem mindig elérhetőek, és nem mindig megfizethetőek.
Legyen kiváló csapatunk!
Ez az egyetlen heurisztika, amelyet minden egyes projektvezető megfogalmaz. Ed Catmull elmagyarázta, miért:
„Adj egy jó ötletet egy középszerű csapatnak, és el fogják fuserálni. Adj egy középszerű ötletet egy kiváló csapatnak, és vagy kijavítják, vagy valami jobbal állnak elő. Ha kiváló a csapatunk, van esély arra, hogy kiválóak legyenek az ötletek is.”
Kérdezzük meg: „Miért?”
Ha feltesszük magunknak a kérdést, miért vágunk bele a projektbe, arra irányítjuk a figyelmünket, ami igazán számít: az alapvető célra és a várható eredményre. Miközben a projekt az események és buktatók viharai közepette halad előre, a jó vezetők sohasem tévesztik szem elől a végső célt.
Építsünk legókockákból!
Süssünk egy kis tortalapot. Süssünk még egyet. És még egyet. Azután rakjuk egymásra őket. A szélére jöhet a dekoráció, és már készen is van a legmagasabb esküvői torta. Ami igaz az esküvői tortákra, az a nap- és szélfarmok, a szerverfarmok, az akkumulátorok, a csővezeték és az utak esetében is megállja a helyét. Ezek mind-mind moduláris projektek: egyszerűbb építőkockákból állnak össze. Őrületesen nagyra nőhetnek, miközben egyre jobbak, gyorsabbak, nagyobbak és olcsóbbak lehetnek.
Gondolkodjunk lassan, cselekedjünk gyorsan!
Mi a legrosszabb, ami a tervezés során megtörténhet? Előfordulhat, hogy a jegyzeteléshez használt táblánkra írt szöveg véletlenül letörlődik. Mi a legrosszabb, ami a megvalósítás során megtörténhet? A fúrónk áttöri az óceán fenekét, és a víz elárasztja az alagutat. Épp mielőtt bemutatnánk a filmet, a világjárvány miatt bezárnak a mozik. Összeomlik az általunk épített felüljáró, és több tucat embert maga alá temet. És hasonlók.
Szinte minden elképzelhető borzalom megtörténhet a megvalósítás alatt. Korlátozni szeretnénk ennek a lehetőségét, ezért minden alkalommal arra törekszünk, hogy részletes, kipróbált tervet alkossunk. A tervezés viszonylag olcsó és biztonságos, míg a megvalósítás drága és veszélyes. A jó tervezés növeli a gyors és hatékony megvalósítás esélyét, a lehető legszűkebb rést hagyva a kockázatnak.
Válasszunk külső nézőpontot!
A projektünk különleges, de hacsak nem olyasmit csinálunk, ami a szó szoros értelmében példa nélküli – mondjuk, időgépet építünk vagy fekete lyukat tervezünk –, sohasem egyedi: mindig egy nagyobb projektosztály része. Gondolkodjunk úgy a projektünkről, mint ami „olyan, mint a többi”. Gyűjtsünk adatokat, és tanuljunk a számokban rejlő sok-sok tapasztalatból azzal, hogy referenciaosztály alapú előrejelzéseket készítünk.
Mondjunk nemet, és álljunk odébb!
A folyamatos összpontosítás létfontosságú a projekt megvalósításához. Az, hogy nemet tudjunk mondani, elengedhetetlenül szükséges, hogy fókuszáltak maradhassunk. Vajon a kezdetektől biztosított a projekt sikeres kivitelezéséhez nélkülözhetetlen humán és pénzügyi erőforrás, beleértve az előre nem látott kiadásokat is? Ha nem, álljunk odébb.
Mondjunk nemet a nem tesztelt technológiára. Nemet a perekre. És így tovább. Ez nehéz lehet, különösen akkor, ha a mögöttünk álló szervezetre jellemző a cselekvésorientált torzítás. A projekt és a szervezet sikere szempontjából egyaránt elengedhetetlen azonban, hogy képesek legyünk nemet mondani.
„Tulajdonképpen éppolyan büszke vagyok azokra a dolgokra, amelyeket nem tettünk meg, mint azokra, amelyeket megtettünk” – jelentette ki egyszer Steve Jobs. A megvalósítatlan dolgok elősegítették, hogy az Apple folyamatosan arra a néhány termékre összpontosíthasson, amelyek kiemelkedő sikert arattak – méghozzá Jobs szerint éppen ennek az összpontosításnak köszönhetően.
Szerezzünk barátokat, és tartsuk is meg őket!
Egy sok milliárd dolláros, állami szektorban folyó IT-projekt vezetőjétől hallottam, hogy idejének több mint felét diplomáciai tevékenységre fordítja. Olyan érdekelt felek: személyek és szervezetek támogatását keresi, akik jelentős hatással lehetnek a projekt megvalósulására. Hogy miért? Ez is kockázatkezelés. Ha valami elromlik, a projekt sorsa ezeken a kapcsolatokon múlik. És amikor valami elromlik, már késő nekilátni a kapcsolatépítésnek. Építsünk hidakat, még mielőtt szükségünk lenne rájuk!
Melyek azok az egyetemes tényezők, amelyek megkülönböztetik a sikert a bukástól? Kiderül a Megvalósítás hatékonyan című könyvből, amelyet itt rendelhetnek meg kedvezménnyel. A könyv megjelenését a ShiwaForce.com Zrt. támogatta.
