Délelőtt 9.45 van. Mit kell tennem? Mi a legjobb lépés most, ebben a pillanatban? Még mindig azon dolgozom, hogy megtudjam, hogyan válaszolhatjuk meg legjobban ezt a kérdést. Minden esetben sok összetett változó játszik szerepet ebben a döntésben, de az alapvető válasz: bízzunk az intuíciónkban. A tudásmunkások esetében legalább háromféle dinamika játszik szerepet annak eldöntésében, mit tegyünk, körülbelül ebben a sorrendben:

1. Kontextus. (Mit tehetek meg ebben a pillanatban?)
2. Munkatípus. (Azt teszem, amiről már elhatároztam, hogy meg kell tenni, új munkát végzek, amelynek felmerülésére nem számítottam, vagy feldolgozom a dolgaimat, hogy frissítsem az elvégzendők leltárát?)
3. A munka szintje. (Egy megválaszolandó e-mailre kell-e most összpontosítanom, vagy egy megvalósítandó projektre, egy felelősségi területre, amellyel kezdenem kell valamit, egy célra vagy célkitűzésre, amely felé haladnom kell, vagy a végzetre, amit be kell teljesítenem?)

E három keretrendszer valamelyikét csak saját felelősségünkre hagyhatjuk figyelmen kívül. Ha azonban bármelyiknek a menedzselésén javítani tudunk, tele leszünk energiával.

1. Kontextus: Ha az a kellemes meglepetés ér minket, hogy egy elhalasztott megbeszélés miatt tizenöt percünk felszabadul, és az irodaépületben nem a saját emeletünkön tartózkodunk, kéznél van-e máris a lista minden hívásról, amelyet le kell bonyolítanunk ahhoz, hogy elvarrjuk az elvarratlan szálakat az életünkben?

Ha a helyzet nem így áll, reaktívvá válunk proaktív helyett, és valószínűleg nőni fog a ránk nehezedő belső nyomás. Ha viszont megvan ez a listánk, és bízunk abban, hogy szerepel rajta minden elvégzendő hívás, könnyebben működhetünk a saját „zónánkban”.

2. Munkavégzés és az elvégzendő munka meghatározása: Ha nem akarunk ötszáz e-maillel foglalkozni, hogy kiderítsük, milyen üzenetet hordoznak, és mit kell tennünk velük kapcsolatban, energiánkat közvetlenül az iroda és a környezetünk fogja beszippantani. Cselekedeteink valószínűleg az elkötelezettség helyett az elkerülésből fognak fakadni. Ha feldolgozzuk és elküldjük az e-maileket, mert úgy érezzük, „meg kell tisztítanunk a fedélzetet” annak érdekében, hogy figyelmünk felszabaduljon valami másra, akkor jól haladnak majd a dolgok.

3. Az elkötelezettség többféle horizontja: Ha még nem kerítettünk sort a megfelelő megbeszélésre főnökünkkel, házastársunkkal vagy partnerünkkel, pedig tudjuk, hogy az életünkben és a karrierünkben beállt változások miatt ezt meg kell tennünk, hiszen érezzük, hogy ezekre a változásokra kell figyelnünk, szakmai, lelki vagy spirituális értelemben a zsugorodás bizonyos szintjét tapasztaljuk majd a gyarapodás helyett. Ha viszont valóban megfelelően kezeljük az önmagunkkal és másokkal folytatott párbeszédnek ezeket a szintjeit, energikus és kiegyensúlyozott fókusz lesz a jutalmunk.

GONDOLJUK ÁT!

• Mit tennénk, ha ma a munkahelyünkön felszabadulna harminc percünk? Felkészültünk arra, hogy ilyen lehetőségünk adódik?
• Milyen párbeszédek és milyen témában esedékesek vagy maradnak el egy ideje az életünkben?

A fenti cikk David Allen Bármire készen – GTD című könyvének szerkesztett részlete.

Hogyan enyhítsünk a túlterheltségen a mindennapi stressz szorításában? Miért nem jó, ha egyszerre sok mindent igyekszünk fejben tartani? Hogyan akadályozhatjuk meg a kiégést? Többek között ez is kiderül a könyvből, amelyet itt rendelhet meg kedvezménnyel.