Nincs új üzenet. Jól hangzik, ugye? Hát persze, hogy jól, hiszen manapság minden eddiginél több e-mailt küldünk és fogadunk. A McKinsey Global Institute tanulmánya megállapította, hogy a tudásgazdaságban dolgozók munkahetük 28%-át töltik e-mailek írásával, olvasásával vagy megválaszolásával.

Ennek következtében sokan szüntelen késztetést érzünk az e-mailekkel kapcsolatos terhelésünk csökkentésére, mára ugyanis az e-mailjeink megválaszolása valóságos teljesítményőrületté fokozódott. Termelékenységi szakemberek szerint - ha nem akarjuk elveszíteni a lábunk alól a talajt az e-mailezés terén - érdemes megfogadnunk az alábbi tanácsok legtöbbjét:

• A gyorsabb visszakeresés érdekében címkézzük e-mailjeinket!
• Használjunk automatikus rendszerező beállításokat!
• Valamennyi e-mailünket archiváljuk, hogy a lényeges dolgokra összpontosíthassunk!
• Prioritásaink megjelenítésére lássuk el színkóddal e-mailjeinket!
• Használjunk emlékeztetőeszközt a fontos e-mail-láncok ismételt megjelenítésére!
• Alakítsuk át e-mailjeinket feladatokká, hogy semmi se kerülje el a figyelmünket!
• Kövessük nyomon elküldött e-mailjeinket, hogy lássuk, mikor és hol olvasták el őket!
• Hozzunk létre e-mail-sablonokat, hogy gyorsan elküldhessük egyszerűbb üzeneteinket!
• A fölösleges hírlevelekről iratkozzunk le!
• Korlátozzuk e-mailjeink hosszát maximum 5 mondatra!
• Használjunk közösségi plug-int, hogy az e-mailek mögötti arcokat és tudnivalókat is lássuk!

Kiterjesztett agy

E-mailezésünk mára agyunk egyfajta digitális kiterjesztéseként működik. A szűk keresztmetszet azáltal keletkezik, hogy digitális énünk sokkal több inputot képes kezelni, mint valóságos énünk.

A kipucolt inbox öncélú hajszolása kiüresíthet bennünket, ha az e-mailek nem válnak ötleteink és céljaink kidolgozásának, illetve megvalósulásuk kibontakozásának szerves részévé. Minden beérkező e-mail esetében van egy pillanat, amikor el kell döntenünk, milyen összefüggésbe helyezzük az üzenetet.

Szükségünk van-e arra, hogy megismerjük a tartalmát? Sürgős választ várnak-e rá? Vagy ráérünk később visszatérni hozzá? Egy barátunk élvezetesnek találná? Sürgősen tennünk kell-e valamit vele kapcsolatban? El kell-e gondolkodnunk rajta? Milyen más meglévő e-mailhez, elképzeléshez, feladathoz és projekthez kapcsolódhat?

Tudatosítsuk komplex céljainkat!

Sokunk vezet listát aktuális teendőiről, amelyek döntő többsége egyszerű feladatokból áll. Átrendezni az íróasztalomat. E-mailt küldeni egy határidővel kapcsolatban. Elküldeni a számlát. Ezenfelül célkitűzéseinknek, terveinknek, törekvéseinknek is létezik egy folyamatosan alakuló listája, amelyet nehezebb a helyére tennünk, mert összetett tevékenységek sokaságát igényli.

Összetett céljaink nehezen megfoghatók. Időnk, energiánk és lehetőségeink alakulásának függvényében változnak. Néhányan könyvet szeretnének írni. Mások el akarnak jutni Peruba. Megint mások bálványként tisztelt példaképükkel kívánnak találkozni. Jövőbeni üzletek, jótékonysági tevékenységek, sőt személyes kapcsolatok is veszendőbe mehetnek egyszerűen azért, mert olyan nehéz nekiveselkednünk ezeknek a dolgoknak mindennapi teendőink közepette.

Annak érdekében, hogy postaládánkat e célok elérésének katalizátorává tegyük, a látómezőnkbe kell helyeznünk ezeket a törekvéseket. Nagyjából négyhavonta megfogalmazom két-három összetett célomat, és odaragasztom a listát az íróasztalomra, hogy állandóan szem előtt tarthassam őket.

Kapcsoljuk össze a pontokat!

Bármely beérkező e-mailünk, tárgyától és feladójának kilététől függően, céljaink elérésének egyik lépcsőfoka lehet. Komplex céljaink ismeretében, azok előtérbe helyezésével észrevehetjük a beérkező e-mailek tárgya, feladója és a hozzájuk köthető lehetőségek közötti kapcsolódásokat.

Nem szabad esztelenül átrobognunk postaládánk tartalmán – gondosan mérlegeljünk minden üzenetet, hogy lássuk, mindent egybevetve az adott levél hogyan kapcsolódhat céljaink eléréséhez.

Kivel oszthatnánk meg? Mit fűzhetnénk hozzá, ami lendíthetne a dolgaink aktuális helyzetén? Lehetőséget teremt-e arra a levél, hogy segítséget vagy tanácsot kérjünk? Vajon a küldő személyből a későbbiekben támogatónk lehet? Mindezt szem előtt tartva új céllal címkézhetjük, továbbíthatjuk, válaszolhatjuk meg e-mailjeinket – ha hosszú távra is tervezünk, miközben igyekszünk a felszínen maradni.

Hagyjuk a dolgokat menni a maguk útján

hvgkonyvek.hu

Inboxunk a lehetőségek tárháza, kreatív elmék számára pedig mindez csábító dolog. Egy optimista személyiségnek mi sem könnyebb, mint ötven, száz vagy akár ezer e-mailt tartani bejövő postájában, abban a reményben, hogy valamikor a közeljövőben mindegyiknek annyi időt tud majd szentelni, amennyit megérdemel. Csakhogy ez soha nem fog bekövetkezni.

Ha segítségül kívánjuk hívni inboxunkat céljaink eléréséhez, jegyezzük meg, hogy le kell számolnunk a figyelemelterelés lehetőségével, csak így tarthatjuk életben legfontosabb céljainkat. Ahogy átnézzük az inboxunkat, és az egyik ötleten vagy kínálkozó lehetőségen megakad a szemünk és figyelmünk, jól gondoljuk meg, hogy ha foglalkozunk vele, az segíti-e komplex céljaink elérését.

Ha nem, vagy nem vagyunk benne biztosak, akkor udvariasan hárítsuk el, és készüljünk a következő csatánkra. Ha tényleg olyan hatalmas lehetőségről van szó, ahogyan azt optimista belső hangunk mondatja velünk, akkor van rá esély, hogy egy napon még újra ránk találjon.

A fenti cikk a Tartsuk kézben hétköznapjainkat! című könyv szerkesztett részlete. Hogyan valósítsuk meg jobbnál jobb ötleteinket? Hogyan egyeztessük össze a technológia korának kihívásait az alkotótevékenységgel? Miként tudunk hivatásunkra fókuszálni egy merőben új környezetben? Kiderül a könyvből, amelyet itt rendelhet meg kedvezménnyel.