A határozott lezárás azt az érzetet kelti bennünk, hogy teljesítettünk valamit, és eloszlat minden félreértést a döntésekkel és megállapodásokkal kapcsolatban.

Felkészíti a tagokat arra, hogy világos tájékoztatást tudjanak adni az egyes érdekelteknek, és arra motiválja őket, hogy megtegyék a csapatcélok eléréséhez szükséges támogató lépéseket.

Íme egy lista arról, milyen lépésekből áll a pozitív és hatásos lezárás.

1. Tekintsük át a fontosabb döntéseket és az érintett témákat!

Erre a feladatra felkérhetjük a jegyzőt is. Egy ilyen áttekintés két dologra jó: egyrészt biztosítja a világos kommunikációt azáltal, hogy a tagok újra hallják a döntéseket, így újabb lehetőségük van a félreértések tisztázásra. Másrészt ellenőrizhetjük, hogy a jegyző helyesen rögzítette-e a döntéseket és az egyéb feladatokat az emlékeztetőben.

2. Tekintsük át az új feladatokat, ideértve a tagok kötelezettségeit és a határidőket!

Ha kell, tekintsük át újra a többi, kiemelten fontos feladat státusát is! Ezzel emlékeztethetjük a csapattagokat a kötelezettségeikre. Ezt is rábízhatjuk a jegyzőre.

3. Ha kell, jelöljük ki a következő megbeszélés napját, időpontját és helyszínét!

És ha szükséges, tekintsük át azokat az alcsoportokat érintő megbeszéléseket is, amelyek az épp lezárandó és a következő értekezlet között esedékesek!

4. Értékeljük a megbeszélés hatékonyságát!

Kérdőívek segítségével értékelhetjük a megbeszélést.

5. Mondjunk köszönetet a tagoknak!

Fõleg azoknak, akik különösen sokat tettek az értekezlet sikeréért, például azzal, hogy elkészítettek egy dokumentumot, vagy prezentációt tartottak. Az elismerés nem kerül semmibe, osztogassuk bőkezűen!

A fenti cikk A tökéletes megbeszélés című könyv szerkesztett részlete.

Minden szervezet életében az egyik legmeghatározóbb élmény a megbeszélés. Sok múlik az előkészítésen, a levezetésen, a lezáráson és az utókövetésen. A tökéletes megbeszélés szerzői többéves tapasztalataik alapján a legjobb módszereket gyűjtötték össze. A könyvet itt rendelheti meg kedvezménnyel.