A koronavírus megjelenését követően számtalan cég állt át home office-ra, míg sok helyen a hibrid munkavégzés jelentette a megoldást. A digitális technológia segítségével napjainkban már csaknem az élet minden területén lehetségessé vált, hogy a kollégák, ügyfelek és partnerek szinte bármilyen helyzetben képesek legyenek egymással tartani a kapcsolatot és hatékonyan elvégezni a feladatokat kiemelt biztonság mellett. Ehhez ráadásul nincs szükség óriási befektetésekre, sőt, a hibrid munkavégzésnek köszönhetően sok cég komoly megtakarításokat tudott eszközölni, vagy optimalizálni tudta a működését. Nem véletlen, hogy a Microsoft nemrég elindította Hybrid is here to stay („a hibrid munkavégzés velünk marad”) című kampányát, amellyel arra szeretné felhívni a kis-, és középvállalkozások figyelmét, hogy a nagyvállalatok módszereit ellesve hogyan tehetnek szert előnyre a digitális technológiáknak köszönhetően.

Ebből az alkalomból leültünk beszélgetni Bodó Péterrel, a magyar központú, Európában több országban működő Qualysoft IT-igazgatójával. Az IT szolgáltató cég ugyanis élen jár a hibrid munkavégzés terén, mivel a vállalat már 2018-ban, évekkel a koronavírus megjelenése előtt bevezették ezt a megoldást. Ennek köszönhetően a cég óriási tapasztalatokat halmozott fel, amelyekre támaszkodva szinte teljesen zökkenőmentesen vették a pandémia kitörését.

HVG BrandLab: Míg sok cég csak a covid megjelenésével vágott bele a digitális transzformációba, a Qualysoftnál ez a folyamat már 2018-ben megkezdődött. Mi hívta életre akkor ezt a kezdeményezést?

Bodó Péter: Több tényezője volt annak, hogy belevágtunk ebbe a kalandba. A cég tevékenységéből fakadóan a kollegák nagyon sok időt töltöttek, töltenek az ügyfeleinknél, partereinknél, ezért az idő nagy részben nem általunk menedzselt hálózatokhoz voltak az eszközeik csatlakoztatva. Így a végponti eszközökről, laptopokról, telefonokról nem kaptunk információkat, a kollegák gépéire pedig nem jutottak el – vagy csak nagyon későn – a változások, ami üzem- és IT-biztonsági kockázatot jelentett. Ezért az IT esetenként nem tudott időben, gyorsan és hatékonyan reagálni egy adott biztonsági vagy más informatikai kihívásra. Emiatt szükségessé vált egy integrált és hatékony kommunikációs platform bevezetése is, ami mind a biztonság, mind a megfelelőség (compliance) terén előrelépést jelent, és ami magas szintű kollaborációs funkciókat biztosít.

A cégen belül, ezzel párhuzamosan, végbement egy, a vállalati kultúrát érintő változás is, amelyben a munkavállaó jólléte vált a fő értékké. Ez szintén rugalmas és hibrid munkavégzésre alkalmas munkakörnyezetet igényelt.

H.B.: Milyen kihívásokkal kellett szembenézni a folyamat kezdetén, közben és utána? Ezeket hogyan oldották meg?

B.P.: Amikor belevágtunk, még a szakembereink sem voltak felkészülve kelőképpen az új technológiák kezelésére, de a régi gondolkodásmódot is meg kellett változtatni, amit képzéssel és sok beszélgetéssel oldottunk meg. Ezekben hathatós segítséget nyújtottak a Microsoft Magyarország képviselői is. Ezzel párhuzamosan a tulajdonosi réteget is meg kellett győzni arról, hogy ez a befektetés megtérül minden szinten, és hogy a jövőre készülünk.

A folyamat során a legtöbb problémát egy pár, még használatban lévő régi központi rendszerünk jelentette, ami viszont így elindította és kikényszerítette a céges működés más területein is a változást. Itt a megoldás vagy a termék lecserélése volt, vagy egy modern és biztonságos környezetbe helyeztük át az adott régi rendszert.

H.B.: Hogyan fogadták a kollégák az új megoldásokat, folyamatokat? A kétkedőket hogyan lehetett meggyőzni arról, hogy ez jó és fontos változás?

B.P.: A kollégák kétkedéssel fogadták az elején a megváltozott munkakörnyezetet, de képzésekkel és a változás előnyeit képviselő, bemutató „nagyköveteink” segítségével sikerült megnyerni mindenkit, és a szervezet befogadta az új megoldásokat. Sok kolléga önként jelentkezett és kérte, hogy megkaphassa az új, sokkal rugalmasabb és produktívabb munkakörnyezetet. Voltak ugyan olyanok is, akik a végsőkig ellenálltak, de az „aki kimarad az lemarad” érzése őket is meggyőzte.

Az viszont minden kolléga esetében kijelenthető, hogy amikor megkapták az új eszközt, az új munkakörnyezetet, egytől-egyig elkezdték átérezni az új szolgáltatások előnyeit is, azok használatán keresztül pedig megtapasztalni, a munkájuk és az életük mennyivel egyszerűbbé vált. A képzés azóta is folyik, hisz az „örökzöld IT” beköszöntével folyamatosan kapjuk az új lehetőségeket, funkciókat, amelyek tovább növelik a hatékonyságot és munkavállalóink kényelmét. A kultúra és a technológia fejlődése azóta is kéz a kézben jár és erősíti egymást.

H.B.: A transzformáció hatására csökkentek az IT- és HR-költségek, erőforrásigények. Mit jelent ez a napi gyakorlat nyelvére lefordítva? Milyen más jellegű megtakarítást/optimalizálást tett lehetővé az átállás?

B.P.: Mi az új, hatékonyabb munkakörnyezet bevezetéséből fakadó szabaddá vált erőforrásokat fontosabb és az értékteremtésben kiemelkedő tevékenységek elvégzésére csoportosítottuk át cégen belül. A „work form anywhere” (dolgozz bárhonnan) koncepció elterjedésével jelentősen tudtuk csökkenteni az irodabérletre fordított összegeket. Ma már elvétve található fix hely az irodában. Ezt a fajta működést különböző irodai helyfoglaló alkalmazásokkal támogattuk meg, amelyekkel, rendszeres riportok segítségével, tovább tudtuk optimalizálni az irodáink kihasználtságát. Az automatizált HR-IT folyamatoknak – mint például az új kollegák „onboardingja” – köszönhetően pedig sokkal gyorsabbá és hatékonyabbá váltak a hasonló folyamatok. Ennek köszönhetően az újonnan érkező kollégák már az első napon egy hatékony és biztonságos munkakörnyezetet kapnak, amelynek az előkészítése nagy százalékban automatizálva van. A helpdeskünk terhelése is szignifikánsan csökkent, így a felszabadult időt a kollegák önképzésre tudták fordítani, ezzel is fokozva saját munkaerőpiaci értéküket.

A felhőtechnológiák bevetése pedig jelentősen csökkentette a CAPEX jellegű költségeket és nincs már többé szükség egyszeri nagy eszközbeszerzésekre sem, az IT-fejlesztési projektek kapcsán.

H.B.: A korai átállásnak köszönhetően mennyivel vette könnyebben a cég a koronavírus megjelenését?

B.P.: Sajnos a pandémia hazánkat sem kímélte, ezért egyik napról a másikra mi is „home officeba” kényszerültünk. Igaz, hogy az új, digitalizált munkakörnyezetünk nem egy ilyen kaliberű esemény bekövetkezésének kivédésére készült, hanem a hatékonyabb, biztonságosabb és élhetőbb munkavégzés támogatására; végül mégis így nyerte el a végső értelmét, mivel a pandémia nulladik napjától a kollégák ugyanolyan hatékonysággal tudtak tovább dolgozni otthonaikban, mint azelőtt. Sőt, ebben a periódusban a hatékonyság és a termelékenység növekedését is tapasztaltuk.

H.B.: A transzformációnak köszönhetően önök már eleve komoly tudással érkeztek a járványba, ez mennyiben segítette az ügyfelek meggyőzését?

B.P.: Sok esetben a meggyőzésre nem volt már szükség mert a cégek kényszerpályára kerültek: vagy előre menekülnek és váltanak, vagy komoly problémákkal kell majd szembenézniük. Így a tudásunkkal és tapasztalatainkkal felvértezve, illetve a Microsoft által biztosított, hat hónapra szóló ingyenes licenszek segítségével nagyon sok ügyfelünknél tudtuk hatékonyan támogatni a változásokat.

Az egyik ilyen ügyfelünk a Wasabi étterem volt, amely a pandémia által okozott megváltozott helyzetre technológiai „előre meneküléssel” válaszolt. Mi abban segítettük az ügyfelet, hogy a Microsoft 365 csomagjaiban megtalálható szolgáltatásokat minél hatékonyabb ki tudja használni, a régi, technológiailag elavult rendszereket pedig modern és biztonságos infrastruktúrára cseréltük le.

A Wasabi ezen megoldások segítségével tervezi és alkotja meg az új menüsorokat: a teljes folyamatot képesek így menedzselni, az ötleteléstől a marketingen át a beszerzésig. Továbbá a kollegák teljesítményértékelése és ezek „riportolása” is ezeken a platformokon valósult meg. Tervezzük a Wasabi számára egy ételfelismerő applikáció kifejlesztését is, amely mesterséges intelligencia segítségével könnyítené meg és tenné hatékonyabbá a konyhai munkát. Ennek köszönhetően a vendégek számára mindig elérhető lesz minden termék a megfelelő mennyiségben, a cég pedig ezáltal képes csökkenteni a napi veszteségeit is.

H.B.: Milyen technológiákat használnak most, és milyen technológiákban látják a jövőt?

B.P.: Jelenleg a Microsoft PaaS SaaS és IaaS jellegű felhőszolgáltatásait használjuk, emellett van még egy kisebb „földi” infrastruktúránk is, amely 100 százalékban integráltan működik a Microsoft felhőmegoldásainak keretein belül.

A Microsoft biztonsági megoldásai könnyen integrálhatóak más gyártók szolgáltatásaival, biztosítva az azonosítást, biztonságot és a már említett megfelelőséget.

Ami a jövőt illeti, a jövő már itt van. Az a célunk, hogy tovább csökkentsük a kiadásokat és a CAPEX költségeket. Ezért az irodai hálózatot bérleni szeretnénk, vagy mindenkinek egy korlátlan 5G- és internetcsomagot szeretnénk biztosítani, mivel ma már csak publikus internet-hozzáférésre van szükség a biztonságos munkavégzéshez. Ennek következtében fontos a mobilitás bővítése is, okoseszközök segítségével. A közeli jövőben a kollegák már csak egy eszközzel fognak rendelkezni, az pedig az okostelefonjuk vagy tabletjük lesz. Ezt az eszközt tudják majd csatlakoztatni az irodában vagy az otthonukban lévő perifériákhoz (monitor, billentyűzet, egér), illetve ezeken az eszközökön elérhető lesz böngészőből a Windows alapú Cloud PC, ami teljes Windows-élményt nyújt számukra. Így a hatékonyság tovább nő és az IT támogatásra fordított összegek is csökkennek. Emellett szeretnénk majd a saját adatközpontjainkat felszámolni, ezzel is tovább mérsékelve az üzemeltetési költségeinket.

Az oldalon elhelyezett tartalom a Microsoft Magyarország megbízásából a HVG BrandLab közreműködésével jött létre. A tartalom előállításában a hvg.hu és a HVG hetilap szerkesztősége nem vett részt.