Az Elmélyült munka a gyakorlatban című könyvem az immár tizenöt éve tökéletesítgetett hatékonyságnövelési módszerem gyakorlati útmutatója. Ez idő alatt a rendszer segítségemre volt abban, hogy a Massachusettsi Műszaki Egyetemen ledoktoráljak informatikából, majd elnyerjek egy határozatlan idejű professzori kinevezést a Georgetowni Egyetemen, miközben megírtam hét könyvet a nagyközönség számára, amelyek közül több is bestseller lett.

És ami a legfontosabb – a rendszerem egyik legegyedibb aspektusa, ami miatt kitűnik a sok másik rendszer közül –, mindezt úgy értem el, hogy csak ritkán dolgoztam 17:30 után. A szabad esték arra kellettek, hogy a három gyerekemmel perlekedjek. A produktivitási rendszerem tette mindezt lehetővé, és tervezőmmel mindenki másnak is lehetősége nyílik ezt saját szakmai életében megvalósítani.

Amint az könyvem részletes útmutatójából is kiderül, a rendszer lényegét egy egyszerű, de rendkívül hatásos stratégia, az úgynevezett időblokkolás adja. A legtöbben úgy állnak hozzá a munkanapjukhoz, hogy próbálnak minél több feladatot elvégezni a megbeszélések meg az e-mailek és üzenetek megválaszolása után szabadon maradt, szűkös időszakokban.

Ezzel szemben az időblokkolás módszere megköveteli tőlünk, hogy jó előre kitaláljuk és megtervezzük, hogyan akarjuk eltölteni a napunk minden egyes percét. Ahelyett, hogy igyekeznénk úgy általában véve „produktívak lenni”, az időnket blokkokra osztjuk, és ezekhez a blokkokhoz konkrét feladatokat rendelünk. Ezzel a drasztikus szemléletváltással – a feladatok helyett az időnket osztjuk be – jelentősen megnövelhető az elvégzett hasznos munka mennyisége. Ráadásul, mivel érezhetően mi kontrolláljuk a napi időbeosztásunkat, csökken és oldódik bennünk a feszültség.

Az időblokkolást nem én találtam fel. Sokan azóta hirdetik ennek a módszernek az előnyeit, hogy először elkezdték komolyan megvizsgálni, miként javíthatnának a személyes hatékonyságukon. Önéletrajzában Benjamin Franklin így ír erről:

„legyen meg minden tevékenységed ideje”.

Majd mutat is egy mintaütemtervet, amelyben az összes ébren töltött órát blokkokra osztotta, és minden blokkhoz más-más produktív tevékenységet rendelt.

Peter Drucker 1967-ben megjelent klasszikusában, A hatékony vezető – Az eredményes irányítás kézikönyve című könyvében – amely az egyik első, szakmai produktivitással foglalkozó mű volt – maga is azt emeli ki, hogy Franklin a feladatok menedzselése helyett az időgazdálkodásnak volt elkötelezett híve. „Megfigyelésem szerint a hatékony vezetők először nem a feladataikat mérik fel – írja –, hanem az idejüket.”

Egy népszerű karrierportálon nemrégiben megjelent cikk pedig arról számolt be, hogy Bill Gates és Elon Musk is az időblokkolás különböző változatait alkalmazzák, annak segítségével érik el „őrületes” teljesítményeiket. Más szóval, ezt a módszert a hatékonyságnövelés megszállottjai már hosszú évek óta nagy sikerrel alkalmazzák. Ezzel a tervezővel bárki a nyomdokaikba léphet, hiszen kezünkbe adja a saját hatékony időblokkolásos ütemtervünk megtervezéséhez és alkalmazásához szükséges eszközöket. De nem minden eszközt.

Mire jó, és mire nem?

HVG Könyvek

Az időblokkolás nem helyettesíti a naptárunkat. Nagy valószínűséggel már használunk egy másik eszközt a megbeszélések és időpontok nyomon követésére, például egy közös digitális naptárt, amilyet egyre több szervezet vezet be kötelező eszközként. Átmásoljuk ugyan az eseményeket onnan ide, de hosszú távon nem ez a tervező ad helyet ezeknek az információknak.

A tervező arra sem alkalmas, hogy itt rögzítsük az összes aktuális feladatunkat és kötelezettségünket. A modern tudásmunkásnak egyszerre akár több száz ilyen tétel is lehet a teendőlistáján; egyszerűen nem praktikus ezeket egy évente többször cserélendő könyvecskében vezetni. A tervező használatakor átemeljük ide az egyes kiválasztott feladatokat abból a rendszerből, amelyet egyébként használunk, bevezetjük a napi ütemtervbe, de ami a megbeszéléseket és időpontokat illeti, nem ez lesz az elsődleges eszközünk, amellyel nyilvántartjuk.

Az Elmélyült munka a gyakorlatban című könyv ennél szűkebb célra összpontosít: arra, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki abból az időből és mentális kapacitásból, amelyet az adott napon munkára fordíthatunk. Azt már tudjuk, mi mindent kell csinálnunk. Ez a tervező segít, hogy abból minél többet el is végezzünk, méghozzá tudatosabban, mint amennyire azt valaha lehetségesnek tartottuk.

A fenti írás Cal Newport Elmélyült munka a gyakorlatban című könyvének szerkesztett részlete. Newport letisztult napi ütemtervének köszönhetően egyszerre csak egy dologra koncentrálunk intenzíven, ellenállva a bejövő levelek, a közösségi média és a céltalan internetezés csábításának. A könyvet itt rendelheti meg kedvezménnyel.