Szerettük volna felhívni a még kézi számlatömböt használók figyelmét, hogy időt és pénzt takaríthatnak meg, ha áttérnek az elektronikus számlázásra – indokolta megkeresésünkre a levélíró könyvelő, miért ragadott klaviatúrát. Az apropót a július 1-jétől életbe lépő fontos új előírás adja, miszerint azokat a számlákat, amelyek adóalanyok közötti, belföldi áfás ügyletekről szólnak, valamint amelyekben az áthárított áfa eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot, tételesen és valós időben be kell majd jelenteni a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak (NAV) a számlázó programok és az adóhatóság rendszere közötti gép-gép kapcsolat segítségével, manuális beavatkozás nélkül. Aki ezt a kötelezettséget figyelmen kívül hagyja, vagy küld adatokat a NAV-nak, de nem megfelelő formában, azt a legfrissebb hírek szerint akár egymillió forintra is bírságolhatják, vagy felfüggeszthetik az áfa-levonási jogát. Márpedig e pénzbüntetés lehetősége már anyagilag fenyegetőbb veszély, mint az, ha egy könyvelő magasabb díjakkal szankcionálja a papírmunkához ragaszkodó vállalkozókat.

Érdekes módon a levélíró könyvelő ügyfelei pozitívan reagáltak a figyelemfelkeltésre, nem akadtak fenn a díjemelés kilátásba helyezésén. Mint egyikük hangsúlyozta: ha a manuális könyvelés tényleg pluszmunkát okoz, teljesen jogos a költséget továbbszámlázni, még ha az nem is direktben, hanem mondjuk, többlet munkaidőben jelenik meg. A piac kereslet-kínálat alapon működik, akinek ez nem tetszik, kereshet olyan könyvelőt, aki nem így dolgozik – tette hozzá.

Persze azért sem igazán berzenkedtek a könyvelő ügyfelei a levél ellen, mert döntő többségük, mintegy 80 százalékuk már áttért az elektronikus számlázásra, s a többiek is szinte kivétel nélkül erre készülnek. Csupán alig néhányan gondolkodnak vagy ágálnak az új előírásoknak való megfelelés ellen, ők szinte egytől egyig katás vállalkozások. „Nem megerőltetés azt a maximum havi 8-10 számlát kézzel kiállítani, ráadásul nekünk csak évente egyszer kell találkozni a könyvelőnkkel, van ennek így értelme?” – kérdezett vissza az egyik betéti társaság beltagja.

Pedig rengeteg előnye van az elektronikus számlázásnak a kézivel szemben – veti ellen egy másik vállalkozó, annak ellenére, hogy ő még nem váltott, s a könyvelője sem szólt neki. Először is időt lehet spórolni azzal, ha nem kézzel töltögetjük ki a számlákat – sorolja –, valamint azt fizikai kár is nehezebben tudja érni. Aztán automatizálni lehet folyamatokat, a kimutatásokat is könnyebb lekérésekkel megoldani, mint egyesével kézírásból digitalizálni, nem kell külön táblázatokat vezetni – folytatta az érvelést.

A könyvelő nem életmentő orvos, hogy azonnal rendelkezésre álljon, amikor az ügyfél úgy kívánja. Lehet beteg, lehet magánéleti programja és természetesen lehet szabadságon is – hangsúlyozza a Vállalkozás Okosan honlapot működtető Szilágyi Anita közgazdász, mérlegképes könyvelő. Hozzátéve: ő biztosan nem fogja vállalni annak a felelősségét, hogy ha egy kézzel kiállított számla nem lett időben beküldve a NAV részére, és ezért megbüntetik a vállalkozást. A vállalkozás létrehozása és működtetése felelősséggel jár, mindent nem lehet áthárítani a könyvelőre. Sajnos sokan úgy vágnak bele a vállalkozásba, hogy egyáltalán nem tájékozódnak arról, milyen feladatai, kötelezettségei vannak egy vállalkozónak. Szilágyi Anitáék ezért is hozták létre a vállalkozói képzésüket, hogy ezt az űrt pótolni tudják. A könyvelők is igyekeznek tájékoztatni az induló vállalkozókat, de mindent képtelenség elmondani. Ahhoz hogy autót vezessünk, szükséges egy jogosítvány, míg ahhoz, hogy vállalkozást alapítsunk és működtessünk, semmiféle képzettség, végzettség nem szükséges, pedig sokkal kockázatosabb is lehet adott esetben, nem beszélve arról, hogy ha ezt egyéni vállalkozóként végzi, a saját vagyonával felel egy rossz döntésért is akár – érzékeltette egy szemléletes példával a könyvelő.

Én nem írtam levelet egyik ügyelemnek sem, mert 90 százalékban már most is gépi számlázót használnak – mondta Ökrös Erika regisztrált mérlegképes könyvelő és adótanácsadó, közgazdász. Akik pedig nem, azoknak elmondta, hogy az új rendelkezések szerint 5 nap és egyes esetekben 24 óra áll majd rendelkezésükre az adatszolgáltatásra a kézi számlák esetén. Amire nagyon szívesen megtanítja őket, amikor elindul a NAV online bejelentő felülete, e célból, „b” verzióban pedig megmutatja pár perc alatt, hogyan lehet gyorsabban számlázni programmal, mint kézzel megírni a számlát. Külsős könyvelőként, havonta egyszer találkozva nincs rá kapacitása, hogy a kézzel írt számlák adatszolgáltatását határidőre, felelősséggel elvállalja. Időnként mi is megyünk szabadságra és nem dolgozunk sem hétvégente, sem 0-24 órában, hogy a még akár időben átküldött adatokat folyamatosan figyeljük és beküldjük róla az adatszolgáltatást – jegyezte meg találóan Ökrös Erika.

A vállalkozók többségének fogalma sincs, „könyvelési” szempontból mi folyik a nagyvilágban – jegyezte meg a SZIDIT Könyvelő iroda egyik tulajdonosa, Molnár Judit közgazdász, regisztrált mérlegképes könyvelő. Aki fairnek tartja kollégája figyelemfelkeltő tájékoztatását, tekintettel arra, hogy a megnövekedett munkát nem érdemes ugyanannyi pénzért elvégezni, mint az addigi könyvelési díj, így látszik, hogy miért kell többet fizetni, mint eddig. Molnár Judit ugyan nem írt levelet ügyfeleinek, de a szerződésében is benne van, hogy a megnövekedett munka díjemelést von maga után. Ennek ellenére még az is előfordulhat, hogy ő is küld egy ilyen levelet az ügyfeleinek. Akik között van olyan, aki szereti, ha mindent külön fizet és átlátja a mikéntjét, de van olyan, aki nem szeret erre időt szánni. Ezért náluk lehet fizetni tételesen, illetve csomagban, sávosan is, kinek, mire van igénye és kinél, mit látnak jónak.

Annak, aki megfelelő számlázó programot használ, július 1. után nem lesz gondja, a program automatikusan elküldi a NAV-nak azt a számlát, amelyben az áfa meghaladja a 100 ezer forintot. Erről az adóhatóság küld egy visszaigazolást számlánként, amit a vállalkozónak meg kell őriznie, az értesítőt hozzá kell rendelni az adott számlához. Igaz, a könyvelők még nem tudják, hogyan fog ez működni a gyakorlatban. Ha valaki kiállít havonta 100 darab számlát, amelyet jelenteni kell, akkor 100 darab visszaigazolást fog küldeni a NAV. De kinek: a számlázó programnak, vagy az ügyfélnek, esetleg a könyvelőnek? És a visszaküldött értesítésben lévő azonosító alapján vajon össze tudják majd párosítani a könyvelők, hogy melyik értesítés melyik számlához érkezett? Kinek kell ezeket az adatokat tárolni: a számlázó programnak, vagy a vállalkozónak? Hová fog érkezni az értesítés: a vállalkozó tárhelyére? Annak limitált a mérete, akkor mindig meg kell nézni, hogy van-e elég hely? – érzékeltetette Szilágyi Anita, hogy még számtalan kérdés vár tisztázásra.

Az viszont legyen a vállalkozó döntése, hogy ingyenes számlázó programot használ, vagy jelenti a kézi számláit, esetleg megbíz ezzel egy céget, illetve adott esetben – magasabb díjért – ezt a könyvelő is bevállalja. Mindenesetre Szilágyi Anita nem fogja ennek a felelősségét felvállalni, mert hiba lenne azt állítani, hogy biztos benne, hogy akármi is történik, 24 órán belül el tudja küldeni a számlát az adóhatósághoz. Nyilván lesznek olyan cégek, akik ezt garantálják. Ma már az okostelefonok világában bárki le tudja fotózni a számlát és elküldi akár a könyvelőnek, akár az említett cégnek, hogy akkor ezt jelenteni kell 24 órán belül. Ennek azonban díja lesz, hiszen az azonnali rendelkezésre állást meg kell fizetni, mindenkinek az ideje a legdrágább.