„Ami fontos, az a legritkább esetben sürgős, és ami sürgős, az a legritkább esetben fontos”

– a gondolat Dwight D. Eisenhowertől, az Egyesült Államok 34. elnökétől származik, aki ebből kiindulva egyszerű döntéshozatali mátrixot alakított ki arra, hogy megkülönböztesse a fontos teendőket a nem fontosaktól.

Céges feladatainkat e szempontból négy csoportra oszthatjuk, vannak:

- a fontosak és sürgősek,

- a fontosak, de nem sürgősek,

- a nem fontosak, de sürgősek,

- a nem fontosak és nem sürgősek.

Ha ez alapján nézünk meg egy átlagos munkanapot, jellemzően azt látjuk, hogy csapatunk a legtöbb energiát a sürgős tennivalókra fordítja. Önmagában az még nem probléma, ha a sürgős és fontos dolgokra fókuszálunk, a feladatok sürgető jellege a legtöbb esetben elfedi azonban, hogy az adott teendő valójában mennyire fontos.

Amikor a teendő sürgőssé válik, reaktív módba kapcsolja az elménket, védekezővé válunk, kapkodni kezdünk, és a figyelmünk csökken. Cikkünkben segítünk beazonosítani, melyek az igazán fontos feladatok, és hogyan használhatjuk fel a leghatékonyabban erőforrásainkat.

Fontos és sürgős feladatok

Ha az ok, amiért egy feladat sürgőssé vált, előre látható volt, akkor igyekeznünk kell, hogy legközelebb ez ne történhessen meg, az előre nem látható esetekben pedig mindig tervezzünk be erőforrást (időt, munkaerőt) az ilyen helyzet megoldására.

Ezeket a feladatokat mindig azonnal el kell végeznünk, és a gyors eredményért a feladat felelősének érdemes ezt személyesen megtennie. Ha mással próbálnánk meg elvégeztetni ezt a feladatot, nemcsak időt veszítenénk – hiszen maga a delegálás is időbe telik, és nem biztos, hogy a másik fél azonnal neki tud látni a feladatnak –, hanem az eredmény sem biztos, hogy ugyanolyan minőségű lenne.

Tipp | Törekedjünk arra, hogy a fontos feladatok ne válhassanak sürgőssé. Ha ez mégis megtörténik, a fontos és sürgős feladatokat lehetőleg azonnal és személyesen végezzük el.

Jellemző példák | Még ki nem fizetett szolgáltatás teljesítésével kapcsolatos panaszok kezelése; ki nem fizetett termékek szállításával kapcsolatos panaszok kezelése; ki nem fizetett szolgáltatások határidőcsúszásainak kezelése.

Fontos, de nem sürgős feladatok

A fontos, de nem sürgős teendők az eredményesség szempontjából kiemelt jelentőségűek, de nem jellemző rájuk a kapkodás és a csökkent figyelem. Az ilyen feladatok megoldásakor elménk reszponzív módba kapcsol, higgadtak maradunk, racionálisak és nyitottak az új megoldásokra. Ezeknek a problémáknak a megoldásából épülhet leginkább a vállalkozásunk, e teendők következetes elvégzése hozza a legnagyobb üzleti hasznot.

Ezért kiemelten fontos, hogy a munka megszervezésekor csapatunk energiájának minél nagyobb részét tudjuk erre összpontosítani. Ehhez természetesen elengedhetetlen, hogy képesek legyünk pontosan meghatározni, mitől számít fontosnak egy feladat, illetve előrelátó tervezéssel és különböző technikákkal ne engedjük, hogy ezek a feladatok sürgetővé váljanak.

Tipp | Minél nagyobb arányban foglalkozunk a fontos, de nem sürgős feladatok elvégzésével, annál hatékonyabbá, produktívabbá válik a működésünk.

Jellemző példák | Új érdeklődők szerzése; árajánlatok készítése; szolgáltatások teljesítése; termékek szállítása; számlázás; kintlévőségek behajtása.

Szeretne úrrá lenni az életén? Kövesse ezeket a tanácsokat!

A modern kor embere egyik feladattól a másikig hánykolódik. David Allen gondolat- és feladatrendszerező módszere, a GTD arra taníthat meg minket, hogyan kerülhetünk ki győztesen a teendőinkkel és időnkkel vívott harcból.

Nem fontos, de sürgős feladatok

A harmadik csoportba tartozó teendők azonnali figyelmet követelnek meg, de közvetlenül nem járulnak hozzá üzleti céljaink eléréséhez. E problémákat általában mások teszik a vállunkra, elsődlegesen azzal a motivációval, hogy az ő céljaikat valósítsuk meg, az ő prioritásaik alapján. E feladatok általában e-mailek, sms-ek, telefonhívások formájában jelentkeznek, de ilyen például az teljesen értelmetlen telefonhívás is, hogy elküldtek nekünk egy e-mailt.

Mivel ezek a feladatok a mi vállalkozásunk szempontjából nem fontosak, felesleges energiapocsékolás lenne értékes munkaerőt vagy más erőforrást áldozni rájuk. Miért zavarnák az ügyfelek a szakembereinket munka közben felesleges telefonokkal? A hívásokat irányítsuk inkább ügyfélkapcsolatos kollégához vagy valamelyik asszisztenshez, aki szűrés után csak a valóban fontosakat továbbítja.

Tipp | A legjobb, amit tehetünk a nem fontos, de sürgős teendőkkel, ha delegáljuk őket házon belül, vagy kiszervezzük a komplett tevékenységet.

Jellemző példák | Általános ügyfélkapcsolati telefonok, e-mail-fiókok kezelése; beszállítói megkeresések és ajánlatok kezelése; gépjárműflotta kezelése; iroda- és tisztítószerek beszerzése.

Nem fontos és nem sürgős feladatok

Ezek a feladatok kifejezetten zavarók, üzleti hozadékuk nulla, miközben értékes energiát, időt, figyelmet vagy más erőforrást visznek el. Tipikusan ilyen lehet, ha magánjellegű teendőket munkaidőben végzünk el, nem pedig a szabadidőnkben.

A nem fontos és nem sürgető tevékenységeket egyszerűen töröljük ki a vállalkozásunk életéből, mivel teljesen feleslegesen égetik csapatunk energiáit.

Tipp | Ez persze nem azt jelenti, hogy le kellene tiltanunk a Facebookot a kollégák gépén, de tegyük a vállalati kultúra részévé, hogy mindenki a saját pihenőidejében, a munkája szünetében intézze a magánügyeit.

Jellemző példák | Munkaidőben Facebook-nézegetés, személyes bevásárlás elintézése, családi nyaralás szervezése.

Szilvágyi-Szeli Péter cikke eredetileg a HVG Extra Business 2016/3-as számában jelent meg. Hasonló írásokkal a magazin friss számában is találkozhat, amelyben értékteremtő vállalkozások történeteit ismerheti meg. Keresse az újságárusoknál, vagy rendelje meg.

Ha érdeklik a gazdasági, üzleti témák, lájkolja a HVG Extra Business Facebook-oldalát!